Gestione degli straordinari: come monitorare e ridurre i costi

Il lavoro straordinario può; essere gestito in modo che benefici sia i lavoratori che le imprese. Consente all'azienda di soddisfare adeguatamente le alte richieste di beni e servizi e di coprire il terreno in casi di assenze impreviste o attrition, fornendo anche ai dipendenti una busta paga più; sostanziosa. Tuttavia, senza una gestione adeguata, può; comportare enormi spese per le imprese. Oltre al costo del lavoro straordinario, le ricerche hanno dimostrato che lavorare turni lunghi può; causare affaticamento, diminuzione della produttività e altri problemi di salute. Fortunatamente, ci sono misure che possono essere prese per garantire che il tempo di lavoro sia gestito efficacemente.

Ragioni del lavoro straordinario

Le ragioni per lavorare prima o dopo l'orario includono carichi di lavoro pesanti, forza lavoro sovraccarica, riunioni eccessive o persino situazioni più; complicate come (ad esempio, scarsa presenza, scarsa gestione del tempo, distrazioni).

1. Carico di lavoro pesante

I dipendenti lavorano frequentemente ore extra per stare al passo con un carico di lavoro pesante o per compensare una carenza di personale. Come evitare il lavoro straordinario: Esamina il carico di lavoro e identifica quali attività; li stanno portando a lavorare ore extra. Il software di monitoraggio dei dipendenti aiuta anche a monitorare quali software o documenti vengono utilizzati e per quanto tempo. Con queste informazioni, il manager può; regolare i processi di lavoro e le priorità;. Inoltre, il software di monitoraggio dei dipendenti aiuta a identificare reparti sovraccarichi o sotto organico. Questo consente ai manager di delegare responsabilità; di lavoro ad altri membri del team e, se necessario, assumere personale aggiuntivo.

I manager possono esaminare i carichi di lavoro e determinare quali attività; li stanno portando a lavorare ore extra.

2. Riunioni eccessive

Secondo Forbes circa cinquantacinque milioni di riunioni si tengono quotidianamente, e almeno la metà; di esse non ottiene molto. Le riunioni eccessive consumano tempo di lavoro prezioso, lasciando poco tempo per le attività; ufficiali. Quando questo accade, le persone sono costrette a lavorare straordinario per raggiungere gli obiettivi. Come evitare il lavoro straordinario: Una soluzione pratica è; valutare la necessità; di ogni riunione e invitare solo coloro che sono necessari. Prepara un piano dettagliato in anticipo, inizia in orario e termina in orario. Inoltre, se i dipendenti sono lontani dai loro computer per troppo tempo, il software di monitoraggio dei dipendenti segnalerà; questo tempo come idle, anche se speso in riunioni. Se le riunioni si tengono online, il software di monitoraggio dei dipendenti WorkTime include una funzionalità; che traccia quanto tempo viene speso nelle riunioni online.

Il software di monitoraggio dei dipendenti segnala il tempo speso nelle riunioni come tempo idle. In questo modo, puoi vedere quanto tempo è; stato speso su di esse.

3. Scarsa presenza

Nel mondo aziendale, la scarsa presenza è; abbastanza comune. Secondo uno studio, il 29% dei lavoratori arriva in ritardo al lavoro almeno una volta al mese. La scarsa presenza è; dimostrata dall'arrivare tardi al lavoro, uscire presto, prendersi pause pranzo lunghe, chiacchierare con i colleghi durante l'orario di lavoro e prendersi pause caffè;/tè;/sigaretta lunghe. I dipendenti che passano le loro ore di lavoro facendo tutto ciò; invece di fare il loro lavoro lavoreranno o dichiareranno di lavorare ore extra per compensare questo tempo. Come evitare il lavoro straordinario: Installare un software di tracciamento del tempo aiuterà; a rilevare automaticamente i tempi idle del computer e i tempi di login/logout. Puoi usare questo per determinare se il tuo team sta lavorando o meno. Inoltre, queste soluzioni funzionano bene come soluzioni autonome così; come aggiunte ai sistemi esistenti.

Installare un software di tracciamento del tempo aiuterà; a rilevare automaticamente i tempi idle del computer e i tempi di login/logout.

4. Non utilizzo dei sistemi di clock in/out

Una possibile ragione per cui i dipendenti sembrano lavorare straordinario potrebbe essere che non stanno registrando correttamente l'ingresso o l'uscita. Il mancato logout per le pause pranzo, o dopo le loro ore di lavoro normali, può; dare l'impressione che stessero ancora lavorando in quel momento. Un sondaggio ha rilevato che i dipendenti hanno ammesso di registrare l'uscita più; tardi delle loro ore di lavoro ufficiali, di non registrare l'uscita per il pranzo o le pause, o di compilare correttamente i loro fogli presenze. Questo accade frequentemente nelle imprese che si affidano a sistemi di fogli presenze obsoleti, rendendo facile manipolare il sistema (vedi questo esempio pratico da questo case study WorkTime). Questo potrebbe costare all'azienda molti soldi perché; stanno pagando per ore non lavorate. Come evitare il lavoro straordinario: Un approccio pratico sarà; sostituire o migliorare i sistemi esistenti con il software di monitoraggio dei dipendenti. Una volta implementato, questa soluzione registrerà; l'attività; del computer in tempo reale. Questo ti dà; un quadro chiaro di quando iniziano e terminano i turni.

Il software di monitoraggio dei dipendenti può; essere integrato con i sistemi esistenti per fornire informazioni sui tempi di login/out.

5. Distrazioni durante l'orario d'ufficio

Le distrazioni hanno un effetto negativo sulla produttività; e sulle prestazioni lavorative. E come abbiamo menzionato in precedenza, quando ci sono così; tante distrazioni durante la giornata lavorativa, i dipendenti potrebbero voler lavorare un'ora o due in più; per coprire questo tempo. Come evitare il lavoro straordinario: Al tuo team può; essere mostrato i report del software di monitoraggio per imparare sulle distrazioni che li stanno impedendo di lavorare. Quando i tuoi lavoratori vedono come viene speso il loro tempo, possono prendere decisioni meglio informate sulla gestione del loro tempo.

I report del software di monitoraggio possono essere mostrati ai dipendenti in modo che sappiano quali distrazioni li stanno causando di non lavorare.

Quando è; necessario il lavoro straordinario?

Se gestisci un'azienda, il tuo personale potrebbe essere tenuto a lavorare straordinario in qualche momento. Se gestito correttamente e con la produttività; in mente, questo potrebbe essere una situazione vantaggiosa per tutti. Come datore di lavoro, potresti incontrare situazioni in cui certi membri del team devono subentrare per colleghi assenti o quando c'è; un aumento della domanda per i tuoi servizi. Questo potrebbe significare lavorare straordinario. I dipendenti, d'altra parte, potrebbero voler coprire ore aggiuntive per ottenere una retribuzione extra. La chiave è; che entrambe le parti lo gestiscano efficacemente. Le politiche sul lavoro straordinario e le soluzioni di monitoraggio dei dipendenti, come il software di monitoraggio del lavoro straordinario, sono buone aggiunte che aiutano a rendere il processo più; efficiente e conveniente.

Le politiche sul lavoro straordinario e i sistemi di monitoraggio dei dipendenti sono buone aggiunte che aiutano a rendere il processo più; efficiente e conveniente.

Il software di monitoraggio del lavoro straordinario aiuta!

Bilanciamento del carico di lavoro

Il software di monitoraggio del lavoro straordinario può; aiutarti a bilanciare efficacemente il carico di lavoro. Può; aiutare nel processo decisionale determinando se è; necessario più; pianificazione, dipendenti o computer per migliorare il processo.

Automazione dei processi di lavoro

Il tuo sistema di buste paga può; essere integrato con questi sistemi per eliminare l'incertezza se le ore extra di un dipendente sono state inserite nel sistema. Ad esempio, quando il tempo attivo/idle viene registrato, o vengono apportate modifiche, questo si rifletterà; nel tuo sistema di buste paga.

Raccolta dati fluida

Le soluzioni di monitoraggio del lavoro straordinario riducono le discrepanze nella raccolta dati. Ad esempio, se qualcuno lavora 2 ore su una giornata lavorativa di 8 ore e poi decide di lavorare ore più; lunghe per recuperare le ore rimanenti dopo il lavoro, tutte queste ore e le attività; svolte durante queste ore verranno registrate.

Riduzione degli errori umani

Poiché; queste soluzioni funzionano automaticamente, c'è; meno bisogno di immissione dati manuale. Invece di calcolare i dati su carta o in fogli di calcolo, queste soluzioni automatizzano attività; più; soggette a errori umani.

Miglioramento dell'analisi HR

Il processo decisionale basato sui dati può; essere supportato con l'aiuto dei report di monitoraggio. Questo è; un ottimo modo per aiutare l'HR a liberarsi dal processo time-consuming di confrontare manualmente report da vari sistemi. Invece di affidarsi a supposizioni, l'HR può; analizzare report in tempo reale sull'attività; del computer, tempo attivo, tempo idle, ore di lavoro straordinario e così; via.

Il software di monitoraggio del lavoro straordinario automatizza il processo di lavoro, riduce gli errori e aiuta con il processo decisionale generale.

Impostare una politica sul lavoro straordinario aiuta anche!

Una politica sul lavoro straordinario è; un documento formale che delinea le linee guida e le procedure di un'azienda per l'uso del lavoro straordinario.

• Indica le istanze in cui i lavoratori potrebbero essere tenuti a lavorare più; ore per completare progetti, adempiere agli obblighi lavorativi o compensare carenze di personale.
• La politica sul lavoro straordinario dovrebbe definire chiaramente chi è; eleggibile per lavorare straordinario e a chi si applica la politica.
• Spiega lo scopo della politica, se è; per chiarire le politiche che governano il lavoro straordinario obbligatorio, stabilire l'eleggibilità; e, o spiegare l'azione disciplinare per violazioni della politica.
• Chiarisci ciò; che l'azienda considera come lavoro straordinario obbligatorio per i dipendenti e quando si applica.
• Indica le misure disciplinari che saranno prese contro il lavoro straordinario eccessivo o non approvato e altre violazioni.
• Fornisci informazioni sulla politica di compensazione dell'azienda.

Lavoro straordinario falso - non sovrapagare!

Il primo passo per risparmiare sul lavoro straordinario falso è; prevenirlo fin dall'inizio. Come menzionato in precedenza, ci sono istanze in cui il lavoro straordinario può; essere complicato. Queste includono scarsa presenza, distrazioni, clock in/out errati e scarsa gestione del tempo, per nominarne alcune. Senza soluzioni adeguate per giustificare queste pretese, i datori di lavoro finiscono per sovracompensare per ore non dovute e trattenere i sotto-performer invece di sostituirli, sostenendo costi non necessari. Con WorkTime puoi risparmiare sul lavoro straordinario falso. WorkTime registra in modo accurato ed efficiente le ore/attività; di lavoro dei tuoi dipendenti. I report in tempo reale ti permettono di vedere come le ore di lavoro dei tuoi dipendenti sono effettivamente spese e determinare se le pretese di lavoro straordinario sono false o giustificate.

Il software di monitoraggio dei dipendenti WorkTime registra in modo accurato ed efficiente le ore/attività; di lavoro dei tuoi dipendenti.

Un'altra storia di successo da un cliente WorkTime mostra vividamente come le ore di lavoro falsamente dichiarate costino al datore di lavoro $7.500 in più; all'anno. Il caso in questa storia di successo è; simile alle ragioni menzionate in precedenza. WorkTime è; stato di grande aiuto qui!