Modelos e guias de políticas de monitoramento de funcionários no Reino Unido

Este artigo foi preparado pela WorkTime, uma solução confiável de monitoramento e rastreamento de produtividade de funcionários não invasiva.

No artigo anterior, exploramos políticas de monitoramento de funcionários nos EUA. Agora, é hora de focar no Reino Unido. Como os requisitos legais diferem dos EUA? Discutiremos fatores chave e passos para criar uma política de monitoramento de funcionários compatível e eficaz no Reino Unido.

Monitorando funcionários no Reino Unido: resumo legal

É importante considerar as seguintes leis do Reino Unido que se aplicam ao monitoramento de funcionários antes de criar políticas.

Reino Unido RGPD & Lei de Proteção de Dados 2018

Após o Brexit, o Reino Unido adotou sua própria versão do RGPD, conhecido como o RGPD do Reino Unido. De acordo com esta Lei,

1. Os empregadores devem ter motivos legítimos para o monitoramento de funcionários.
2. Os funcionários devem ser informados sobre as práticas de monitoramento de computadores de funcionários no Reino Unido.
3. Os empregadores devem garantir a segurança dos dados pessoais coletados por meio do monitoramento.

Lei de Poderes Investigatórios de 2016

Esta Lei regula principalmente como as empresas monitoram a comunicação dos funcionários. De acordo com esta lei, os funcionários não têm direitos legais para ler e-mails e mensagens privadas ou interceptar chamadas telefônicas sem o consentimento do funcionário ou uma obrigação legal. Ela também reforça o Reino Unido RGPD, o que significa que

• Qualquer vigilância no local de trabalho deve ser orientada para negócios;
• O monitoramento de funcionários no Reino Unido deve ser transparente;
• Os funcionários devem ser informados com antecedência;
• O monitoramento de funcionários no Reino Unido de forma encoberta é proibido, exceto em casos excepcionais (ex.: investigações criminais).

Orientação do ICO

Os empregadores também devem seguir a orientação do ICO ao criar uma política de monitoramento de computadores. O monitoramento de computadores de funcionários no Reino Unido deve ser legal, transparente, proporcional e justo. Assim, ao introduzir o monitoramento, certifique-se de que

1. Os funcionários sejam informados sobre o monitoramento;
2. O monitoramento de funcionários no Reino Unido não envolva recursos excessivos ou excessivamente intrusivos;
3. Uma avaliação de impacto na privacidade (PIA) seja realizada.

Lei dos Direitos Humanos de 1998

Esta Lei proíbe a invasão de privacidade no trabalho. Os empregadores do Reino Unido devem equilibrar os interesses comerciais com a privacidade dos funcionários ao introduzir software de monitoramento de funcionários.

Regulamentos da Lei de Poderes Investigatórios de 2000 (RIPA)

Quais leis regem os direitos dos funcionários? A RIPA exige justificativa adequada para a interceptação de comunicações. Se as ferramentas de monitoramento não cumprirem esta regulamentação, isso leva a penalidades legais e reivindicações por invasão de privacidade no trabalho. Os empregadores do Reino Unido podem enfrentar sérias penalidades legais e financeiras por não cumprir esta Lei.

É necessária uma política de monitoramento de funcionários no Reino Unido?

A política de monitoramento de computadores não é obrigatória no Reino Unido, mas é fortemente recomendada. Ainda assim, a política de vigilância no local de trabalho é exigida para os setores financeiro, legal, e de saúde. O mesmo se aplica a empresas que monitoram funcionários remotos. Por que criar uma política de monitoramento de funcionários transparente? Empregadores do Reino Unido devem garantir conformidade com o monitoramento de funcionários e leis e regulamentos do RGPD. Com uma política de monitoramento clara, sua empresa certamente cumprirá as obrigações legais.

Nuances da política de monitoramento remoto

A política de vigilância no local de trabalho remoto é crucial para proteção legal, transparência e confiança dos funcionários. Quais são as melhores práticas para monitorar funcionários trabalhando em casa no Reino Unido?

1. Descreva claramente o que é monitorado para garantir a conscientização dos funcionários;
2. Justifique o monitoramento com base na conformidade legal;
3. Mantenha uma abordagem ética ao monitoramento. As leis de trabalho em casa (Reino Unido) exigem monitoramento orientado para negócios, mas não excessivo.

A principal diferença entre a política de monitoramento de funcionários no escritório no Reino Unido e a remota reside no nível de “controle” e considerações de privacidade. Assim, a política de monitoramento remoto exige segurança de privacidade rigorosa e uma distinção clara entre atividades pessoais e relacionadas ao trabalho.

Quando e como introduzir a política de monitoramento aos funcionários?

Depende da situação. Há várias opções possíveis:

• Antes de realmente introduzir o software de monitoramento de funcionários. Anuncie o monitoramento e introduza a política antes de começar;
• Durante o processo de integração. Você pode adicionar a política de monitoramento de funcionários do Reino Unido ao contrato ou fornecer um manual de monitoramento;
• Ao atualizar políticas. Qualquer mudança no monitoramento de funcionários no trabalho deve ser comunicada com antecedência.

Escolher a abordagem certa ajudará a suavizar todo o processo. Preparamos algumas dicas úteis para ajudá-lo a introduzir efetivamente uma política de vigilância no local de trabalho à sua equipe.

1. Mantenha a transparência. O monitoramento ético de funcionários é legal, e mantém um ambiente de trabalho positivo.
2. Forneça uma política de monitoramento de computadores por escrito. Não esqueça de incluí-la nos contratos de trabalho, políticas do local de trabalho ou manuais de monitoramento. Esta abordagem ajuda a considerar todas as considerações legais ao monitorar a equipe.
3. Obtenha o consentimento dos funcionários. Acordos assinados ou confirmações por e-mail são cruciais para documentar o reconhecimento dos funcionários. Verifique o próximo capítulo para mais detalhes.
4. Realize uma reunião ou conduza treinamento para funcionários. Comunique os motivos para o monitoramento de funcionários, explique a política, e permita que os funcionários façam perguntas ou abordem preocupações com privacidade.

Formulário de consentimento de funcionários: obrigatório ou não?

O monitoramento de funcionários no local de trabalho no Reino Unido nem sempre exige um formulário de consentimento. Ainda assim, obter o consentimento dos funcionários pode reduzir riscos legais. Além disso, o consentimento dos funcionários é obrigatório se você estiver monitorando funcionários no trabalho nos setores financeiro, de saúde ou legal. O mesmo se aplica a funcionários que trabalham em dispositivos pessoais.

Que tipo de consentimento devo usar: verbal, escrito, ou eletrônico?

O consentimento escrito ou eletrônico é a melhor opção para o monitoramento de funcionários sob o RGPD. Ele cumpre com os direitos de privacidade dos funcionários no Reino Unido, RGPD do Reino Unido, e a Lei de Proteção de Dados de 2018. Desta forma, você terá documentação clara provando que os funcionários consentiram com as práticas de monitoramento. O consentimento verbal é aceitável, mas deve ser confirmado por escrito posteriormente.

Quando devo solicitar o consentimento dos funcionários?

Várias opções são possíveis:

1. Para novos funcionários - durante a integração;
2. Para funcionários existentes - antes de implementar/atualizar uma política de monitoramento de computadores;
3. Ao introduzir software de monitoramento de funcionários/novas ferramentas para monitoramento de funcionários no trabalho.

Uma chave para uma política de monitoramento eficaz começa com a abordagem certa

Introduzir uma política de vigilância no local de trabalho pode ser complicado para os empregadores. Os erros comuns podem variar desde falta de comunicação clara até não respeitar os direitos de privacidade dos funcionários no Reino Unido. Esses equívocos podem afetar significativamente a produtividade e o moral dentro da equipe. Como introduzir uma política de monitoramento de computadores de forma eficaz? Uma ferramenta de monitoramento não invasiva como WorkTime torna isso tão fácil quanto 1-2-3.

1. Ela se alinha com as leis do Reino Unido que se aplicam ao monitoramento de funcionários. Ferramentas de monitoramento não invasivas são conforme o RGPD.Desta forma, seu negócio permanece compatível enquanto protege os direitos dos funcionários.
2. Ela mantém a transparência. Ferramentas não invasivas como WorkTime facilitam delinear claramente o que está sendo monitorado e por quê. Isso constrói confiança e ajuda os funcionários a entenderem o propósito por trás da política.
3. Ela protege a privacidade. WorkTime foca apenas em atividades relacionadas ao trabalho e não cobre nenhum conteúdo sensível. Graças ao nosso sistema de monitoramento verde, analisamos apenas métricas de desempenho sem coletar dados pessoais.

Guia de 6 passos para empregadores do Reino Unido criarem política de monitoramento

Aqui está um guia de política de monitoramento de funcionários no Reino Unido com passos essenciais a considerar. Esperamos que nossas dicas sobre o desenvolvimento de uma política de monitoramento no local de trabalho simplifiquem este processo para você. Passo 1. Considere o quadro legal. Garanta conformidade com as leis de monitoramento de funcionários no Reino Unido. Passo 2. Defina o propósito do monitoramento. Declare claramente os motivos para o monitoramento de funcionários (ex.: aprimorar o monitoramento de produtividade ou garantir conformidade com padrões da indústria). Passo 3. Identifique o que será monitorado na política de monitoramento de funcionários. Os empregadores do Reino Unido devem evitar monitoramento excessivo, pois isso contradiz uma abordagem orientada para negócios e pode prejudicar o moral e a confiança dos funcionários. Passo 4. Informe os funcionários e obtenha consentimento. Inclua a política nos contratos de trabalho, diretrizes da empresa ou manuais de monitoramento. A transparência reduz a resistência e fomenta um ambiente de trabalho positivo. Passo 5. Lide com as preocupações dos funcionários. Incentive o diálogo aberto para evitar disputas legais. Desta forma, você terá a oportunidade de abordar reclamações de maneira oportuna. Passo 6. Revise e atualize regularmente a política de monitoramento de funcionários. Os empregadores do Reino Unido devem informar os funcionários sobre quaisquer mudanças.

Modelo GRATUITO de política de monitoramento de funcionários no Reino Unido

Criamos modelos de política de monitoramento de funcionários no Reino Unido prontos para uso. Sinta-se à vontade para aplicá-los ao criar a política da sua empresa. Você pode adaptá-los facilmente aos objetivos da sua organização!

Amostra de política de monitoramento de funcionários no Reino Unido

Exemplo de política de monitoramento de funcionários remotos no Reino Unido

Guia de 6 passos para empregadores do Reino Unido criarem consentimento de funcionários

Passo 1. Defina o propósito do monitoramento. Comunique claramente por que o monitoramento é necessário. Seja específico para manter a confiança. Passo 2. Liste o que será monitorado. Ao definir o escopo do monitoramento, você demonstra respeito pela privacidade dos funcionários e uma abordagem justa ao monitoramento. Passo 3. Explique como o monitoramento será feito. Descreva o software de monitoramento de computadores. As leis do Reino Unido exigem que os empregadores esclareçam como analisam os dados dos funcionários. Passo 4. Destaque os direitos dos funcionários e medidas de privacidade. Reafirme que sua abordagem de monitoramento não viola os direitos de privacidade dos funcionários no Reino Unido. Passo 5. Obtenha consentimento explícito dos funcionários. Inclua uma declaração clara onde os funcionários reconhecem e concordam com o monitoramento. Passo 6. Revise e atualize o formulário de consentimento. Informe os trabalhadores se você alterou a política de vigilância no local de trabalho ou implementou outras ferramentas para monitoramento de funcionários no trabalho.

Modelos de consentimento GRATUITOS

Além de um guia para empregadores do Reino Unido, nossa equipe de especialistas em monitoramento de funcionários preparou modelos gratuitos de formulários de consentimento de funcionários. Não hesite em baixar, personalizar e implementar esses modelos para as necessidades do seu negócio.

Modelo de formulário de consentimento de funcionários no Reino Unido

Amostra de formulário de consentimento de funcionários remotos no Reino Unido

Aviso legal

As informações neste artigo são apenas para fins informativos e não substituem aconselhamento legal. As leis de monitoramento de computadores de funcionários no Reino Unido exigem conformidade cuidadosa. Recomendamos buscar orientação legal profissional antes de implementar qualquer política de monitoramento.