10 modi in cui il personale può ingannare il software di monitoraggio dei dipendenti & come evitarlo con WorkTime

WorkTime è un software di tracciamento del tempo che opera sul mercato del monitoraggio dei dipendenti da oltre 20 anni. Questa soluzione non viola la privacy dei dipendenti e non può essere facilmente ingannata.

Un aumento nell'uso di software di monitoraggio dei dipendenti facilita l'applicazione delle normative nel lavoro remoto. Secondo uno studio, quasi l'80% dei datori di lavoro usa tale software per tenere d'occhio il lavoro e le attività online del personale. Alcuni manager (73%) sono andati oltre e hanno registrato email, chiamate o messaggi per giudicare le prestazioni dei lavoratori. Allo stesso tempo, alcuni dipendenti hanno escogitato strategie per ingannare il software di tracciamento del tempo. Comprendere le motivazioni dietro il comportamento dei dipendenti riguardo al software di tracciamento del tempo è molto importante per ogni organizzazione. Quale metodo usano i dipendenti per suggerire trucchi al software è una preoccupazione aggiuntiva. Approfondiamo per capire perché i lavoratori cercano di ingannare le soluzioni di monitoraggio e come evitarlo.

Perché i datori di lavoro usano il software di tracciamento del tempo

I manager vedono se un dipendente ha bisogno di aiuto

Se un professionista impiega molto tempo per completare un compito, potrebbero assegnargli un esperto in quell'area o un membro del team più esperto per aiutare.

I manager possono valutare in modo più adeguato gli sforzi degli sviluppatori

Tipicamente, i decisori valutano il lavoro di una persona in base alla produttività, ma questo non si applica allo sviluppo software. Uno sviluppatore potrebbe passare ore alla ricerca prima di iniziare a scrivere codice. Se queste ore sono registrate, diventa più facile valutare gli sforzi effettivi del dipendente.

Il tracciamento del tempo aiuta la gestione a valutare se i compiti sono appropriati per gli esperti

Se un compito richiede troppo tempo per essere completato, potrebbe avere senso cambiare un'area di responsabilità.

La gestione può pianificare con precisione il costo dello sviluppo di una funzionalità specifica

Se i manager vedono che gli esperti hanno bisogno di più tempo per sviluppare una funzionalità specifica, considereranno di allocare un budget più appropriato la prossima volta. Ad esempio, un dipendente medio negli USA passa circa il 28% delle ore di lavoro a elaborare email. Quindi, i manager possono rendersi conto che una funzionalità speciale per lavorare con le email beneficerebbe l'azienda.

I manager vedranno se il compito è stato pianificato correttamente

Se un professionista spende più tempo su un compito, come una soluzione software personalizzata, del previsto, è possibile che il livello di complessità del compito non sia stato valutato correttamente. La prossima volta, le scadenze saranno adattate. In effetti, strumenti di tracciamento dei dipendenti aiutano persino a evitare lacune negli stipendi. Le aziende che utilizzano software con funzionalità di registrazione del tempo e payroll sono meno propense al 44% a commettere errori. Tuttavia, anche coloro che comprendono questi benefici potrebbero ingannare i sistemi di monitoraggio dei dipendenti, specialmente quando lavorano da remoto. Quindi, perché succede?

Perché i dipendenti ingannano i sistemi di monitoraggio?

In breve, lo fanno per evitare la sorveglianza e l'intrusione nelle loro vite. Tuttavia, ci sono più ragioni dietro questo.

Troppe attività da gestire a casa

I dipendenti potrebbero essere tenuti a svolgere doveri domestici come gestire il trambusto della televisione, accogliere ospiti, prendersi cura dei bambini o recarsi in un negozio di alimentari vicino in background mentre lavorano a distanza. Queste distrazioni potrebbero causare ai dipendenti di accomplish poco, e qui devono rimediare. Quando i lavoratori incontrano difficoltà nel rispettare le scadenze, spesso ricorrono a metodi non etici per ingannare i monitor del tempo per evitare la responsabilità.

Mancanza di affidabilità

La maggior parte delle volte, gli strumenti di tracciamento offrono modi per tenere d'occhio i dipendenti, come scattare screenshot dei loro desktop e registrare i loro keystroke. Quando i manager usano questi metodi, sembra che non si fidino dei loro lavoratori con i loro lavori. Le persone iniziano a sentirsi come se non contassero. Alla fine, iniziano a ingannare le loro aziende usando certi strumenti per creare falsi report.

Procrastinazione pura

Alcuni dipendenti procrastinano per gestire l'ansia, mentre altri semplicemente perdono tempo sugli schermi. Dopo aver passato tempo durante il giorno, i procrastinatori hanno compiti incompleti e scadenze in arrivo. I tracciatori del tempo possono facilmente rilevare le prestazioni insufficienti. Quindi, i procrastinatori ingannano questa tecnologia e i loro supervisori.

Malinteso

A volte, i dipendenti semplicemente non comprendono le ragioni dietro il tracciamento del tempo. Spetta ai datori di lavoro tenere il personale informato e l'intero processo chiaro. Dovrebbero avvertire il personale delle loro intenzioni e fornire linee guida se possibile.

Da WorkTime supportiamo un tracciamento del tempo dei dipendenti trasparente e non invasivo. È facile spiegare come funzionano i nostri strumenti in modo che il personale realizzi i benefici di questo tipo di software e decida di non ingannare.

10 modi più comuni per ingannare il software di tracciamento del tempo

Superare le app di monitoraggio dei dipendenti non è un'arte complessa da padroneggiare. Ci sono due lati della medaglia. Usare le app di tracciamento del tempo a proprio vantaggio può essere considerato non etico da molte persone. Allo stesso tempo, molti sentono che è essenziale preservare la propria privacy. Se un dipendente usa il software di monitoraggio del personale per ragioni personali e lo trova troppo limitante o invasivo, potrebbe essere etico aggirarlo. Tuttavia, devono considerare le possibili ripercussioni. Superare le app di tracciamento del tempo potrebbe essere disonesto. Quindi, come possono i dipendenti ingannare il software di monitoraggio?

1. Applicare un secondo monitor

L'utilizzo di un sistema a doppio monitor è qualcosa che molti dipendenti trovano efficace. Quindi, è più comodo per loro avere tutto proprio davanti agli occhi piuttosto che premere ripetutamente i tasti ALT+TAB per spostare le finestre. Tutte le app relative al lavoro sono aperte sul display principale. Sull'altro schermo, stanno facendo acquisti o messaggi ai loro amici.

Come posso prevenirlo?

Come datore di lavoro, è importante per te selezionare uno strumento di monitoraggio affidabile in grado di tracciare configurazioni multi-monitor. In questo modo, i tuoi dipendenti avranno meno opportunità di ingannarti di quanto avrebbero altrimenti.

WorkTime è progettato per monitorare più schermi. Non c'è modo che il personale possa ingannarlo aggiungendo più monitor.

2. Usare dispositivi per muovere il mouse

Alcune persone impiegano giocattoli a batteria per automatizzare i movimenti del mouse. Sembra divertente e ridicolo, eh? Quando il dispositivo di tracciamento si collega al mouse e lascia che il giocattolo lo muova, viene ingannato pensando di percepire movimento. Il report di attività è un astuto inganno per ingannare il sistema di monitoraggio, eppure sembra produttività. Un altro metodo è utilizzare un dispositivo per muovere il mouse per ingannare il software di monitoraggio del computer. I gadget per evitare i tracciatori del tempo sono piuttosto intelligenti. Muovono il puntatore del mouse lentamente come una mano invisibile per apparire attivi. I dipendenti collegano questo piccolo dispositivo a una connessione USB per simulare il movimento dello schermo. I report suggeriscono lavoro ininterrotto, ma potrebbe essere una maratona di TV o gaming.

Come posso prevenirlo?

Le aziende dovrebbero cercare software di tracciamento del tempo che incorpori monitoraggio dell'attività. Questo consente alle aziende di osservare le attività specifiche che i dipendenti svolgono sui loro computer, facilitando il rilevamento di eventuali tentativi di manipolazione del sistema.

WorkTime include il monitoraggio dell'attività. Con questo strumento, i datori di lavoro possono facilmente misurare la produttività del personale e rilevare eventuali segni di manipolazione del sistema. Con WorkTime, si può notare quando i dipendenti sono lontani dalla scrivania e prendere misure per prevenire ritardi nelle scadenze.

3. Bloccare i tasti

Questo potrebbe sembrare il metodo di inganno più ridicolo ma ancora efficace. La maggior parte delle soluzioni di monitoraggio dei dipendenti valuta le applicazioni e lo sforzo. Se un individuo apre Word, ad esempio, il programma di monitoraggio lo considererà produttivo. Se il dipendente non lavora attivamente nell'app per più di un minuto, il sistema traccia quel tempo come idle. Quindi, se si posiziona una tazza (o alcuni obiettivi divertenti come giocattoli) sul tasto Spazio, il loro report rifletterà produttività illimitata.

Come posso prevenirlo?

Basically, qualsiasi sistema che cattura footage o registra un video del dispositivo di un lavoratore può individuare comportamenti sospetti. Alcuni strumenti possono essere configurati per allertare automaticamente i manager se si verifica qualsiasi attività sospetta o strana in app normalmente produttive.

WorkTime offre protezione contro il blocco dei tasti. I datori di lavoro saranno notificati in caso di attività sospette nelle applicazioni di lavoro.

4. Falsificare i fogli presenze

Molte app che tracciano il tempo permettono ai lavoratori di apportare modifiche manuali. Quando lo strumento registra il tempo libero di un dipendente o un'attività non relativa al lavoro, il personale può spesso modificare questi record. Alcuni strumenti non possono distinguere tra tempo tracciato automaticamente e tempo modificato manualmente, il che rende difficile distinguere la differenza.

Come posso prevenirlo?

Integrando funzionalità come monitoraggio dell'attività del personale, le aziende possono tracciare con precisione le posizioni dei dipendenti e monitorare le loro attività, fornendo una vista completa dei loro spostamenti e compiti.

WorkTime monitora l'uso di applicazioni e siti web, così come i tempi di attività dei dipendenti quando usano il computer. Puoi sempre confrontare i fogli presenze dei dipendenti con i report WorkTime per rilevare eventuali lacune.

5. Implementare un depistaggio

Alcune persone giocano o guardano video divertenti mentre fingono di lavorare sui loro monitor. Aprono una finestra a schermo intero per guardare contenuti, insieme a un programma di lavoro in background. Mentre guardano la loro serie TV preferita o affrontano missioni di gioco, potrebbero lanciare Google Docs, Excel, strumenti SEO o CRM. Un depistaggio nella seconda finestra distrarrà lo strumento di monitoraggio e lo farà notare l'attività. Per prevenire che l'attività reale appaia sull'altro schermo, il dipendente minimizzerà quella finestra.

Come posso prevenirlo?

Raccomandiamo di usare un report di produttività dello schermo. Questo report protegge la privacy dei dipendenti poiché non registra alcun contenuto dello schermo. Allo stesso tempo, mostra quanto dello schermo è produttivo/non produttivo in percentuale. Ad esempio, il 70% dello schermo è produttivo (MS Word) mentre il 30% dello schermo è non produttivo (YouTube).

WorkTime offre un report di produttività dello schermo in cui i datori di lavoro possono vedere se un'applicazione o un sito web non produttivo è visualizzato sullo schermo del dipendente. Questo permette loro di tenere ulteriormente i lavoratori lontani dalle distrazioni.

6. Eseguire una macchina virtuale (VM)

Usando VM, gli utenti sono in grado di eseguire molti sistemi operativi (OS) su un singolo computer. È possibile attraverso l'utilizzo di software. Un dipendente potrebbe anche utilizzare questa configurazione per timbrare su un OS e poi passare a un altro sistema per accomplire doveri professionali che non sono fatturati all'individuo.

Come posso prevenirlo?

Prova a cercare icone di software VM nella tray di sistema o sul desktop per indizi. Cerca piccole finestre con confini; questo potrebbe essere un segno di un altro OS che cerca di prendere il controllo dello schermo. Crea più sistemi di monitoraggio del tempo del personale a prova di inganno.

WorkTime registra il tempo speso in una macchina virtuale. Troppa VM sullo schermo del dipendente è un brutto segno, specialmente se si usano altre applicazioni contemporaneamente.

7. Nascondere processi dal tracciatore del tempo

Il personale può anche nascondere il loro lavoro dal tracciatore, che è un altro metodo. Lo realizzano lavorando su progetti personali durante le ore di lavoro o usando un computer separato per il lavoro che non è registrato. Entrambe sono opzioni valide.

Come posso prevenirlo?

Per evitare questo, le imprese dovrebbero cercare software di tracciamento del tempo con attributi come monitoraggio del tempo attivo e idle. Quindi, le corporation avranno la capacità di monitorare le attività dei dipendenti anche in assenza di tracciamento attivo.

WorkTime monitora sia il tempo attivo che idle per ora/giorno/settimana/mese per ogni dipendente o dipartimento. Ottieni report in tempo reale, permettendoti di raggiungere una produttività del personale più alta.

8. Disattivare lo strumento

I dipendenti con abilità tecniche avanzate potrebbero provare a immobilizzare completamente il software, rendendo impossibile il monitoraggio dell'attività. Ad esempio, i lavoratori remoti potrebbero installare software antivirus o firewall che bloccano il software di monitoraggio dal caricarsi o funzionare correttamente. Questo può creare l'apparenza di difficoltà tecniche o problemi di connettività internet dalla prospettiva del datore di lavoro. In altre circostanze, potrebbero mettere il loro gadget in modalità offline. Il software di monitoraggio non sarà in grado di registrare attività o ore di lavoro se non abilita il tracciamento del tempo offline. Il dipendente è quindi tenuto a inviare una voce di tempo manuale.

Come posso prevenirlo?

Per mitigare tali rischi, le aziende dovrebbero cercare software di tracciamento del tempo a prova di manomissione che non può essere facilmente disinstallato. Inoltre, optare per una soluzione basata su cloud garantisce che non possa essere fermata o cancellata dai dipendenti, migliorando la sicurezza del sistema di tracciamento.

WorkTime non può essere facilmente disinstallato e riavvierà automaticamente se il processo viene disattivato. Noterai report vuoti.

9. Accesso remoto

Alcuni dipendenti potrebbero semplicemente impostare il tracciatore del tempo sul loro computer personale di lavoro (PC). Un client di accesso remoto sarà installato e connesso al secondo PC su questo dispositivo. Da ora in poi, lo shopping online, guardare film e giocare contano come produttivi secondo il gadget di monitoraggio. I tracciatori del tempo considerano i client di accesso remoto correlati al lavoro.

Come posso prevenirlo?

Per mitigare questo, le organizzazioni dovrebbero cercare software di monitoraggio remoto specificamente progettato per lavori a distanza. I datori di lavoro avranno la capacità di monitorare le attività dei dipendenti anche quando non sono fisicamente presenti sul posto di lavoro.

Con WorkTime, puoi ottenere insight su diverse distrazioni che influenzano la produttività dei tuoi dipendenti remoti. Elimina queste distrazioni per favorire un ambiente di lavoro più produttivo.

10. Modificare il codice

Ora, questo non è per tutti. Solo i professionisti tech-savvy possono manipolare il codice di un'app di monitoraggio per tracciare comportamenti specifici. Il compito è difficile ma possibile. Se noti tale manipolazione nella tua azienda, contatta il team di supporto del software di monitoraggio, poiché richiede una soluzione complicata. Quindi, assicurati che il tuo software di tracciamento del tempo offra un buon servizio clienti (come quello che potresti ottenere da WorkTime).

Come posso prevenirlo?

È altamente raccomandato impiegare un tracciatore del tempo con crittografia robusta. Ad esempio, la crittografia Rijndael CBC 256-bit, che è di grado militare, previene la manipolazione dei dati. Il sistema è hackerabile ma richiederebbe un investimento significativo di risorse, nervi e tecnologia avanzata.

WorkTime garantisce alti standard di sicurezza dei dati. Usa la crittografia AES-256. AES-256 è il protocollo più sicuro - i dati non possono essere crittografati a meno che il codice non sia noto.

Consigli efficaci per il tracciamento del tempo per prevenire l'inganno dei dipendenti

Abbiamo già menzionato diverse soluzioni comuni. Tuttavia, abbiamo deciso di fornire un riassunto di tutti gli hint che possono aiutarti a tenere i tuoi dipendenti lontani dall'ingannare il software di monitoraggio del tempo.

Inizia escludendo la sorveglianza e troppa invasione. I dipendenti saranno soddisfatti di un tracciatore del tempo che aderisce a una politica di 0-sorveglianza, poiché monitorerà solo la loro attività lavorativa. I manager otterranno tutte le info relative alle prestazioni di cui hanno bisogno riguardanti il lavoro. Senza monitoraggio in tempo reale, la necessità di ingannare il software di tracciamento del tempo diventa superflua.

• Promuovi la collaborazione e il lavoro di squadra. Coltiva uno spirito di cameratismo tra i lavoratori remoti attraverso iniziative di team-building e progetti collaborativi. Questo favorisce un'atmosfera in cui i dipendenti contribuiscono agli input degli altri. • Rendi il logging del tempo il più facile possibile. La flessibilità di divulgare i record di lavoro a tua discrezione fornisce ai dipendenti un senso di fiducia, quindi non vogliono ingannare il software di tracciamento del tempo. I lavoratori sono in grado di concentrarsi più efficacemente perché non sono osservati dai loro supervisori tutto il tempo. • Definisci aspettative esplicite. Comunica efficacemente i tuoi requisiti riguardanti KPI, ore di lavoro e benchmark di performance. Stabilisci obiettivi e scadenze precise per garantire la responsabilità tra i dipendenti. • Offri un tracciamento più facile. Per tracciare le loro ore di lavoro principali, i dipendenti devono sempre accendere lo strumento. Il tracciamento automatico solleva il personale da questa ansia. I tracciatori automatici del tempo ricordano la loro attività della giornata e iniziano a tracciare quando il sistema si avvia. Questo permette ai lavoratori di concentrarsi sul loro lavoro. • Aderisci al principio di fidati ma verifica. Sebbene la fiducia sia importante, verificare il lavoro dei dipendenti è imperativo per garantire accuratezza e qualità. Esegui ispezioni o valutazioni periodiche per appraise le loro performance e rilevare disonestà.

Informazioni su WorkTime: cosa offriamo

Non stai ancora usando software di tracciamento del personale? WorkTime, una soluzione di monitoraggio dei dipendenti socialmente responsabile, potrebbe essere esattamente ciò che stavi cercando. I nostri prodotti monitorano i lavoratori da oltre 20 anni, e questo è ciò che pensiamo: troppa sorveglianza non aiuta il processo lavorativo. WorkTime può aiutarti a trovare il giusto equilibrio tra mantenere i tuoi dipendenti privati e farli lavorare più velocemente e meglio. Puoi controllare questa storia di successo dal nostro cliente che è riuscito ad aumentare la quantità di tempo che i loro dipendenti passano lavorando dal 40% all'86% in soli pochi giorni! Tuttavia, potresti chiederti come vanno le cose con l'inganno del nostro software di monitoraggio. I tuoi dipendenti non dovrebbero preoccuparsi poiché il nostro sistema non registra informazioni sensibili. In generale, il nostro approccio non fa sì che il personale voglia ingannare il software di tracciamento.

Pensieri finali

Le persone troveranno sempre modi per aggirare il software che traccia il loro tempo, ma le aziende non devono tollerarlo. Le aziende possono facilmente fermarlo usando gli strumenti giusti e conoscendo i trucchi più comuni. Le aziende possono tenere i loro lavoratori dall'ingannare i loro strumenti di tracciamento del tempo usando WorkTime. Non viola la privacy dei dipendenti, e ha strumenti come tracciamento dell'attività, monitoraggio dell'uso di internet, analisi dello schermo, ecc. Speriamo che questo post del blog sia stato utile per te! Non dimenticare di provare WorkTime oggi per vedere come può aiutare la tua attività! Buon tracciamento!

Agisci contro la frode nel tracciamento del tempo con WorkTime!