A transparência constrói confiança: explicando o WorkTime aos funcionários

Nos negócios, a confiança é tudo. Como você sabe que o fornecedor indonésio em Java realmente vai enviar aqueles contêineres depois que você adiantou 20 mil para ele? É confiança. A mesma coisa se aplica ao funcionamento interno de uma empresa, porque sem confiança, seus funcionários não serão nem de perto tão bons quanto podem ser. Como empregadores, vocês também querem transparência, e se feito da maneira certa, seus funcionários apreciarão a transparência, não temerão. Neste artigo, explicamos como a verdadeira transparência impulsiona os negócios e a melhor maneira de alcançar essa transparência por meio de monitoramento ético.

O artigo é preparado pelo WorkTime, fornecendo análises da força de trabalho que melhoram a produtividade enquanto respeitam a privacidade dos funcionários e fomentam a confiança.

Por que o monitoramento de funcionários falha sem transparência

O monitoramento não falha porque os funcionários “odeiam responsabilidade”. Ele falha porque o monitoramento pouco claro e invasivo pode parecer falta de confiança, julgamento oculto e invasão de privacidade. As pessoas são seres humanos, afinal, e se não sabem o que está sendo rastreado ou têm medo de que informações privadas venham à tona, não serão grandes fãs de monitoramento. Essa é a diferença entre ser monitorado e ser apoiado. Trata-se realmente de comunicação, como: O resultado do monitoramento pouco claro geralmente é conformidade de curto prazo e desengajamento de longo prazo, o que pode resultar em coisas como demissão silenciosa. Por exemplo, pense em um fabricante de abajures que implementa um programa de monitoramento para rastrear suas equipes de design e produção sem dizer por quê. Os designers se concentram em parecer “ativos” no sistema e manter o Slack verde. Na realidade, eles deveriam estar testando novas ideias e propondo adições ao processo de produção, mas não o fazem, pois estão obcecados em parecer ativos. O gráfico abaixo usa um modelo de pontuação de 1 a 10 para mostrar como diferentes lacunas de comunicação podem influenciar as reações dos funcionários ao monitoramento.

O que os funcionários realmente perguntam sobre monitoramento

A maioria dos funcionários espera ser monitorada de alguma forma; isso faz parte do jogo. Mas eles terão perguntas. As cinco perguntas que os funcionários geralmente se importam:

1. Quais dados são coletados?
2. Quem pode ver os dados?
3. Como os dados serão usados?
4. A atividade pessoal é rastreada?
5. Posso ver meus próprios dados?

Quando você responde a todas as perguntas dos funcionários de forma clara, NÃO é “sobre-explicar”; isso constrói a base de um programa de monitoramento de funcionários baseado em confiança. Uma comunicação forte significa que não há espaço para especulação entre seus funcionários, o que leva a menos desinformação, menos atrito e uma melhor experiência geral. Sua equipe poderá ver o ambiente de trabalho remoto da mesma forma que veria em um ambiente de escritório.

Antes da implementação: prepare a mensagem, não apenas a ferramenta

A maioria das implementações falha antes de começar, não porque a ferramenta está errada, mas porque a mensagem é inconsistente. A liderança diz uma coisa. Os gerentes interpretam de forma diferente. O RH fica respondendo perguntas sem um roteiro claro. Se você quer saber como introduzir o monitoramento de funcionários de forma responsável, trate a comunicação como um lançamento de produto:

• Alinhe liderança, RH e gerentes em um único propósito
• Defina os limites claramente
• Prepare respostas para perguntas desconfortáveis
• Mostre exemplos de relatórios, não rumores de “rastreamento”.

Uma abordagem prática é construir sua mensagem de implementação em torno de três temas: Enquadrar o monitoramento em torno de justiça, clareza e suporte o posiciona como um sistema para melhor trabalho, não como vigilância.

6 passos para introduzir o WorkTime sem quebrar a confiança

Aqui é onde a comunicação sobre monitoramento de funcionários se torna concreta. Você não precisa de um discurso longo. Precisa de uma sequência clara que responda às perguntas certas na ordem certa.

Passo 1: Use uma declaração de propósito em que os funcionários possam acreditar

Seu anúncio não precisa ser uma apresentação longa; só precisa reunir as tropas. Você poderia dizer algo como: “Vamos implementar o WorkTime para ter uma visão melhor de como nossa carga de trabalho está distribuída entre os funcionários e entender as tendências de desempenho dos funcionários ao longo do tempo. Nossa esperança é que o WorkTime nos ajude a planejar de forma mais eficaz; garanta que as cargas de trabalho sejam distribuídas de forma justa entre os funcionários; e melhore a comunicação e a colaboração entre os membros da equipe. Não é invasivo; é um sistema de monitoramento suave que levará esta empresa ao próximo nível.” Para apoiar uma implementação tranquila, preparamos amostras de anúncio de monitoramento de funcionários que você pode personalizar e compartilhar com sua equipe.

Passo 2: Trace uma linha clara sobre o que não é rastreado

Aqui é onde o monitoramento ético de funcionários se torna real. O WorkTime é um software de monitoramento de funcionários com privacidade em primeiro lugar. Ser claro aqui elimina o medo mais comum: vigilância oculta.

Passo 3: Mostre exemplos reais de relatórios

Você pode começar mostrando relatórios de resumo de desempenho do WorkTime e visibilidade de dados em toda a equipe. Quando os funcionários veem tendências agregadas e informações de planejamento em vez de rastreamento detalhado, eles sentem que estão trabalhando em direção a um objetivo em vez de serem vigiados.

Passo 4: Explique como os funcionários se beneficiam

A adoção melhora quando os funcionários veem claramente como o WorkTime os apoia individualmente. Os de alto desempenho ganham visibilidade objetiva por meio de relatórios de tendências, sem precisar defender-se constantemente. As conversas sobre desempenho mudam de opiniões e “vibes” para revisão compartilhada de resumos de tendências do WorkTime, resultando em discussões muito mais estruturadas e “justas”.

Passo 5: Convide perguntas e feedback cedo

A confiança cresce significativamente quando os funcionários se sentem confortáveis em fazer perguntas específicas sobre como o WorkTime opera. Uma sessão curta para mostrar os painéis do WorkTime remove muitos dos desconhecidos sobre o funcionamento interno do produto. Uma forma assíncrona para os funcionários enviarem perguntas de follow-up permite garantir que as preocupações dos funcionários sejam resolvidas. Fornecer orientação clara sobre o que o WorkTime não registra ajuda a prevenir especulações e rumores de que o local de trabalho está indo para uma “Revolução Cultural” total.

Passo 6: Reforce que a transparência é contínua

A implementação do WorkTime deve ser acompanhada de diretrizes publicadas explicando quais métricas estão sendo medidas, com que frequência essas métricas serão revisadas/analisadas e quem tem acesso a esses dados. Fornecer exemplos de como os relatórios do WorkTime foram usados para planejamento e/ou reequilíbrio de carga de trabalho reforça que o WorkTime foi projetado para melhorar suas operações. Os gerentes precisam ser lembrados periodicamente de que os dados de relatórios de tendências do WorkTime só são usados para coaching e alocação de recursos, não para microgestão.

Criando uma política transparente de monitoramento de funcionários

Para aumentar a transparência, você precisa ter uma política transparente de monitoramento de funcionários. No mínimo, sua política deve incluir:

• Propósito: para que serve o monitoramento (e para que não serve)
• Escopo: quais dados são coletados e o que é excluído
• Acesso: quem pode ver o quê e em que contexto
• Uso: como o monitoramento informa coaching, planejamento e conversas de desempenho
• Transparência: como os funcionários podem fazer perguntas ou solicitar esclarecimentos.

Precisa de um ponto de partida? Use nossos modelos de política de monitoramento de funcionários para criar rapidamente políticas claras, transparentes e fáceis de implementar.

Como o WorkTime apoia a transparência por design

Algumas ferramentas tratam a transparência como um valor da empresa. O WorkTime trata a transparência como um princípio fundamental para nosso produto. Nosso sistema foi criado com a transparência em mente.

Monitoramento não invasivo explicado

Com monitoramento não invasivo e suave, a previsibilidade é fundamental. Com um sistema de monitoramento que tem seu próprio conjunto de regras estabelecidas, o funcionário sabe com antecedência o que será monitorado e como será revisado, o que reduz tanto o estresse quanto as suposições. O WorkTime monitora presença, horas de trabalho, padrões de trabalho dos funcionários e tendências no progresso dos funcionários. O que o WorkTime não mede, no entanto, são capturas de tela, digitações ou fotos privadas da sua viagem a Cancun. Os relatórios são baseados em relatórios de resumo do desempenho de um funcionário e na visibilidade de sua carga de trabalho, nada mais, e isso precisa ser comunicado aos funcionários.

Posicionamento de privacidade em primeiro lugar para ambientes regulados

A transparência não é apenas informar os funcionários sobre seu programa de monitoramento em algum momento durante o processo de implementação. A transparência é sobre desenvolver um sistema de monitoramento que seja transparente. O WorkTime fornece documentação que apoia as expectativas de transparência e privacidade sob RGPD, descreve uma postura de tratamento não-PHI para HIPAA, e detalha uma abordagem de relatório adequada para ambientes sensíveis ao cliente sob GLBA.

Visibilidade que os funcionários podem entender

O WorkTime foi projetado para tornar o monitoramento transparente, não unilateral. Os gerentes recebem análises significativas de produtividade, enquanto os funcionários ganham uma compreensão clara de como seu trabalho é medido e onde podem melhorar. Em vez de vigilância oculta, todos trabalham com os mesmos dados objetivos, criando uma cultura de confiança, responsabilidade e melhoria contínua. Com o WorkTime, as organizações ganham:

• Visibilidade em tempo real da produtividade da equipe;
• Tendências de desempenho em vez de instantâneos isolados de atividade;
• Análises de presença e rastreamento de horas extras;
• Indicadores de e distração por burnout para intervenção precoce;
• Mais de 80 relatórios que apoiam avaliações justas e baseadas em dados.

Dicas práticas para manter a confiança após a implementação

Depois de implementar o WorkTime, você precisará manter a confiança que construiu com tanto cuidado.

Conclusão: A transparência transforma o monitoramento em confiança

Quando você investe seu dinheiro em ações, títulos ou imóveis, você deseja transparência. Então por que não desejaria a mesma transparência quando se trata de sua empresa, que para algumas pessoas é muito mais pessoal do que seus investimentos pessoais? O nome do jogo ao administrar uma empresa e obter o máximo dos funcionários é a confiança, mas para manter essa confiança, você precisa de visibilidade. Visibilidade com painéis compartilhados e olhos abertos para o estado do funcionamento interno do negócio pode ser um grande benefício para todos os envolvidos. O WorkTime lidera o caminho no monitoramento suave e não invasivo que oferece uma visão abrangente do que está acontecendo com seus funcionários hoje, em tempo real.

FAQ

O monitoramento de funcionários é legal se os funcionários forem claramente informados?

O monitoramento de funcionários geralmente é permitido na maioria dos países, desde que os funcionários tenham sido informados sobre o monitoramento de funcionários e desde que haja adesão às leis de privacidade e trabalho. O monitoramento de funcionários que fornece aos funcionários a maior quantidade de transparência é sempre recomendado. O monitoramento de funcionários deve ser definido em uma política de monitoramento de funcionários claramente declarada, que deve incluir definições específicas, o propósito do monitoramento de funcionários e as limitações impostas à coleta e análise de dados.

O que exatamente o WorkTime monitora e o que não é rastreado de forma alguma?

O WorkTime rastreia as horas de trabalho dos funcionários, o tempo que os funcionários passam trabalhando ativamente e/ou ociosos, padrões de produtividade dos funcionários e sinais de progresso dos funcionários para permitir que os gerentes monitorem a produtividade de forma justa e consistente. Mas o WorkTime não captura capturas de tela, digitações, dados de webcam ou microfone, ou mensagens privadas.

Os funcionários devem poder ver seus próprios dados de monitoramento?

Sim, a capacidade dos funcionários de revisar seus próprios dados de monitoramento ajudará a criar um senso de justiça e reduzir a ansiedade na maioria das empresas. Quando os funcionários podem ver as mesmas métricas que são revisadas durante as reuniões, isso cria uma base para os funcionários acreditarem que não há viés na tomada de decisões.