I software peggiori e migliori per il tracciamento dei computer nel tuo ufficio

Stai affrontando sfide con i tuoi dipendenti e stai considerando di provare strumenti e programmi di monitoraggio dipendenti che tracciano l'attività del computer come soluzione? Forse stai lottando per mantenere la disciplina nella tua squadra, o trovi difficile tracciare il lavoro dei tuoi dipendenti remoti. Forse sei preoccupato per quanto tempo la tua squadra passa online durante l'orario di lavoro. O forse hai già provato software per il tracciamento del tempo e hai affrontato problemi come dipendenti infelici, preoccupazioni sulla privacy e sensazione di essere sopraffatto dal monitoraggio e dalla revisione degli screenshot dopo che il software ha tracciato l'attività del computer. In questo articolo, daremo un'occhiata più da vicino al software di monitoraggio computer dei dipendenti: cosa comporta, quali caratteristiche raccomandate offrono varie soluzioni software, valutando i potenziali benefici e le insidie associate alla loro implementazione e, soprattutto, come può aiutarti a raggiungere i tuoi obiettivi. Che tu sia nuovo a questo o lo faccia da un po', il nostro obiettivo è darti consigli pratici per far funzionare il monitoraggio dipendenti per te.

Siamo WorkTime, un'azienda software con oltre 20 anni di esperienza nel settore, specializzata in monitoraggio dipendenti non invasivo e tracciamento produttività.

Le caratteristiche peggiori del software di tracciamento tempo

Mentre tutti i software di monitoraggio svolgono la funzione primaria di sorveglianza dei dipendenti, non ogni soluzione è creata con uguale considerazione per il benessere dei dipendenti. Alcune caratteristiche possono avere svantaggi inaspettati. Dalle preoccupazioni sulla privacy alle inefficienze nell'analisi dei dati, comprendere questi svantaggi ti aiuterà a creare un ambiente di lavoro positivo e produttivo mantenendo la fiducia e la privacy dei dipendenti.

Screenshot, monitoraggio video/audio

Il software che cattura screenshot, video e audio varia in funzionalità, con alcune piattaforme che scattano screenshot casuali o attivano catture quando vengono acceduti programmi specifici. Tuttavia, implementare pratiche di monitoraggio intrusive può portare a gravi conseguenze. È potenzialmente illegale e danneggerà la fiducia tra te come datore di lavoro e la tua squadra, portando a stress e insoddisfazione aumentati. Inoltre, c'è un rischio significativo di violazioni dei dati, poiché gli screenshot possono catturare informazioni sensibili. Anche se i dipendenti performano bene sotto sorveglianza, la mancanza dimostrata di fiducia può ostacolare la produttività e la motivazione, portando potenzialmente i dipendenti a cercare un altro posto di lavoro. Pertanto, dovresti dare priorità a fiducia, privacy e rispetto reciproco sul posto di lavoro per mantenere un ambiente positivo e produttivo.

Anche se i dipendenti performano bene sotto sorveglianza, la mancanza dimostrata di fiducia può ostacolare la produttività e la motivazione, portando potenzialmente i dipendenti a cercare un altro posto di lavoro.

Monitoraggio keystroke

Certo software offre anche monitoraggio keystroke, una caratteristica che registra ogni keystroke inserito su un computer e salva i dati in un file di testo per la revisione successiva. Alcuni strumenti catturano persino informazioni dalla clipboard copia-taglia-incolla. Il logging keystroke a volte coinvolge il tracciamento e la registrazione di keystroke senza il consenso o la consapevolezza dell'utente. Questo approccio condivide somiglianze con screenshot e tracciamento video in termini di preoccupazioni sulla privacy, danneggiando ultimamente la fiducia. Mentre alcuni sostengono che il monitoraggio keystroke potrebbe aiutare a identificare istanze di furto dati, la realtà è che setacciare vaste quantità di keystroke registrate è inefficiente e time-consuming. Di conseguenza, questa pratica è più probabile che causi danno che fornisca qualsiasi beneficio significativo.

Mentre alcuni sostengono che il monitoraggio keystroke potrebbe aiutare a identificare istanze di furto dati, la realtà è che setacciare vaste quantità di keystroke registrate è inefficiente e time-consuming.

Installazione nascosta

Installare software senza la conoscenza del dipendente può sembrare appealing. Potrebbe fornire l'opportunità di cogliere i dipendenti alla sprovvista se si impegnano in attività non legate al lavoro durante l'orario di lavoro. Tuttavia, ci sono significativi svantaggi a questo approccio. In primo luogo, è illegale in molti paesi. In secondo luogo, anche se scopri problemi, potresti affrontare sfide nell'affrontarli o terminare il dipendente senza rivelare le tue tattiche di monitoraggio. Questo potrebbe portare a domande e potenziali problemi legali per te come datore di lavoro.

Dati di monitoraggio nascosti

Quell'approccio sembra controproducente. Se i dipendenti sono consapevoli del monitoraggio e dei suoi risultati, hanno l'opportunità di migliorare le loro performance. Altrimenti, qual è il punto? Questa caratteristica è simile alla precedente, ma coinvolge il trattenere i risultati e i dati dal monitorare i dipendenti. Tutti i report e le informazioni sono disponibili solo a te come datore di lavoro. Mentre non ci sono chiare conseguenze negative di questa azione, non ci sono tampoco benefici chiari. Se i dipendenti possono accedere ai dati di monitoraggio, hanno la possibilità di identificare e affrontare qualsiasi problema indipendentemente, migliorare l'autodisciplina e risolvere il problema da soli. Questo riduce la necessità di micromanagement da parte tua come datore di lavoro. Limitando l'accesso ai dati, ti privi di questi potenziali benefici.

Se i dipendenti possono accedere ai dati di monitoraggio, hanno la possibilità di identificare e affrontare qualsiasi problema indipendentemente, migliorare l'autodisciplina e risolvere il problema da soli.

Software non conforme alla legge

Quando si tratta di salvare e memorizzare dati di monitoraggio sui tuoi dipendenti, ci sono due approcci generali: basato su cloud e on-premises. Il primo coinvolge i dati che lasciano le sedi della tua azienda, mentre il secondo assicura che i dati possano essere accessibili solo da te. Se il software che scegli è conforme alle normative sulla privacy dei dati nel tuo paese, entrambe le opzioni sono sicure. Tuttavia, se non lo sono, i problemi sorgono immediatamente. Screenshot e registrazioni video potrebbero potenzialmente trapelare, risultando nell'esposizione di informazioni sensibili sulla tua azienda e dipendenti e potenzialmente gravi conseguenze.

Sistema di report caotico

Scegli software che organizza i dati in report chiari e strutturati. In questo modo, puoi tracciare efficientemente tempo attivo, presenze e flusso di lavoro senza perderti in pile di informazioni. Senza reporting organizzato, passerai troppo tempo a setacciare manualmente i dati e analizzarli da solo. Questo può portare a micromanagement e distrarti dai tuoi compiti principali. Usando software con reporting strutturato, puoi razionalizzare il processo di monitoraggio e concentrarti meglio sui tuoi compiti.

Usando software con reporting strutturato, puoi razionalizzare il processo di monitoraggio e concentrarti meglio sui tuoi compiti.

Nessuna analisi dati di monitoraggio

Espandendo il punto precedente, concentrarsi solo sul tempo attivo e idle di un dipendente e assumere che correli direttamente con la produttività non ti fornirà insights accurati. La produttività è un concetto multifaccettato che richiede un'analisi più profonda oltre il mero tempo attivo, tempo di login o uso internet. Opta per software che non solo monitora ma anche analizza i dati di attività dei dipendenti. Affidarsi solo al monitoraggio può soffocare la creatività dei dipendenti e ostacolare la qualità del loro lavoro. Invece, considera soluzioni che offrono analisi complete per ottenere una comprensione più sfumata della produttività e del lavoro dei dipendenti.

Le caratteristiche migliori del software di tracciamento tempo

Nel panorama lavorativo in rapida evoluzione di oggi, l'adozione del software di monitoraggio dipendenti richiede maggiore attenzione al benessere dei dipendenti. Alcune caratteristiche possono fornire vantaggi significativi del software non invasivo che non sono immediatamente apparenti. Dal tracciamento completo della produttività a interfacce utente semplificate e conformità alle normative legali, queste caratteristiche contribuiscono a un ambiente di lavoro positivo e ti aiutano a raggiungere i tuoi obiettivi lavorativi.

Monitoraggio produttività

Per capire come lavorano i tuoi dipendenti, scegli software come WorkTime che analizza efficacemente i dati di monitoraggio. Ad esempio, combinali in un report di produttività generale. WorkTime fornisce un report di produttività completo che categorizza tutto il tempo attivo come produttivo o improduttivo, basato sulle app e siti web utilizzati. Ancora meglio è la flessibilità di personalizzare queste categorie per adattarle alle tue preferenze, regolandole per diversi dipartimenti. Questa personalizzazione assicura che la tua analisi della produttività rifletta accuratamente il pattern di lavoro della tua squadra.

Per capire come lavorano i tuoi dipendenti, scegli software come WorkTime che analizza efficacemente i dati di monitoraggio.

Interfaccia utente semplice

Per risultati di monitoraggio migliorati, opta per software con un'interfaccia semplice e chiara e sistema di reporting. In questo modo, non perderai tempo a decodificare dati di monitoraggio complessi. Con WorkTime, ottieni accesso a oltre 50 report, tutti categorizzati in modo ordinato e progettati per una facile comprensione. Questo non solo migliora la tua comprensione dei dati di monitoraggio dipendenti ma ti risparmia tempo prezioso. Ti permetterà di concentrarti sull'analisi dei risultati e sull'azione quando necessario.

Conformità alle normative legali

Un aspetto che potresti non considerare immediatamente quando implementi il monitoraggio dipendenti è dove saranno memorizzati tutti i dati di monitoraggio. Ci sono due opzioni principali: storage basato su cloud e on-premises. Scegli software, come WorkTime, che è conforme alle normative sulla privacy dei dati per assicurare la sicurezza, indipendentemente dal tipo di storage che selezioni. Questo previene qualsiasi preoccupazione su perdite di dati.

Scegli software, come WorkTime, che è conforme alle normative sulla privacy dei dati per assicurare la sicurezza, indipendentemente dal tipo di storage che selezioni.

WorkTime, ad esempio, è pienamente conforme a HIPAA, GDPR, e numerose leggi locali. Questa conformità assicura che le tue attività di monitoraggio siano condotte entro i confini legali, salvaguardando informazioni sensibili sulla tua azienda e dipendenti da potenziali violazioni. Adherendo ai requisiti regolatori, WorkTime mitiga il rischio di perdita dati e mantiene la sicurezza e la confidenzialità dei tuoi dati di monitoraggio.

Gestione e monitoraggio presenze

Tra le caratteristiche utili c'è il monitoraggio presenze. Ciò che lo rende particolarmente prezioso è la sua funzionalità completa. Non solo puoi tracciare la presenza di un dipendente, ma puoi anche personalizzare le impostazioni per adattarle alle tue esigenze. Con WorkTime, questo include l'impostazione degli orari di lavoro e il monitoraggio dell'aderenza a questi orari. Puoi anche accedere a statistiche dettagliate sulla puntualità, permettendoti di identificare qualsiasi pattern preoccupante di ritardo. Con WorkTime, gestire le presenze della tua squadra remota è effortless, assicurando che i dipendenti siano costantemente in orario per il lavoro.

Confronto produttività remoto e in ufficio

Non sei sicuro se i tuoi dipendenti mantengono lo stesso livello di performance quando lavorano da casa? Con WorkTime prova la caratteristica che non solo monitora i dipendenti remoti ma permette anche per il confronto delle loro performance in impostazioni ibride. Determina se eccellono di più a casa o in ufficio. Forse mostrano produttività aumentata a casa o performano meglio durante le vacanze in ufficio. Determina quando le distrazioni sono minimizzate per loro. WorkTime fornisce accesso a queste e altre caratteristiche, particolarmente utili per confrontare le performance dei dipendenti attraverso varie impostazioni.

Con WorkTime prova la caratteristica che non solo monitora i dipendenti remoti ma permette anche per il confronto delle loro performance in impostazioni ibride.

Impostazione obiettivi

Comunica aspettative chiare ai tuoi dipendenti riguardo ai loro obiettivi di performance. Se hai optato per il monitoraggio, è probabile perché senti che i dipendenti non soddisfano i tuoi standard di produttività. Invece di tracciare solo il loro tempo attivo, delimita le tue aspettative per loro. Con WorkTime puoi impostare obiettivi specifici in termini del numero di ore attive che dovrebbero raggiungere settimanalmente o il livello di consistenza richiesto nelle presenze. Questa caratteristica minimizza il tempo che altrimenti passeresti a rivedere manualmente i report per assicurare che soddisfino i tuoi requisiti di lavoro.

Con WorkTime puoi impostare obiettivi specifici in termini del numero di ore attive che dovrebbero raggiungere settimanalmente o il livello di consistenza richiesto nelle presenze.

Statistica uso internet

Una delle caratteristiche più preziose per tracciare la produttività dei dipendenti è il monitoraggio attività internet per assicurare che non si distraggano troppo con attività come browsing, gaming o shopping online. Il monitoraggio internet con WorkTime ti permette di tracciare il tempo internet complessivo dei dipendenti e i siti web specifici che visitano. Poiché il lavoro moderno spesso richiede l'uso di internet, devi categorizzare accuratamente il tempo internet come produttivo o improduttivo.

Il monitoraggio internet con WorkTime ti permette di tracciare il tempo internet complessivo dei dipendenti e i siti web specifici che visitano.

Con WorkTime, puoi personalizzare quali siti web sono considerati utili o no, fornendoti statistiche accurate sul tempo speso in attività non legate al lavoro. Questa caratteristica personalizzabile può essere regolata per dipartimenti specifici.

Leaderboard

Per favorire una relazione positiva con i tuoi dipendenti, evidenzia gli aspetti benefici del monitoraggio. Questo aiuterà i dipendenti a capire che non si tratta solo di disciplina ma anche di riconoscere i loro contributi. La caratteristica leaderboard di WorkTime farà sentire ai dipendenti che il loro duro lavoro è riconosciuto, che naturalmente aumenta la loro motivazione e migliora le performance. Questa caratteristica compila i dati dei report per creare una lista dei dipendenti top-performing, permettendoti di mostrare i loro contributi preziosi e mostrare apprezzamento per i loro sforzi.

La caratteristica leaderboard di WorkTime farà sentire ai dipendenti che il loro duro lavoro è riconosciuto, che naturalmente aumenta la loro motivazione e migliora le performance.

Approccio non invasivo

Nel 2024, c'è un noticeable shift verso un approccio più olistico alla produttività, ponendo maggiore importanza sul benessere dei dipendenti. Questo è riflesso nelle caratteristiche e metodi adottati. Non è più accettabile per il software di monitoraggio invadere la privacy dei dipendenti registrando tutto o installando software senza la loro conoscenza e consenso.

Non è più accettabile per il software di monitoraggio invadere la privacy dei dipendenti registrando tutto o installando software senza la loro conoscenza e consenso.

Invece, gli strumenti di monitoraggio incorporeranno sempre più caratteristiche mirate a tracciare e analizzare i livelli di stress, carico di lavoro e soddisfazione generale del lavoro. Questi dati permetteranno ai datori di lavoro di coltivare ambienti che priorizzano la salute mentale e il balance lavoro-vita. Con WorkTime, puoi ora implementare monitoraggio non invasivo che fornisce insights sulla produttività dei dipendenti e distrazioni senza aggiungere stress inutile.

Come scegliere il miglior software di monitoraggio dipendenti?

Per determinare il miglior sistema di monitoraggio computer, confronta thoroughly basato su criteri inclusi offerte report, comodità d'uso, protocolli di sicurezza e possibilità di integrazione. Concentrati sull'evitare caratteristiche che potrebbero causare problemi inutili. Priorita software con interfacce intuitive e navigazione straightforward per assicurare un'adozione facile dalla tua squadra e minimizzare il tempo di training. Inoltre, priorita la sicurezza dei dati scegliendo software con crittografia robusta, controlli di accesso e conformità alle normative di protezione dati. Per beneficiare del monitoraggio dipendenti semplicemente introduci il software scelto alla tua squadra, spiega il suo scopo e cosa sarà tracciato. Fornisci feedback regolari, evidenziando achievement e affrontando qualsiasi preoccupazione identificata attraverso i dati di monitoraggio. Opta per monitoraggio non invasivo aiuta a costruire fiducia e minimizza lo stress per i dipendenti. WorkTime fornisce monitoraggio dipendenti focalizzato su produttività e performance. Analizzando tempo attivo, presenze, punteggi distrazione e altro, offre insights preziosi sulle dinamiche del tuo posto di lavoro senza compromettere la privacy dei dipendenti.