Shadow IT - como o software não autorizado atrasa seus negócios

Se você nunca ouviu falar de Shadow IT, com certeza o experimentou. Basicamente, é um monte de programas e aplicativos não autorizados sendo executados em um negócio, o que entope os servidores e arrasta a produtividade para baixo. Então, o que fazer a respeito? Neste guia, vamos quebrar o que é exatamente o Shadow IT, e o que diabos fazer a respeito.

Este artigo é apresentado por WorkTime, um especialista em monitoramento de equipe não invasivo que ajuda a reduzir despesas de TI enquanto mantém as equipes produtivas.

O que é Shadow IT?

Shadow IT refere-se a ferramentas, aplicativos, e serviços que os funcionários usam para realizar o trabalho sem aprovação formal, revisão, ou integração pela TI. Na prática, muitas vezes aparece como software não autorizado no local de trabalho. Por exemplo, se os funcionários estão usando Snapchat para conversar uns com os outros, isso pode ser considerado Shadow IT. Algo a se notar é que o Shadow IT não é malicioso; geralmente, os funcionários simplesmente acham mais fácil se comunicar através de seus aplicativos pessoais, ou não há diretriz em primeiro lugar. Algumas pessoas simplesmente navegam e instalam plugins de navegador demais, e isso pode causar um arrasto no sistema.

Como o Shadow IT impacta custos, velocidade, e decisões

O Shadow IT não tem uma bandeira que anuncia sua presença. Em vez disso, ele simplesmente cresce, e quando alguém percebe, ele se tornou um aumento de orçamento, relatórios confusos, e confusão operacional. Mil aplicativos diferentes, alguns com coisas de trabalho, alguns com fotos de gatos lavando roupa, não fazem uma força de trabalho produtiva. O Shadow IT infla os custos e distorce as decisões. Pode ter muitas consequências imprevistas, incluindo:

Software não autorizado drena silenciosamente a produtividade e o foco

Software não autorizado leva a uma drenagem na produtividade por algumas razões. Com todos os aplicativos desses dias, uma das mais preocupantes é a sobrecarga de ferramentas. A sobrecarga de ferramentas não parece tão dramática. Quem de nós não tem um monte de aplicativos no telefone? No local de trabalho, no entanto, a sobrecarga de ferramentas pode ser vital. Como a sobrecarga de ferramentas parece na vida real?

1. Fazendo login no Slack, Teams, e e-mail só para encontrar uma atualização.
2. Recebendo notificações do Slack, Asana, e Jira ao mesmo tempo.
3. Inserindo os mesmos dados no Salesforce e depois novamente no HubSpot.
4. Marketing usa Notion enquanto o produto rastreia o mesmo projeto no Jira.
5. Discutindo se o arquivo final fica no Google Drive ou Dropbox em vez de terminar o trabalho.

Por que banir aplicativos só piora o Shadow IT

Quando uma empresa descobre que tem aplicativos não autorizados sendo usados por funcionários no local de trabalho, muitos reagem exageradamente. 'Banir todos os aplicativos' ou 'Bloquear todos os sites' - isso é típico de como as empresas tentam recuperar algum nível de controle quando enfrentam o uso de aplicativos não autorizados. O efeito de tal reação não é bom de todo. Quanto mais uma empresa tenta banir em massa os aplicativos, mais provável que esses mesmos aplicativos sejam usados por baixo dos panos. Com um banimento em massa, os funcionários encontrarão maneiras de contornar a política, o que então cria empregos adicionais para tentar pará-lo.

Visibilidade: traga o Shadow IT à luz

O primeiro passo para resolver o Shadow IT é a visibilidade, não a aplicação. A maioria das organizações acredita que tem visibilidade em sua organização porque tem uma política ampla da empresa e uma lista de ferramentas aprovadas pela empresa. No entanto, na realidade, o que as pessoas usam diariamente muitas vezes varia do que elas afirmam que usarão com base na lista de ferramentas aprovadas da empresa, especialmente nos tempos modernos. Abaixo estão algumas maneiras úteis de trazer o Shadow IT à luz. Mapear todo o ecossistema para visibilidade de uso não é sobre monitorar atividades de funcionários; é sobre identificar padrões de uso, sobreposições, aplicativos não usados/abandonados, e identificar as ferramentas 'sombrias' que foram adotadas por funcionários, mas nunca aprovadas formalmente. Isso é o que nos esforçamos para extrair no WorkTime: os dados reais sobre se os funcionários estão tendo sucesso ou falhando.

Uma visão prática de como o uso de ferramentas se expande além da visibilidade

O Shadow IT é mais fácil de entender vendo como ele aparece em organizações reais ao longo do tempo. Equipes usam diferentes ferramentas para resolver rapidamente problemas imediatos, melhorar o fluxo de trabalho, colaborar, etc. Individualmente, a decisão de usar uma nova ferramenta é de lógica simples. Coletivamente, elas criam sobreposições, licenças duplicadas, e múltiplos processos, que criam ineficiências e custos redundantes. Isso é impossível de identificar sem algum nível de visibilidade. O conjunto de dados abaixo é apenas um exemplo (não se relaciona a nenhuma organização particular) ilustrando como o número de ferramentas e sobreposições entre departamentos podem se expandir rapidamente. A estrutura de dados é configurada para um gráfico de barras simples que destaca onde o uso de software excede a conscientização da liderança ou TI, e onde custo redundante e complexidade se constroem silenciosamente ao longo do tempo.

Como o monitoramento de funcionários ajuda a identificar o Shadow IT

Para reduzir o Shadow IT, você precisa de visibilidade precisa no uso de software. É aí que monitoramento de funcionários entra, não como vigilância, mas como uma maneira de entender padrões de uso de aplicativos e sites entre equipes. A melhor abordagem foca em insights agregados e tendências:

• Análises de uso de aplicativos mostrando quais ferramentas são realmente usadas;

• Padrões por função, equipe, ou departamento;
• Identificação de ferramentas redundantes ou desconhecidas;
• Visibilidade na proliferação de software sem capturar conteúdo pessoal.

WorkTime - otimize o uso de software de forma transparente

WorkTime ajuda as organizações a melhorar a visibilidade do uso de software para que possam reduzir desperdícios, melhorar fluxos de trabalho, e lidar com o Shadow IT sem transformar o local de trabalho em um ambiente de policiamento. Ele suporta monitoramento transparente, não invasivo focado em insights de produtividade, não vigilância. Curioso sobre como WorkTime ajuda equipes reais a alcançar mais? Confira as histórias de sucesso de nossos clientes!

• Dinheiro economizado em licenças de software;
• Milhares de dólares economizados ao migrar para novos servidores Citrix.

Este é o resultado prático: maior visibilidade de TI no uso de software, menos desperdício, menos fluxos de trabalho sombrios, e custos de TI reduzidos - tudo sem quebrar a confiança dos funcionários.

Conclusão final: traga o Shadow IT à luz

O Shadow IT existe nas sombras, mas não precisa ser assim. Claro, enquanto vivemos na sociedade moderna, é perfeitamente normal exagerar no download e acabar com um monte de aplicativos diferentes. O truque é não deixar que ele se infiltre no resto do local de trabalho. Se você não tomou ação antes, então há chances de você ter um sistema Shadow IT espalhado que não só drena a produtividade de seus funcionários, mas também bagunça sua largura de banda de internet. WorkTime dá às equipes visibilidade clara no uso de aplicativos em toda a empresa, incluindo ferramentas que frequentemente escapam do radar. Isso significa que você pode identificar ineficiências, cortar desperdícios de TI, e manter a produtividade no caminho certo. E porque o WorkTime é não invasivo, você obtém os dados sem cruzar linhas de privacidade.

FAQ

Como as empresas podem identificar o uso de software não autorizado?

A maneira mais eficaz de identificar software não autorizado no local de trabalho é construir visibilidade de uso de software através de análises de uso de aplicativos e relatórios de tendências. A visibilidade do Shadow IT ajuda as organizações a verem quais ferramentas são usadas entre equipes e onde existem sobreposições. Abordagens que focam em insights agregados reduzem o medo e aumentam a transparência. Isso suporta o gerenciamento do Shadow IT sem empurrar as ferramentas para debaixo da terra.

O Shadow IT é um risco de segurança ou um problema de produtividade?

Embora o Shadow IT possa apresentar riscos de segurança, também é um grande problema de produtividade. À medida que mais ferramentas são adicionadas à caixa de ferramentas de uma organização (proliferação de software), os funcionários frequentemente 'pulam de ferramenta', criando dados inconsistentes e desacelerando processos de tomada de decisões. Muitas organizações sentem o impacto de produtividade do Shadow IT como fricção no fluxo de trabalho e confusão em relatórios.

Por que banir aplicativos aumenta o Shadow IT em vez de pará-lo?

Muitos banimentos em massa reduzem a transparência antes de reduzirem o uso. Os funcionários ainda precisam completar seu trabalho; portanto, as ferramentas usadas para completar o trabalho mudam para canais menos visíveis. Isso reduz a visibilidade de uso de software, tornando o monitoramento de Shadow IT mais difícil. Estratégias de visibilidade em primeiro lugar funcionam melhor porque revelam quais ferramentas as equipes dependem e por quê, suportando consolidação mais inteligente.

Qual é a melhor maneira de reduzir o Shadow IT enquanto mantém a confiança dos funcionários?

Comece com visibilidade de Shadow IT e comunicação clara: explique o que está sendo medido e por quê, e foque em padrões de uso de ferramentas em vez de conteúdo privado. Monitoramento de funcionários não invasivo que evita capturas de tela e toques de tecla suporta a compreensão das organizações sobre a proliferação de software sem criar tensão de vigilância. Essas abordagens suportam o monitoramento de funcionários para Shadow IT enquanto protegem a confiança. Ferramentas como WorkTime foram projetadas para essa estratégia de visibilidade em primeiro lugar, segura para privacidade.