Assistente virtuale esternalizzato ha fatto calare la qualità dei dipendenti remoti

Anabel K., capo del reparto marketing, stava cercando una soluzione efficace per superare una crisi nella sua squadra. I dipendenti lavoravano da remoto da un bel po' di tempo. All'inizio, le prestazioni del team erano alte, quindi le autorità non vedevano alcun problema in questo formato di lavoro. Il tempo passava, e numerosi problemi vennero alla luce: produttività ridotta, perdita di creatività, strategie di marketing inefficaci, e scarsa qualità del contenuto. L'ultimo era il più critico, poiché minacciava di far fallire il progetto. Per questo Anabel dovette scoprire la causa principale.

Tutto sembrava ovvio, ma…

All'inizio, tutto sembrava banale. Anni di esperienza manageriale le dissero che i dipendenti stavano probabilmente lavorando oltre gli orari. Nelle ultime settimane, il team era sommerso di compiti perché dovevano finire un progetto su larga scala. “Sono bruciati,” fu la sua conclusione. Anabel ottenne l'approvazione dal CEO per implementare il monitoraggio dei dipendenti WorkTime nel reparto marketing per confermare la sua ipotesi. Ma non era nemmeno vicina alla verità.

I risultati furono scioccanti: i dipendenti esternalizzano regolarmente servizi di assistenti virtuali per svolgere i loro compiti e rimangono inattivi per la maggior parte della loro giornata lavorativa.

L'IA ha quasi rovinato il progetto

La situazione divenne chiara dopo che il manager del marketing esaminò i report. 1. Report sulla produttività internet hanno mostrato che un designer esternalizzava regolarmente un assistente virtuale per generare contenuti. 2. I copywriter abusano anche delle soluzioni di esternalizzazione di assistenti virtuali. Inoltre, uno degli scrittori rimaneva inattivo la maggior parte del tempo. 3. Monitoraggio login ha scoperto dipendenti che escono 4 ore prima della fine effettiva della giornata lavorativa. 4. Un report sulla produttività delle app ha rilevato che un manager SMM usava principalmente app improduttive. Ha esternalizzato i suoi compiti a un assistente virtuale e giocava invece di lavorare. Rilevare l'esternalizzazione di assistenti virtuali ha efficacemente prevenuto gravi conseguenze per l'azienda. Tuttavia, al capo del reparto marketing è stato chiesto di risolvere questo problema. La domanda “Cosa fare con il caso di assistente virtuale esternalizzato?” è rimasta senza risposta.

Se l'azienda non avesse implementato WorkTime per monitorare la produttività dei dipendenti in tempo, il team marketing avrebbe probabilmente fallito il loro progetto.

Questo caso è diventato una sfida per l'azienda, specialmente per il capo del marketing. Ha lavorato duramente per costruire un team forte di specialisti altamente efficaci e professionali. Tuttavia, l'azienda ha ottenuto un calo della qualità, frode sul tempo, e contenuti generati da IA di scarsa qualità invece di risultati superiori.

Combattere la frode di esternalizzazione-assistente-virtuale

All'inizio, l'autorità dell'azienda pianificava di vietare l'uso di strumenti IA. WorkTime monitora l'uso del sito web e rileva strumenti o app correlati all'IA. Se necessario, possono essere bloccati. Tuttavia, gli executive capirono che sarebbe stato un grande errore. I dipendenti dovrebbero rimanere aggiornati con le moderne tecnologie e i modi della loro implementazione efficace nel lavoro. Non saranno specialisti competenti se non sanno cosa sta succedendo nel mondo tech. IA e futuro del lavoro sono comunque interrelati.

Gli strumenti IA possono essere un buon assistente, ma i dipendenti non dovrebbero abusarne per svolgere le loro responsabilità dirette. Altrimenti, porta a un calo della qualità.

Per questo l'azienda ha deciso di stabilire linee guida chiare, che mostrano quando e come usare appropriatamente un assistente virtuale. WorkTime è stato utile nel raggiungere questo obiettivo, poiché ha aiutato a controllare l'uso di diversi tipi di assistenti virtuali e prevenire le conseguenze dell'abuso di assistenti virtuali esternalizzati. Dopo questo caso nel reparto marketing, anche altri reparti dell'azienda hanno implementato WorkTime per il monitoraggio dei dipendenti regolarmente.

“CheatGPT” - un caso singolo o una nuova realtà?

Vale la pena menzionare che l'incidente nel reparto marketing non è un caso singolo.

L'esternalizzazione dell'intelligenza artificiale è diventata così diffusa che è già stata chiamata “CheatGPT” in alcune fonti.

L'esternalizzazione IA covert è molto più facile con il remoto

Business Insider ha discusso diversi casi di dipendenti che usano strumenti IA generativi in modo discreto per svolgere i loro lavori mentre sono remoti. Alcuni lavoratori hanno affermato che potevano facilmente esternalizzare un assistente virtuale lavorando da remoto senza paura di essere scoperti. Lo stesso è successo nel caso del reparto marketing—lavorare da casa ha peggiorato le cose. I dipendenti erano sicuri che nessuno avrebbe saputo che il lavoro esternalizzato a un assistente virtuale o altri strumenti IA non era stato fatto da loro durante la giornata lavorativa.

Lo sapevi? Sam Altman, CEO di OpenAI, ha un atteggiamento anti-remoto. Ha affermato che un remoto completo era un grande errore, risultando in una perdita di creatività tra i dipendenti tech.

La ricerca sul lavoro da casa e la produttività di Gibbs, Mengel, e Siemroth ha mostrato che il lavoro remoto ha diminuito significativamente la produttività. Come possiamo vedere in un grafico, il lavoro remoto ha danneggiato la produttività di quasi tutti i team partecipanti allo studio.

Fonte: Gibbs, M., Mengel, F., & Siemroth, C. (2023). Work from Home and Productivity: Evidence from Personnel and Analytics Data on Information Technology Professionals. Journal of Political Economy Microeconomics.

Per questo osserviamo un ritorno in ufficio trend nel 2024 perché l'importanza della produttività del team non può essere sottovalutata.

WorkTime è un monitoraggio efficace dei dipendenti per team remoti, in ufficio, e ibridi.

Come usare l'IA al lavoro e fallire?

Per il team di Anabel, l'IA è diventata la causa principale del calo della qualità. Quindi quali erano le principali insidie del contenuto generato da un assistente virtuale esternalizzato? 1. Problemi di accuratezza IA. Molto spesso, le informazioni non sono affidabili o inaccurate, diminuendo la qualità del contenuto scritto; 2. Mancanza di creatività. I design generati da IA sono per lo più riconoscibili, facendo sembrare email e sito web economici; 3. Scarsa personalizzazione del supporto esternalizzato. Il linguaggio innaturale allontana i potenziali clienti. L'azienda poteva anche affrontare questi rischi correlati all'IA: 1. Rischi di sicurezza. L'uso nascosto di strumenti IA poteva portare a perdite di dati confidenziali; 2. Condivisione di informazioni sensibili. Dare compiti da esternalizzare a un assistente virtuale può rivelare segreti aziendali ai concorrenti; 3. Rischio reputazionale. Contenuti di scarsa qualità possono danneggiare l'immagine dell'azienda sul mercato.

Perché i dipendenti nascondono l'uso dell'IA al lavoro?

1. I dipendenti temono di essere licenziati perché la maggioranza delle loro responsabilità sono automatizzate; 2. Quando i datori di lavoro non sanno che il contenuto è generato da intelligenza artificiale, lo giudicano in modo imparziale. 3. Frode. I lavoratori frodano il tempo o semplicemente esternalizzano a un assistente virtuale quasi tutti i loro doveri e si rilassano.

Il 68% di 5,067 intervistati che hanno usato l'IA al lavoro ha affermato di averlo fatto in modo discreto, riporta uno studio Fishbowl.

WorkTime offre 70+ report non invasivi per analizzare la produttività dei dipendenti, la presenza, il tempo attivo, e l'uso di internet per formati in ufficio o remoti.

IA o umano? WorkTime conosce la verità

La storia di Anabel conferma l'importanza del monitoraggio e della prevenzione dei rischi dell'uso covert di assistenti virtuali esternalizzati. Con lo sviluppo rapido degli strumenti IA, ci sarà una sfida maggiore per i proprietari di proteggere i loro progetti aziendali. A parte alcuni rischi, usare l'IA al lavoro ha molti benefici. Quindi, ha senso scoprire cosa può fare un assistente virtuale per la mia azienda senza danneggiare la qualità, la sicurezza, e l'immagine del brand.

Vietare gli strumenti IA al lavoro non è la migliore soluzione. Il modo più efficace è stabilire norme per un'implementazione efficace e trasparente dell'intelligenza artificiale.

Il software di monitoraggio WorkTime gestisce perfettamente la creazione di un ambiente di lavoro produttivo, rispettoso, e trasparente senza spazio per danni alla produttività o frodi IA. Inizia una prova gratuita di 14 giorni subito per provare tutte le funzionalità!