12 domande più chieste sulle leggi australiane sul monitoraggio dei dipendenti

Mentre il concetto di forza lavoro digitale continua a evolversi, non c'è più dubbio sulla necessità di incorporare software per il monitoraggio dei dipendenti nel posto di lavoro. È nell'interesse migliore dell'azienda tenere d'occhio da vicino le attività sul posto di lavoro. Detto questo, alcune giurisdizioni in Australia hanno emanato leggi che regolano come e in che misura i datori di lavoro possono monitorare i loro dipendenti. Ad esempio, il New South Wales (NSW), il Territorio della Capitale Australiana (ACT) e il Victoria hanno leggi che guidano come i datori di lavoro possono monitorare efficacemente i loro dipendenti e rimanere dalla parte giusta della legge. Ora, ottieni le risposte alle domande più frequenti sulle leggi australiane sul monitoraggio dei dipendenti. E alcune informazioni bonus!

1. Il monitoraggio dei dipendenti è legale in Australia?

Sì. In base all'australiana Workplace Surveillance Act, un datore di lavoro può monitorare i dipendenti sul posto di lavoro se è in vigore un avviso formale e una politica di monitoraggio. Sotto questa condizione, il monitoraggio viene condotto secondo l'avviso dato. Ci sono anche eccezioni in cui i dipendenti possono essere monitorati senza essere informati. Per farlo, i datori di lavoro devono ottenere un "autorità per sorveglianza covert," che è stata esplicitamente emessa dal tribunale del Magistrato.

2. È legale monitorare i computer dell'azienda?

Sì. Per la maggior parte, in base alle leggi australiane sul monitoraggio dei dipendenti, i datori di lavoro hanno il diritto di installare qualsiasi software di monitoraggio su un computer che hanno fornito per il lavoro. Quello che i datori di lavoro non sono autorizzati a fare è installare software di monitoraggio senza informare i loro dipendenti. Quello che deve essere monitorato deve essere redatto e spiegato a ciascun dipendente in modo che capiscano. Questo deve essere fatto non meno di 14 giorni prima che qualsiasi software di monitoraggio venga installato o attivato.

3. È legale monitorare i contenuti dello schermo e i colpi di tastiera?

Sì. I datori di lavoro hanno il diritto di monitorare attività dello schermo e colpi di tastiera sui computer di proprietà dell'azienda, ma a condizione che i dipendenti ricevano una notifica prima del monitoraggio e lo scopo del monitoraggio.

4. È legale monitorare le attività internet e social media dei dipendenti?

Sì. Questo è legale in Australia. Tuttavia, le leggi australiane sul monitoraggio dei dipendenti richiedono politiche chiare su l'uso di Internet sul posto di lavoro per garantire che i dipendenti capiscano le aspettative e le responsabilità dell'uso di Internet. I datori di lavoro sono anche obbligati a discutere la politica con i dipendenti durante lo sviluppo della politica. Questo aiuterà ad aumentare la consapevolezza dei dipendenti.

5. È legale monitorare il contenuto delle email?

Sì. In generale, in Australia, un datore di lavoro è autorizzato a monitorare gli account email di lavoro dei suoi dipendenti. Questo è secondo le loro politiche o procedure. Inoltre, ci sono ragioni legate al lavoro dietro il monitoraggio. I datori di lavoro devono impostare politiche chiare sul posto di lavoro che possono aiutare a garantire che i dipendenti capiscano le aspettative e le responsabilità che si applicano alla ricezione e invio di email su dispositivi aziendali.

6. È legale monitorare o registrare le conversazioni telefoniche?

Sì. Finché la conversazione non è considerata privata e legata al lavoro, le parti interessate ne sono consapevoli e viene dato il consenso. Ci sono, naturalmente, divieti specifici al monitoraggio e alla registrazione di conversazioni telefoniche. Le leggi generali sulla privacy e sorveglianza proibiscono l'ascolto (in Victoria e nel Territorio del Nord) o la registrazione di una conversazione privata senza il permesso o il consenso delle parti. C'è anche una legislazione federale che regola il monitoraggio delle comunicazioni telefoniche sul posto di lavoro, inclusi i telefoni cellulari. La Telecommunications (Interception and Access) Act 1979 proibisce l'ascolto o la registrazione di comunicazioni che passano su un sistema di telecomunicazioni senza il consenso o la conoscenza delle parti della comunicazione.

È legale utilizzare la videosorveglianza sul posto di lavoro?

Sì. In base alle leggi australiane sul monitoraggio dei dipendenti, un datore di lavoro può monitorare i dipendenti con sistemi di videosorveglianza sul posto di lavoro per scopi legittimi di business. Tuttavia, ci sono limitazioni ragionevoli date dalla legge. Il Surveillance Devices Act limita il diritto del datore di lavoro di utilizzare sistemi di videosorveglianza in aree considerate private, come bagni, lavandini, spogliatoi e sale per l'allattamento. I datori di lavoro dovrebbero prestare attenzione alle diverse leggi tra gli stati e i territori in questa area e qualsiasi altra regola e regolamentazione sui sistemi di sorveglianza e monitoraggio sul posto di lavoro. I datori di lavoro dovrebbero anche essere trasparenti sul tipo di monitoraggio. Oltre ai sistemi di videosorveglianza, ci sono varie opzioni friendly per i dipendenti da considerare se l'obiettivo principale è monitorare la produttività complessiva e garantire che le risorse aziendali siano utilizzate correttamente. Software per il monitoraggio della produttività dei dipendenti è un ottimo modo per bilanciare i benefici del monitoraggio con i rischi di invadere la privacy dei dipendenti.

8. È legale monitorare messaggi privati e contenuto delle email?

Sì. Secondo il Citizens Advice Bureau, i datori di lavoro hanno il diritto di tenere d'occhio da vicino le attività svolte su dispositivi di lavoro. Questo include email private quando necessario. Questo è giustificabile per controlli di produttività e rilevamento di minacce. In generale, se il datore di lavoro possiede il dispositivo e la rete, il datore di lavoro può accedere alle caselle di posta dei lavoratori. A condizione che il posto di lavoro abbia una politica chiara in vigore che spiega l'uso appropriato dell'attrezzatura di lavoro e i dipendenti sono consapevoli della politica. Se le email dei dipendenti devono essere monitorate, il datore di lavoro deve informarli in anticipo. Questo dovrebbe accadere solo in conformità con la politica aziendale.

9. È legale monitorare i dispositivi personali dei dipendenti?

Sì. Finché i datori di lavoro creano e comunicano solide politiche BYOD (Bring Your Own Device) che chiariscono le ragioni legate al lavoro per monitorare i dipendenti sui loro dispositivi personali e riconoscono che la politica è stata capita, la legge permette il monitoraggio.

10. È legale monitorare i computer personali dei dipendenti?

Sì. Sotto condizioni specifiche (dove sono in vigore politiche BYOD), e i dipendenti sono consapevoli e acconsentono al monitoraggio, un datore di lavoro può raccogliere dati su un computer appartenente a un dipendente all'interno dei locali aziendali.

11. È obbligatorio informare i dipendenti del monitoraggio?

Sì. In base alle leggi australiane sul monitoraggio dei dipendenti, è richiesto comunicare con i dipendenti su che tipo di monitoraggio sarà usato, quando il monitoraggio inizierà, la natura del monitoraggio, e se il monitoraggio sarà per un periodo specifico o continuo. Inoltre, il Workplace Surveillance Act (2005) stabilisce che un datore di lavoro NON può monitorare i dipendenti senza preavviso scritto. L'avviso scritto deve essere fornito almeno 14 giorni prima che il monitoraggio inizi.

12. Politica di monitoraggio dei dipendenti - obbligatoria o no?

Sì. In Australia, i datori di lavoro devono impostare politiche riguardanti l'uso del software di monitoraggio, per conformarsi alla legislazione. I datori di lavoro devono discutere le politiche con i dipendenti quando le creano e rivederle regolarmente per aumentare la consapevolezza dei dipendenti sul monitoraggio. È consigliabile che tutte le politiche sul posto di lavoro riguardanti il monitoraggio dei dipendenti debbano:

• Spiegare chiaramente come i dispositivi dovrebbero essere usati appropriatamente al lavoro.
• Delineare quale uso personale della proprietà aziendale è proibito.
• Riferirsi a qualsiasi legislazione applicabile riguardante l'uso e l'accesso.
• Delineare quali informazioni sui dipendenti sono prese e chi ha accesso ai dati.
• Spiegare chiaramente come l'azienda intende monitorare i dipendenti e lo scopo dietro il monitoraggio.
• Delineare potenziali conseguenze per l'uso improprio dell'azienda.

Inoltre, le politiche dovrebbero essere riviste regolarmente e riviste ogni volta che vengono apportate modifiche significative». ('Email and Internet Monitoring/Video and Physical Surveillance' by Morrison & Foerster LLP, 'GLOBAL EMPLOYEE PRIVACY AND DATA SECURITY LAW').

I nostri esperti di monitoraggio hanno sviluppato politiche pronte all'uso, campioni di annunci e manuali di monitoraggio dei dipendenti per uso diretto o come campione per creare future politiche di monitoraggio dei dipendenti. Richiedi una copia ora. È gratis!

Alcune leggi australiane sul monitoraggio dei dipendenti proteggono la privacy sul posto di lavoro dei dipendenti?

Sì. Un datore di lavoro deve seguire qualsiasi legge australiana, statale o territoriale rilevante quando monitora i dipendenti. Sebbene il Federal Privacy Act del 1988 non copra specificamente il monitoraggio sul posto di lavoro. Questa legge è progettata per promuovere la protezione degli individui in Australia imponendo obblighi su coloro che raccolgono e gestiscono informazioni personali per gestirle in modo responsabile e mantenerle sicure.

C'è consiglio di avvocati professionisti sul monitoraggio?

Sì. Gli avvocati consigliano ai datori di lavoro di prestare attenzione alle diverse leggi relative a questo campo tra gli stati e qualsiasi altra restrizione sull'uso del software di monitoraggio sul posto di lavoro.

• I datori di lavoro devono garantire che il processo di monitoraggio dei dipendenti sia il più trasparente possibile stabilendo politiche di monitoraggio che aiuteranno i dipendenti a capire i loro diritti e obblighi riguardanti il monitoraggio.
• I datori di lavoro devono fornire avviso scritto ai loro dipendenti. L'avviso dovrebbe specificare che tipo di monitoraggio è introdotto, e per cosa sarà usato il software di monitoraggio.
• Se luoghi specifici sono registrati da video, dovrebbe esserci un avviso che informa i dipendenti che stanno essendo registrati.
• I datori di lavoro non possono ascoltare di nascosto o registrare conversazioni private senza cercare consiglio legale specifico per la loro giurisdizione e circostanze circostanti il monitoraggio.

Qual è la linea di fondo?

In Australia, il Privacy Act non copre esattamente l'argomento del monitoraggio sul posto di lavoro. Tuttavia, le leggi più generali nel New South Wales (NSW) e nel Territorio della Capitale Australiana (ACT) mirano a bilanciare la necessità di sicurezza e sicurezza sul posto di lavoro con il diritto alla privacy di un dipendente. Secondo l'Ufficio del Commissario delle Informazioni Australiano (NSW), il monitoraggio dei dipendenti è solitamente permesso, poiché questo garantisce che i dipendenti svolgano i loro doveri e usino l'attrezzatura di lavoro in modo appropriato. Se i datori di lavoro intendono monitorare l'uso di email, Internet e altri dispositivi computerizzati dei dipendenti, è richiesto il consenso.

Bonus!

Leggi sul monitoraggio dei dipendenti nel New South Wales (semplificate)

Nel New South Wales, il Workplace Surveillance Act 2005 (NSW) e il Surveillance Devices Act 2007 (NSW) forniscono regolamentazioni legali per i datori di lavoro per monitorare e registrare i loro dipendenti. Bilanciato contro questo ci sono i diritti dei dipendenti di essere informati quando il monitoraggio inizierà, e la durata prima del monitoraggio. I datori di lavoro possono monitorare i dipendenti solo con "autorità per sorveglianza covert" dal tribunale.

Postazioni di lavoro/dispositivi aziendali

I datori di lavoro dovrebbero fornire avviso scritto ai dipendenti almeno 14 giorni prima che il monitoraggio inizi. L'avviso scritto deve essere in una forma particolare e fornire ampie informazioni sul tipo e la durata del monitoraggio.

Sistema di monitoraggio video

Disposizioni simili di avviso scritto si applicano per la sorveglianza con telecamere, e le telecamere devono essere posizionate in aree chiaramente visibili all'interno del posto di lavoro. Si applicano restrizioni sulla privacy. Un datore di lavoro non deve effettuare alcuna sorveglianza dei dipendenti in qualsiasi spogliatoio, bagno o doccia, o altre strutture per il bagno sul posto di lavoro.

Monitoraggio o registrazione telefonica

Riguardo ai dispositivi di ascolto, questa area può essere challenging da implementare entro i limiti della legge, data la rigorosa proibizione sulla registrazione di conversazioni private, sebbene si applichino eccezioni entro alcune industrie. Tutti i datori di lavoro che considerano l'uso della sorveglianza sul posto di lavoro dovrebbero cercare consiglio legale prima di farlo.

Leggi sul monitoraggio dei dipendenti in Victoria (semplificate)

Un datore di lavoro in Victoria può monitorare legalmente i dipendenti per ragioni legate al lavoro. Detto questo, dovrebbero essere intraprese certe azioni per garantire che i dipendenti siano informati, e la privacy sia rispettata. La legislazione che governa il monitoraggio sul posto di lavoro in Victoria è il Surveillance Devices Act 1999 (Act).

Postazioni di lavoro/dispositivi aziendali

In Victoria, i datori di lavoro devono fornire ai dipendenti informazioni sul tipo e la durata del monitoraggio. Creando politiche dettagliate sul posto di lavoro, i dipendenti possono capire cosa comporta il monitoraggio.

Sistema di monitoraggio video

Un datore di lavoro deve ottenere il consenso dai suoi dipendenti. Tale permesso può essere ottenuto attraverso una politica chiara nel contratto di lavoro, autorizzando il monitoraggio, o possibilmente posizionando cartelli che avvertono le persone dell'esistenza delle telecamere. Il Surveillance Devices Act 1999 (Vic) proibisce anche l'uso di sistemi di monitoraggio video in bagni, lavandini, spogliatoi e sale per l'allattamento.

Monitoraggio o registrazione telefonica

L'intercettazione telefonica in Victoria è anche coperta dal Federal Telecommunications (Interception) Act 1979. La legge proibisce l'ascolto o la registrazione di conversazioni telefoniche private senza il consenso delle parti, sebbene possano applicarsi eccezioni entro certe industrie. Tutti i datori di lavoro che considerano questo tipo di monitoraggio dovrebbero cercare consiglio legale prima di farlo. Disclaimer Le informazioni fornite in questo articolo sono solo per comprensione generale e non da usare come consiglio legale. Per ricevere consiglio legale professionale sulle leggi australiane sul monitoraggio dei dipendenti, consulta il tuo avvocato.