12 am häufigsten gestellte Fragen zu EU-Mitarbeitermonitoring-Gesetzen

Mitarbeitermonitoring ist in den meisten EU-Ländern legal. Regulatorische Unterschiede existieren. Allerdings haben die meisten europäischen Länder einige Vorschriften, die für jedes Unternehmen gelten. Erstens müssen Arbeitgeber legitime Gründe haben, ihre Mitarbeiter zu überwachen. Zweitens müssen Mitarbeiter über die Art der Überwachung, die stattfindet, informiert werden. In allen Fällen gelten die Prinzipien der Legalität, Legitimität und Verhältnismäßigkeit unabhängig vom Standort.

1. Ist Mitarbeitermonitoring in der EU legal?

Ja, Arbeitgeber in der EU haben das Recht, Mitarbeiter zu überwachen bei der Arbeit, solange ein legitimes geschäftliches Interesse vorliegt. EU-Mitarbeitermonitoring-Gesetze erlauben dies. Dennoch ist es entscheidend, das Recht des Arbeitgebers, den Arbeitsprozess rechtmäßig zu überwachen und zu managen, mit dem Recht des Mitarbeiters auf Privatsphäre auszugleichen. Es liegt im Recht des Mitarbeiters, vor jeder Überwachung benachrichtigt zu werden. Zum Beispiel traten in Deutschland am 1. August 2022 Änderungen am Benachrichtigungsgesetz in Kraft. Sie verpflichten alle Arbeitgeber, Neulinge detailliert und schriftlich über ihre Arbeitsbedingungen zu informieren. Direkte Zustimmung ist nicht überall erforderlich, aber an einigen Orten ist sie verpflichtend, daher ist es wichtig zu wissen, welche Regeln in Ihrer Region gelten. Am wichtigsten ist, dass der Überwachungsprozess der EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO). Die DSGVO legt fest, dass Einwilligung, Transparenz und Datenschutz essenziell sind. Diese Regeln gelten für Organisationen (öffentlich und privat) in der EU und für die außerhalb der EU ansässigen, die EU-Dienste anbieten.

2. Ist es legal, Firmencomputer zu überwachen?

Ja, Arbeitgeber in der EU haben ein legitimes Interesse daran, die Nutzung der Computer zu überwachen , die sie bereitgestellt haben, und sicherzustellen, dass die Nutzung geschäftsbezogen bleibt. Allerdings müssen Arbeitgeber die Überwachung der Nutzung mit dem Respekt vor der Privatsphäre ihrer Mitarbeiter ausbalancieren. Klare Arbeitsrichtlinien sind sehr wichtig. Arbeitgeber sollten den folgenden Ansatz wählen: 1. Stellen Sie sicher, dass Mitarbeiter im Voraus über die Überwachung durch eine klare Überwachungsrichtlinie informiert werden. 2. Stellen Sie sicher, dass die Überwachung nur für legitime geschäftliche Zwecke erfolgt und nicht in das grundlegende Recht des Mitarbeiters auf Privatsphäre eingreift. 3. Stellen Sie sicher, dass Datenschutzrechte respektiert werden.

3. Ist es legal, Internet- und Social-Media-Aktivitäten von Mitarbeitern zu überwachen?

Ja. Obwohl die Gesetzgebung zur Überwachung von Social Media und Internetaktivitäten in der EU variiert, hängt in den meisten EU-Ländern die Überwachung der Nutzung von Internet und Social Media von ihrem Zweck ab (geschäftsbezogen oder privat). Laut Artikel 29 der Datenschutz-Arbeitsgruppe ist eine rechtliche Grundlage wie ein legitimes Interesse für die Verarbeitung von Social-Media-Profilen von Mitarbeitern erforderlich. Vor mehreren Jahrzehnten waren EU-Mitarbeitermonitoring-Gesetze weniger streng. Zum Beispiel bestätigte der Europäische Gerichtshof für Menschenrechte 2007 das Privileg des Arbeitgebers, die Online-Chats des Arbeiters zu überwachen. Ein rumänischer Ingenieur, Bogdan Barbulescu, wurde wegen der Nutzung von Yahoo Messenger für private Gespräche während der Arbeitszeit entlassen. Damals schätzte der EGMR die Entscheidung des Arbeitgebers. 9 Jahre später kassierte die Große Kammer des Gerichts die Entscheidung. Die Richter zweifelten, ob dem Ingenieur rechtzeitig ordnungsgemäße Kündigung erteilt wurde. Daher muss ein faires Gleichgewicht zwischen dem Recht des Arbeitgebers, Mitarbeiter zu überwachen, und ihrem Recht auf Privatsphäre gewahrt werden. Arbeitgeber dürfen nur personenbezogene Daten im Zusammenhang mit Mitarbeitern sammeln und verarbeiten, soweit dies für die Erfüllung der Stelle notwendig und relevant ist, für die sie sich bewerben. Arbeitgeber dürfen Mitarbeiter überwachen, um die Nutzung von Internet und Social Media während der Arbeitszeit einzuschränken. Arbeitgeber sollten auch gut definierte Richtlinien zur Nutzung von Social Media und Internet festlegen, damit Mitarbeiter wissen, was akzeptabel ist oder nicht.

4. Ist es legal, Bildschirminhalte und Tastatureingaben zu überwachen?

Ja. Obwohl Unternehmen in der EU Bildschirmaufnahme- und Keylogging-Software zur Überwachung ihrer Mitarbeiter, muss eine solche Überwachung einem legitimen Geschäftszweck dienen, und die Mitarbeiter müssen einwilligen. Ganz natürlich erlauben die EU-Gesetze zur Mitarbeiterüberwachung die Nachverfolgung ihrer Bildschirme und Tastatureingaben unter bestimmten Bedingungen. Es lohnt sich zu erwähnen, dass diese Art der Überwachung in den meisten Fällen als Verletzung der Privatsphäre angesehen werden kann. Daher sollten Arbeitgeber, bevor sie sich dafür entscheiden, die Probleme identifizieren, die sie angehen wollen, und feststellen, ob diese Form der Überwachung notwendig ist. Am wichtigsten ist, dass sie die Anforderungen der DSGVO berücksichtigen und einhalten sollten.

5. Ist es legal, E-Mail-Inhalte zu überwachen?

Ja, Ein Arbeitgeber darf E-Mail-Inhalte überwachen, die auf dem Firmencomputer empfangen oder gesendet werden, vorausgesetzt, die Informationen sind nicht privat und die Überwachung ist durch legitime Gründe gerechtfertigt. Das heißt, es ist legal, Mitarbeiter zu überwachen, wenn Sie sie ordnungsgemäß über die Überwachung informieren. Es ist auch entscheidend für Unternehmen, zwischen privaten und arbeitsbezogenen E-Mails zu unterscheiden. Umgekehrt sollten Mitarbeiter auch vermeiden, auf persönliche E-Mails auf für berufliche Zwecke bereitgestellten Geräten zuzugreifen. Um die Überwachung von E-Mail-Inhalten mit dem Respekt vor der Privatsphäre der Mitarbeiter auszugleichen, sollten Arbeitgeber: 1. Sicherstellen, dass der Mitarbeiter über die Überwachung informiert ist und zugestimmt hat. 2. Sicherstellen, dass personenbezogene Daten, die mit den E-Mail-Konten des Mitarbeiters gesammelt oder verbunden sind, nicht zugänglich gemacht werden, und in solchen Situationen sollten Daten nur mit ihrer Zustimmung geteilt werden. 3. Sicherstellen, dass sie E-Mails aufbewahren und nach Ablauf der Frist löschen.

6. Ist es legal, Telefonate zu überwachen oder aufzuzeichnen?

Ja. Gemäß dem Persönlichkeitsdatenschutzgesetz kann die Überwachung und Aufzeichnung von Telefonaten unter bestimmten Bedingungen erlaubt sein. Zum Beispiel, wenn die Partei ausdrückliche Zustimmung gegeben hat oder die Überwachung/Aufzeichnung notwendig ist, um die legitimen Interessen des Arbeitgebers zu schützen. Ein Unternehmen mit einem Betriebsrat muss vor der Durchführung der Telefonüberwachung oder -aufzeichnung die Erlaubnis des Betriebsrats einholen. Arbeitgeber, die Telefonate aufzeichnen möchten, sind verpflichtet, diesem Kodex zu entsprechen.

7. Ist es legal, Videosysteme am Arbeitsplatz zu nutzen?

Ja. In der EU sind Videosüberwachungssysteme zugelassen, vorausgesetzt: 1. Es gibt einen legitimen Zweck für die Überwachung. 2. Die Überwachung ist angemessen für diesen Zweck. 3. Die Überwachung ist notwendig und weniger invasiv. Das Wesentliche ist, dass die Überwachung vernünftig sein muss, und Arbeitgeber müssen die Privatsphärerächte der Mitarbeiter berücksichtigen. Nach der DSGVO müssen Mitarbeiter über folgendes informiert werden: 1. Die Tatsache, dass sie überwacht werden. 2. Den Zweck der Überwachung. 3. Wie lange die überwachten Daten gespeichert werden. 4. Wer Zugriff auf die überwachten Daten hat. Die Verwendung versteckter Videosüberwachung gilt als Verletzung von Artikel 8 der Europäischen Menschenrechtskonvention („EMRK“). Sie ist nur im Falle eines Verdachts auf strafbare Verletzung oder Tätigkeit möglich, und in begrenztem Umfang. Auch die Überwachung in sensiblen Bereichen, wie Toiletten, religiösen Räumen und Pausenräumen, ist verboten. Neben Videosüberwachungssystemen gibt es verschiedene mitarbeiterfreundliche Optionen, die in Betracht gezogen werden können, wenn das primäre Ziel die Überwachung der Gesamtproduktivität und die Sicherstellung einer ordnungsgemäßen Nutzung der Unternehmensressourcen ist. Mitarbeiterproduktivitäts-Monitoring-Software ist eine großartige Möglichkeit, die Vorteile der Überwachung mit den Risiken der Invasion in die Privatsphäre der Mitarbeiter auszugleichen.

8. Ist es legal, private Nachrichten und E-Mail-Inhalte zu überwachen?

Ja. Arbeitgeber sind gerechtfertigt, bestimmte Aktivitäten wie das Senden oder Empfangen privater Nachrichten oder E-Mails zu kontrollieren, um sicherzustellen, dass Mitarbeiter ihre Pflichten während der Arbeitszeit erfüllen, insbesondere auf dem Firmengerät. Der EGMR legt klare Richtlinien fest, in welchem Umfang und wann eine solche Überwachung erlaubt ist. Unternehmen müssen Richtlinien entwickeln, die Mitarbeitern den Umfang der Überwachung mitteilen. Private Nachrichten und E-Mails fallen in die Kategorie personenbezogener Daten (wie in Artikel 4 der DSGVO). Daher müssen Organisationen nachweisen, dass sie die rechtliche Grundlage haben, um solche Informationen zu sammeln und zu überwachen.

9. Ist es legal, persönliche Geräte von Mitarbeitern zu überwachen?

Ja. Es gibt einige gültige Gründe, warum Arbeitgeber die privaten Geräte ihrer Mitarbeiter überwachen müssen können. Zum Beispiel möchten mit mehr Mitarbeitern, die in der EU und weltweit von zu Hause aus arbeiten, viele Arbeitgeber mit den Arbeitsprozessen Schritt halten. Die Überwachung ist daher in solchen Fällen vernünftig, aber es gibt Grenzen für die Überwachung. Die DSGVO verlangt vom Arbeitgeber, den Mitarbeiter explizit über die zu sammelnden Informationen und deren Verwendung zu informieren. Zusätzlich verlangt die DSGVO vom Arbeitgeber, transparent über den Überwachungsprozess zu sein und dem Mitarbeiter ausreichend Informationen über das Wie und Warum der Überwachung bereitzustellen. Es wird empfohlen, dass Arbeitgeber BYOD-Richtlinien umsetzen und verstehen, wo die Grenze bei der Mitarbeiterprivatsphäre und den Best Practices liegt, wenn sie solche Richtlinien entwickeln.

10. Ist es legal, persönliche Computer von Mitarbeitern zu überwachen?

Ja, Wenn der Mitarbeiter arbeitsbezogene Pflichten auf einem persönlichen Computer erledigt, kann die Überwachung solcher Geräte als legitimes Interesse am Schutz von Geschäfts Informationen gelten. EU-Mitarbeitermonitoring-Gesetze erlauben die Überprüfung der beruflichen Kommunikation und Aktivitäten während der Arbeitszeit. Allerdings gilt eine solche Überwachung als unrechtmäßig, wenn sie auch Daten im Zusammenhang mit dem Privatleben des Mitarbeiters erfasst. Angemessene Maßnahmen sollten ergriffen werden, um zwischen persönlicher und geschäftlicher Nutzung des Geräts zu unterscheiden, und BYOD-Richtlinien sollten implementiert werden, um ein Gleichgewicht zu schaffen.

11. Muss man Mitarbeiter über die Überwachung informieren?

Ja. In der EU ist dies ein entscheidender Schritt. Viele EU-Länder verlangen, dass Arbeitgeber ihre Mitarbeiter informieren und Überwachungsprozessfragen besprechen, bevor die Überwachung beginnt. Artikel 29 der Datenschutz-Arbeitsgruppe (WP249) betont, dass Transparenz auf die Datenverarbeitung am Arbeitsplatz angewendet werden sollte. Mitarbeiter müssen über die Überwachung, die Zwecke, für die personenbezogene Daten gesammelt werden, und alle anderen notwendigen Informationen informiert werden, um eine faire Verarbeitung zu gewährleisten. Zwei rechtliche Ansätze ergeben sich in der EU hinsichtlich Mitbestimmungsrechten. EU-Mitarbeitermonitoring-Gesetze sind unterschiedlich. In einigen Ländern haben Mitarbeiter das Recht, der Überwachung zuzustimmen oder nicht. Zum Beispiel in Schweden und Dänemark müssen Tarifverträge vor der Einleitung der Überwachung unterzeichnet werden, und eine berufsständische Gewerkschaft sollte informiert werden. In Litauen darf nur die Aktivität der verdächtigen Arbeiter überwacht werden, und sie müssen schriftlich über die Kontrollmaßnahmen informiert werden. In anderen Gerichtsbarkeit haben Mitarbeiter weniger Macht. Sie müssen über die Überwachung benachrichtigt werden, aber Zustimmung ist nicht erforderlich.

12. Mitarbeitermonitoring-Richtlinie - verpflichtend oder nicht?

Ja. Nichts schlägt eine gute, klare Richtlinie zum Überwachungsprozess. Überwachungsrichtlinien, Handbücher usw. müssen sorgfältig zugeschnitten werden, um den legitimen Zweck der Organisation hinter der Überwachung und was akzeptabel ist oder nicht, zu zeigen. Mit einer umfassenden und leicht zugänglichen Arbeitsplatz-Überwachungsrichtlinie werden Mitarbeiter über die Überwachung informiert. All das muss in den Arbeitsrichtlinien enthalten sein: 1. Die Art und der Umfang des Überwachungsprozesses. 2. Der Grund für die Überwachung. 3. Die Auswirkungen der Überwachung auf das Geschäft. 4. Wie vertrauliche oder sensible Informationen gehandhabt werden. (Falls welche genommen werden) 5. Akzeptable und inakzeptable Nutzungen aufzeigen. Arbeitgeber müssen sicherstellen, dass ihre Überwachungsrichtlinien den rechtlichen Anforderungen der geltenden EU-Mitarbeitermonitoring-Gesetze entsprechen.

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Gibt es Gesetze in der EU, die die Privatsphäre von Mitarbeitern am Arbeitsplatz schützen?

Ja. In der EU ist die Mitarbeiterprivatsphäre von grundlegender Bedeutung. Obwohl die EU anerkennt, dass Arbeitgeber ein legitimes Interesse daran haben, reibungslose Geschäftsprozesse aufrechtzuerhalten und sich vor Situationen zu schützen, die zu Haftung führen können, ist die EU sehr klar bezüglich der Privatsphäre. Artikel 8 der Europäischen Konvention zum Schutz der Menschenrechte und Grundfreiheiten Free erkennt das Recht auf Privat- und Familienleben an. Artikel 5 der DSGVO verlangt von den Datenverantwortlichen (Arbeitgebern), Datenschutzmaßnahmen von Anfang an und standardmäßig umzusetzen. Persönliche Daten sollten sein: 1. Rechtmäßig, fair und transparent in Bezug auf die betroffene Person verarbeitet werden. 2. Für festgelegte, explizite und legitime Zwecke erhoben werden und nicht in einer unvereinbaren Weise weiterverarbeitet werden. 3. Angemessen, relevant und auf das beschränkt, was für die Zwecke notwendig ist, für die sie verarbeitet werden. 4. Korrekte und, wo notwendig, aktuelle Daten; alle möglichen Schritte müssen unternommen werden, um sicherzustellen, dass ungenaue persönliche Daten ohne Verzögerung gelöscht oder korrigiert werden. 5. Persönliche Daten dürfen nicht über längere Zeiträume gespeichert werden. 6. In einer Weise verarbeitet werden, die angemessene Sicherheit der persönlichen Daten gewährleistet, einschließlich Schutz vor unbefugter oder unrechtmäßiger Verarbeitung und zufälligem Verlust, Zerstörung oder Schäden, unter Verwendung geeigneter technischer oder organisatorischer Maßnahmen. 7. Das für die Daten verantwortliche Personal muss für die Daten rechenschaftspflichtig sein können. Die DSGVO verlangt von Arbeitgebern, eine Datenschutz-Folgenabschätzung (DSFA) durchzuführen, unter Berücksichtigung der Art, des Umfangs, des Kontexts und der Zwecke des Überwachungsprozesses.

Gibt es professionellen Rat von Anwälten zur Überwachung?

Ja. Professionelle Anwälte raten Arbeitgebern, diesen sieben grundlegenden Prinzipien der Arbeitsgruppe zu folgen, damit die Überwachung unter EU-Mitarbeitermonitoring-Gesetzen als rechtmäßig und gerechtfertigt gilt. Die Vorschriften umfassen Notwendigkeit, Finalität, Transparenz, Legitimität, Verhältnismäßigkeit, Genauigkeit und Datensicherheitserhaltung. Diese Regeln stellen sicher, dass Arbeitgeber den legitimen geschäftlichen Bedarf an Überwachung verstehen, dass Mitarbeiter über die Überwachung und die Gründe dafür informiert sind, dass die Rechte der Mitarbeiter nicht verletzt werden und dass personenbezogene Daten der Mitarbeiter geschützt sind. 1. Das Notwendigkeitsprinzip verlangt, dass die Überwachung "notwendig" für geschäftliche Zwecke ist. 2. Das Finalitätsprinzip verlangt, dass Daten nur für spezifische, explizite und legitime Zwecke gesammelt werden und nicht in einer Weise verarbeitet werden, die mit diesem Zweck inkompatibel ist.> 3. Das Transparenzprinzip verlangt, dass der Arbeitgeber offen und klar über die Überwachung ist. (Keine verdeckte Überwachung erlaubt) Die Transparenzregel schreibt vor, dass die Überwachung und die dahinterliegenden Gründe allen Mitarbeitern in schriftlichen Richtlinien vollständig und explizit offengelegt werden müssen. 4. Das Legitimitätsprinzip gibt an, dass die Verarbeitung personenbezogener Daten von Mitarbeitern legitim und notwendig für die Arbeitsleistung sein muss, ohne die grundlegenden Rechte der Mitarbeiter zu verletzen. 5. Das Verhältnismäßigkeitsprinzip besagt, dass personenbezogene Informationen angemessen, relevant und nicht übermäßig sein müssen. 6. Das Genauigkeitsprinzip verlangt, dass alle Aufzeichnungen genau, aktuell und nicht länger als notwendig aufbewahrt werden, angesichts der legitimen Zwecke des Arbeitgebers. Als Richtlinie schlägt die Arbeitsgruppe vor, dass die Datenspeicherung nicht mehr als drei Monate überschreiten sollte. 7. Das Datensicherheitsprinzip erfordert, dass der Arbeitgeber angemessene technische Maßnahmen ergreift, um sicherzustellen, dass personenbezogene Daten der Mitarbeiter sicher sind.

Was ist das Fazit?

Alle Mitarbeiterüberwachungsprozesse müssen Datenschutzgesetzen entsprechen. Der Überwachungsprozess sollte auf rechtlichen Grundlagen und fair gegenüber den Mitarbeitern durchgeführt werden und, am wichtigsten, transparent. Haftungsausschluss Die in diesem Artikel bereitgestellten Informationen dienen nur dem allgemeinen Verständnis und sind nicht als Rechtsberatung zu verwenden. Für professionelle Rechtsberatung konsultieren Sie bitte Ihren Anwalt.