Bring-Your-Own-Device (BYOD)-Richtlinien. Was zu beachten ist, wenn persönliche elektronische Geräte von Mitarbeitern überwacht werden.

Hybride Arbeitsplätze, Fernarbeitsorte, und Home-Office werden im Jahr 2021 immer üblicher. Für die meisten Mitarbeiter bedeutet dies, arbeitsbezogene Informationen oder das Unternehmensnetzwerk remote über verschiedene persönliche Geräte wie Computer, Smartphones und Tablets zu erreichen. Während dies den Mitarbeitern mehr Flexibilität und Bequemlichkeit bietet, birgt es auch potenzielle Sicherheitsrisiken und andere produktivitätsbezogene Probleme. Infolgedessen führen viele Unternehmen BYOD-Richtlinien ein. Laut Financesonline, haben 95 % der Organisationen weltweit eine BYOD-Richtlinie aktiv umgesetzt, und der BYOD-Markt wird bis 2022 auf 366,95 Milliarden US-Dollar wachsen.

Mitarbeiter nutzen zunehmend persönliche Computer, Smartphones und Tablets, um arbeitsbezogene Informationen zu erreichen.

Erfahren Sie, warum eine BYOD-Richtlinie wichtig ist und welche Best Practices Sie anwenden können, um diese Praxis effektiver und erfolgreicher zu gestalten.

Was ist BYOD?

Der BYOD-Ansatz erlaubt der Belegschaft, ihre privaten Geräte/Gadgets (Smartphones, Computer, Laptops, Tablets, USB-Sticks usw.) für offizielle Arbeitsaufgaben zu nutzen, anstelle von unternehmensbereitgestellten Geräten.

Was ist eine BYOD-Richtlinie?

Bring-Your-Own-Device-Richtlinien sind Richtlinien, die von Unternehmen festgelegt werden, um Mitarbeitern zu erlauben, persönliche Geräte für arbeitsbezogene Zwecke zu nutzen. Diese Richtlinie dient unter anderem dem Schutz der Unternehmensdaten.

Bring-Your-Own-Device (BYOD)-Richtlinien sind Richtlinien, die von Unternehmen festgelegt werden, um den Mitarbeitern zu erlauben, ihre eigenen Geräte für arbeitsbezogene Zwecke zu nutzen.

Wie funktioniert eine BYOD-Richtlinie?

Eine Bring-Your-Own-Device-Richtlinie definiert, was während der offiziellen Geschäftszeiten akzeptabel ist und nicht, sowie wie die Organisation vor Cybersicherheitsrisiken wie Hacking und Datendiebstahl während und außerhalb der Arbeitszeit geschützt wird. Mitarbeiter müssen zustimmen und ein Dokument unterzeichnen, das die Bedingungen der Richtlinie umreißt. Dies geschieht, um sicherzustellen, dass Mitarbeiter vollständig für alle unternehmensbezogenen Daten auf ihren privaten Geräten verantwortlich sind und den Anforderungen der BYOD-Richtlinie zustimmen.

Wenn Sie Ihren Mitarbeitern die Erlaubnis geben, Unternehmensinformationen auf ihren Geräten zu speichern, sollte eine klar definierte BYOD-Richtlinie vorhanden sein, um diese Daten zu schützen.

Wie hilft das Bring-Your-Own-Device-Programm Unternehmen?

Kosteneinsparungen

Unternehmen, die Bring-Your-Own-Device-Programme umsetzen, müssen nicht so viel Geld für Technologie ausgeben. Wenn Ihr Unternehmen eine Bring-Your-Own-Device-Richtlinie hat, müssen Sie nicht für jedes Gerät Telefon und Laptop kaufen. Neben der Kostenersparnis erleichtert dieser Ansatz die Unterstützung von Mitarbeitergeräten.

Zugänglichkeit

Eine persönliche Geräte-Richtlinie eliminiert die Notwendigkeit für Mitarbeiter, mehrere Geräte zu verwalten und zu warten. Da sie nicht so viele Geräte mit sich herumtragen müssen, können sie leicht auf Tools zugreifen und mit ihnen arbeiten, mit denen sie am vertrautesten sind.

Verbesserte Effizienz und Produktivität

Laut diesem Forbes-Artikel, glauben Mitarbeiter, dass die Technologie-Tools, die sie in ihrem Privatleben nutzen, effektiver und produktiver sind als die am Arbeitsplatz. Mitarbeiter müssen keine Zeit und Mühe darauf verwenden, ein neues System zu lernen. Da sie bereits mit ihren eigenen elektronischen Geräten vertraut sind, ist es viel einfacher, direkt in die Arbeit einzusteigen. Zudem kann die Arbeit jederzeit und von überall durchgeführt werden, dank der Mobilität und Flexibilität, die Mitarbeitergeräte bieten.

Best Practices für die Implementierung einer BYOD-Richtlinie

Remote-Überwachung und -Verwaltung, Sicherheit, Dokumentensicherung und Passwortschutz fallen unter den Oberbegriff "Nutzung persönlicher Geräte am Arbeitsplatz-Richtlinien". Hier sind die Best Practices, um dies zu erreichen und eine sichere und produktive BYOD-Umgebung zu gewährleisten.

1. Skizzieren Sie Ihre Erwartungen klar in der BYOD-Unternehmensrichtlinie

Gute Kommunikation ist essenziell, wenn Einschränkungen und Erwartungen an Mitarbeitergeräten durchgesetzt werden, da die Grenzen der Mitarbeiterprivatsphäre verschwimmen können. Mitarbeiter müssen wissen, was Sie von ihnen erwarten, daher sollten Sie alles in diesen Richtlinien detailliert beschreiben. Eine Bring-Your-Own-Device-Richtlinie sollte die folgenden Bestimmungen enthalten:

• Welche Art von persönlichen Geräten für das BYOD-Programm genutzt werden können.
• Was auf BYOD-Geräten erlaubt ist und was nicht.
• Welche Anwendungen und Tools Mitarbeiter auf ihren persönlichen Geräten nutzen können.
• Welche Sicherheitsmaßnahmen auf Mitarbeitergeräten zu Schutzzwecken eingeführt werden.
• Welche Überwachungsstrategien oder -Tools eingeführt werden, um die Produktivität hoch zu halten, und welche Metriken gemessen werden.
• Rechte der Arbeitgeber, auf die auf ihren persönlichen Geräten gespeicherten Unternehmensdaten zuzugreifen.
• Technische Unterstützung für BYOD-Geräte.
• Umstände, unter denen solche Geräte für Anreize oder Kostenerstattungen berechtigt sind, sollten definiert werden.
• Detaillierte Erklärung, wie Unternehmensdaten im Falle einer Kündigung gehandhabt werden.
• Klarer Umriss der Maßnahmen, die im Falle einer Richtlinienverletzung ergriffen werden.
• Verfahren zur Meldung von verlorenen oder gestohlenen Geräten sollten ebenfalls in die Bring-Your-Own-Device-Richtlinie aufgenommen werden.

Es ist gute Praxis, Mitarbeiter eine BYOD-Geräte-Richtlinie unterschreiben zu lassen, bevor persönliche Geräte auf Unternehmensdaten zugreifen dürfen.

2. Schulen Sie Ihre Belegschaft in Sicherheitsfragen

Viele der Sicherheitsrisiken im Zusammenhang mit BYOD lassen sich auf menschliches Versagen zurückführen. Aus diesem Grund beginnt der Schutz von Unternehmensdaten mit der Schulung der Mitarbeiter in den Grundlagen der Sicherheit. Zu den Themen, die Sie in einer solchen Schulung abdecken könnten, gehören die Folgen von Phishing-E-Mails, wie man Malware erkennt und wie man die Geräte der Mitarbeiter sicher hält. Mitarbeiter sollten davor gewarnt werden, Links in E-Mails von unbekannten Quellen anzuklicken, und nur autorisierte App-Stores sollten für den Download von Drittanbieter-Apps genutzt werden. Zusätzlich ist es entscheidend, das Personal in der richtigen Art und Weise zu schulen, sensible Informationen auf ihren persönlichen Geräten zu speichern und zu übermitteln. Schließen Sie schließlich diese Schulungs-/Bildungshandbücher in die Bring-Your-Own-Device-Richtlinie ein, damit Mitarbeiter sie jederzeit nachschlagen können.

Es ist wichtig, Ihre Mitarbeiter in den Grundlagen der Sicherheit zu schulen, um Unternehmensdaten angemessen zu schützen.

3. Setzen Sie Mitarbeiterüberwachungssoftware ein

Es ist leicht für Mitarbeiter, sich abzulenken, wenn sie von ihren Geräten aus arbeiten; diese Ablenkungen können in Form von Social-Media-Benachrichtigungen oder Besuchen auf arbeitsunrelevanten Websites auftreten, und diese Ablenkungen können die Produktivität beeinträchtigen. Mitarbeiterproduktivitätsüberwachung kann in Ihr BYOD-Programm integriert werden, um diese Produktivitätsprobleme unter Kontrolle zu halten. Zum Beispiel kann Remote-Überwachungssoftware installiert werden, um zu überwachen, wie viel Zeit Mitarbeiter mit der Arbeit verbringen und welche Websites sie während der Arbeitszeit besuchen. Es ist auch möglich, potenziell schädliche Websites auf BYOD-Geräten mit Mitarbeiterüberwachungstools zu blockieren.

Mitarbeiterproduktivitätsüberwachung kann in Ihr BYOD-Programm integriert werden, um diese Produktivitätsprobleme unter Kontrolle zu halten.

Mitarbeiterprivatsphäre und Datensicherheit sollten berücksichtigt werden, wenn die Computeraktivitäten und Produktivität von Mitarbeitern überwacht werden auf solchen Geräten. Es ist wichtig für Arbeitgeber, nicht-intrusive Mitarbeiterüberwachungssoftware zu verwenden, die nur Daten im Zusammenhang mit den beruflichen Aufgaben des Mitarbeiters erfasst und die Privatsphäre des Mitarbeiters außerhalb dieser Stunden nicht verletzt. Zusätzlich raten Rechtsexperten Unternehmen, schriftliche Bestätigungen von ihren Mitarbeitern einzuholen, in denen diese erklären, dass sie die Vorschriften der Richtlinie verstehen und bereit sind, angemessenen Zugriff auf ihre Geräte für Überwachungszwecke zu gewähren.

Mitarbeiterüberwachungsrichtlinien sollten in das BYOD-Programm integriert werden, um zu umreißen, welche Daten erfasst werden.

Was zu beachten ist, wenn Mitarbeiterüberwachung auf persönlichen elektronischen Geräten von Mitarbeitern implementiert wird:

• Bedenken hinsichtlich der Mitarbeiterprivatsphäre sowie Unternehmensdatensicherheitsrichtlinien sollten berücksichtigt werden, wenn Mitarbeiterüberwachung implementiert wird.
• Beim Überwachen persönlicher Geräte von Mitarbeitern sollte sichergestellt werden, dass geltende Gesetze eingehalten werden, um die Privatsphäre der Mitarbeiter zu schützen.
• Es ist wichtig für Unternehmen, Mitarbeitern BYOD-Richtlinien und Überwachungsrichtlinien bereitzustellen, damit sie wissen, wie ihre persönlichen Geräte überwacht werden. Dies hilft, Missverständnisse zu vermeiden.
• Es ist wichtig, klare Fälle für die Überwachung und den Zugriff auf persönliche Geräte aufzulisten.
• Arbeitszeiten, Untersuchungen von Mitarbeiterfehlverhalten und Vertragsverletzungen, zum Beispiel, könnten alle als Gründe für die Überwachung aufgeführt werden.
• Die Überwachungsrichtlinien sollten angeben, welche Geräte überwacht werden.
• Beschreiben Sie die Sicherheitsmaßnahmen, die das Unternehmen zur Schutz der überwachten Daten verwenden kann.
• Arbeitgeber sollten schriftliche Bestätigungen von ihren Mitarbeitern einholen, in denen diese erklären, dass sie die Richtlinie verstanden haben, ihr zustimmen und angemessenen Zugriff auf ihre Geräte für Überwachungszwecke gewähren.

4. Investieren Sie in Anti-Malware-Software

Anti-Malware-Software sollte verwendet werden, um Unternehmen vor den Gefahren zu schützen, die mit der Nutzung von Mitarbeitergeräten für die Arbeit verbunden sind. Diese Art von Software erkennt und entfernt Malware, bevor sie ein Gerät schädigt. Die besten Anti-Malware-Tools werden oft von aktuellen Bedrohungsinformationsdatenbanken unterstützt und verwenden verhaltensbasierte Erkennungsmethoden, um Malware zu identifizieren. Zusätzlich sollte Anti-Malware-Software in der Lage sein, Bedrohungen zu erkennen und zu stoppen, bevor sie Schaden anrichten. Mitarbeiter sollten vermieden werden, sich mit öffentlichen Wi-Fi-Netzwerken zu verbinden, da bösartige Parteien den Internetverkehr leicht abhören und vertrauliche Informationen aus diesen im Allgemeinen ungeschützten Netzwerken stehlen können.

Anti-Malware-Software erkennt und entfernt Malware, bevor sie ein Gerät schädigt.

5. Nutzen Sie vertrauenswürdige cloudbasierte Dienste

Die Auswahl eines Cloud-Dienstes, der die Systemintegration erleichtert und diese Richtlinien einfach umsetzt, ist die beste Wahl. Er sollte benutzerfreundlich sein und nahtlos mit anderer Software funktionieren können. Das IT-Sicherheitsteam des Unternehmens sollte Cloud-Dienste sorgfältig prüfen, bevor sie auf einem privaten Gerät eines Mitarbeiters verwendet werden. Es ist auch wichtig, eine Risikobewertung durchzuführen, bevor ein Cloud-Dienstleister beauftragt wird.

Das IT-Sicherheitsteam des Unternehmens sollte Cloud-Dienste sorgfältig prüfen, bevor sie verwendet werden können.

6. Legen Sie Passwörter für alle BYOD-Geräte fest

Es ist wichtig, Passwörter für alle Mitarbeitergeräte und -konten durchzusetzen, um unbefugten Zugriff auf Unternehmensdaten zu verhindern. Passwörter sollten einzigartig sein und wenn möglich Buchstaben, Zahlen und Symbole enthalten. Die Einbindung zusätzlicher Identitätsverifizierungsmethoden, wie Zwei-Faktor-Authentifizierung, ist ebenfalls ein kluger Schachzug. Mitarbeiter sollten auch daran erinnert werden, das Standardpasswort ihres Wi-Fi-Routers zu ändern oder zurückzusetzen.

Passwörter sollten einzigartig sein und wenn möglich Buchstaben, Zahlen und Symbole enthalten.

7. Verwenden Sie Mobile-Device-Management-Lösungen auf allen BYOD-Geräten

Mobile-Device-Management-Lösungen ermöglichen es Unternehmen, ihre Daten sicher zu halten, während Mitarbeiter ihre Aufgaben erfüllen können. Zum Beispiel kann Ihr IT-Personal Mobile-Device-Management-Lösungen (MDM) nutzen, um Mobiltelefone, die sensible Unternehmensdaten handhaben, sicher zu überwachen und zu verwalten, zu entscheiden, welche Anwendungen auf den Geräten installiert werden können, Geräte zu orten und Geräte zu sichern, falls sie verloren oder gestohlen gehen.

MDMs können helfen, zu identifizieren, welche Anwendungen auf einem Gerät des Benutzers mit Unternehmensdaten verbinden können, und Geräte zu sichern, falls sie verloren oder gestohlen gehen.

8. Greifen Sie auf alle BYOD-Geräte mit VPN zu

Ein virtuelles privates Netzwerk kann verwendet werden, um Daten zu verschlüsseln, die zwischen einem externen System eines Mitarbeiters und dem zentralen Netzwerk des Unternehmens übertragen werden. Sie können auch Sicherheitsmechanismen straffen, indem Sie:

• Datenübertragungen während der Übertragung verschlüsseln.
• Die Internet-Protokoll (IP)-Adresse des Benutzers verbergen.
• Den Standort des Benutzers verbergen.

Durch die Integration von VPN-Zugriff in Ihr BYOD-Programm eliminieren Sie das Risiko eines Lecks sensibler Daten.

Haftungsausschluss

Dieser Artikel bietet nur allgemeine Informationen. Diese Informationen dienen nur dem allgemeinen Verständnis und sind nicht als Rechtsberatung zu verwenden. Für professionelle Rechtsberatung wenden Sie sich bitte an Ihren Anwalt.