Gestione degli straordinari: come monitorare e ridurre i costi

Il lavoro straordinario può essere gestito in modo da avvantaggiare sia i lavoratori che le aziende. Consente all'azienda di soddisfare adeguatamente le elevate richieste di beni e servizi e di coprire le lacune in caso di assenze impreviste o attrition, fornendo al contempo ai dipendenti uno stipendio maggiore. Tuttavia, senza una gestione adeguata, può comportare spese enormi per le aziende. Oltre al costo degli straordinari, la ricerca ha dimostrato che lavorare turni lunghi può causare affaticamento, diminuzione della produttività e altri problemi di salute . Fortunatamente, esistono misure che possono essere adottate per garantire che il tempo di lavoro sia gestito efficacemente.

Motivi per gli straordinari

I motivi per lavorare prima o dopo l'orario includono carichi di lavoro pesanti, una forza lavoro sovraccarica, riunioni eccessive o situazioni ancora più delicate (ad es., scarsa presenza, scarsa gestione del tempo, distrazioni).

1. Carico di lavoro pesante

I dipendenti lavorano spesso ore extra per tenere il passo con un carico di lavoro pesante o per compensare una carenza di personale. Come evitare gli straordinari: Esamina il carico di lavoro e identifica quali attività li portano a lavorare ore extra. Il software di monitoraggio dei dipendenti aiuta anche a monitorare quali software o documenti vengono utilizzati e per quanto tempo. Con queste informazioni, il manager può regolare i processi e le priorità di lavoro. Inoltre, il software di monitoraggio dei dipendenti aiuta a identificare i reparti sovraccaricati o sotto organico. Ciò consente ai manager di delegare le responsabilità di lavoro ad altri membri del team e, se necessario, assumere personale aggiuntivo.

I manager possono esaminare i carichi di lavoro e determinare quali attività li portano a lavorare ore extra.

2. Riunioni eccessive

Secondo Forbes circa cinquantacinque milioni di riunioni si svolgono ogni giorno e almeno la metà di esse non ottiene grandi risultati. Le riunioni eccessive consumano tempo di lavoro prezioso, lasciando poco tempo per le attività ufficiali. Quando ciò accade, le persone sono costrette a lavorare straordinari per raggiungere gli obiettivi. Come evitare gli straordinari: Una soluzione pratica è valutare la necessità di ogni riunione e invitare solo coloro che sono tenuti a partecipare. Prepara un piano dettagliato in anticipo, inizia in orario e finisci in orario. Inoltre, se i dipendenti sono lontani dai loro computer per troppo tempo, il software di monitoraggio dei dipendenti contrassegnerà questo tempo come inattivo, anche se viene speso in riunioni. Se le riunioni si tengono online, il software di monitoraggio dei dipendenti WorkTime include una funzione che traccia quanto tempo viene speso in riunioni online.

Il software di monitoraggio dei dipendenti contrassegna il tempo trascorso in riunioni come tempo inattivo. In questo modo, puoi vedere quanto tempo è stato speso per esse.

3. Scarsa presenza

Nel mondo aziendale, la scarsa presenza è piuttosto comune. Secondo uno studio, il 29% dei lavoratori arriva in ritardo al lavoro almeno una volta al mese. La scarsa presenza si manifesta arrivando tardi al lavoro, uscendo presto, facendo pause pranzo lunghe, chiacchierando con i colleghi durante l'orario di lavoro e facendo lunghe pause per caffè/tè/sigarette. I dipendenti che trascorrono le ore di lavoro facendo tutto ciò invece di svolgere il loro lavoro lavoreranno o pretenderanno di lavorare ore extra per compensare questo tempo. Come evitare gli straordinari: L'installazione di software di monitoraggio del tempo aiuterà a rilevare automaticamente i tempi di inattività del computer e gli orari di accesso/uscita. Puoi usarlo per determinare se il tuo team sta lavorando o meno. Inoltre, queste soluzioni funzionano bene come soluzioni autonome e come integrazioni a sistemi esistenti.

L'installazione di software di monitoraggio del tempo aiuterà a rilevare automaticamente i tempi di inattività del computer e gli orari di accesso/uscita.

4. Mancato utilizzo dei sistemi di timbratura

Una possibile ragione per cui i dipendenti sembrano lavorare straordinari potrebbe essere che non timbrano correttamente l'entrata o l'uscita. La mancata disconnessione per le pause pranzo o dopo il normale orario di lavoro può dare l'impressione che stessero ancora lavorando. Un sondaggio ha rilevato che i dipendenti hanno ammesso di timbrare l'uscita più tardi del loro orario di lavoro ufficiale, di non timbrare l'uscita per il pranzo o le pause, o di compilare correttamente i loro timesheet. Ciò si verifica frequentemente nelle aziende che si basano su sistemi obsoleti di timesheet, rendendo facile eludere il sistema (vedi questo esempio pratico da questo caso di studio WorkTime). Ciò potrebbe costare molto all'azienda perché stanno pagando per ore non lavorate. Come evitare gli straordinari: Un approccio pratico sarà sostituire o integrare i sistemi esistenti con software di monitoraggio dei dipendenti. Una volta implementata, questa soluzione registrerà l'attività del computer in tempo reale. Ciò ti dà un quadro chiaro di quando iniziano e finiscono i turni.

Il software di monitoraggio dei dipendenti può essere integrato con i sistemi esistenti per fornire informazioni sugli orari di accesso/uscita.

5. Distrazioni durante l'orario d'ufficio

Le distrazioni hanno un effetto negativo sulla produttività e sulle prestazioni lavorative. E come abbiamo menzionato in precedenza, quando ci sono troppe distrazioni durante la giornata lavorativa, i dipendenti potrebbero voler lavorare un'ora o due in più per coprire questo tempo. Come evitare gli straordinari: Al tuo team possono essere mostrati i report del software di monitoraggio per conoscere le distrazioni che li impediscono di lavorare. Quando i tuoi lavoratori vedono come viene speso il loro tempo, possono fare scelte più informate sulla gestione del loro tempo.

I report del software di monitoraggio possono essere mostrati ai dipendenti in modo che sappiano quali distrazioni li fanno non lavorare.

Quando è necessario il lavoro straordinario?

Se gestisci un'azienda, il tuo personale potrebbe essere tenuto a lavorare straordinari a un certo punto. Se gestito correttamente e con la produttività in mente, questo potrebbe essere una situazione vantaggiosa per tutti. Come datore di lavoro, potresti trovarti in situazioni in cui alcuni membri del team devono sostituire colleghi assenti o quando c'è un aumento della domanda per i tuoi servizi. Ciò potrebbe significare lavorare straordinari. I dipendenti, d'altra parte, potrebbero voler coprire ore aggiuntive per ottenere una retribuzione extra. La chiave è che entrambe le parti lo gestiscano efficacemente. Le policy sugli straordinari e le soluzioni di monitoraggio dei dipendenti, come il software di monitoraggio degli straordinari, sono aggiunte valide che aiutano a rendere il processo più efficiente ed economico.

Le policy sugli straordinari e i sistemi di monitoraggio dei dipendenti sono aggiunte valide che aiutano a rendere il processo più efficiente ed economico.

Il software di monitoraggio degli straordinari aiuta!

Bilanciamento del carico di lavoro

Il software di monitoraggio degli straordinari può aiutarti a bilanciare efficacemente il carico di lavoro. Può aiutare nel processo decisionale determinando se sono necessari più pianificazione, dipendenti o computer per migliorare il processo.

Automazione dei processi di lavoro

Il tuo sistema di buste paga può essere integrato con questi sistemi per eliminare l'incertezza sull'inserimento delle ore extra di un dipendente nel sistema. Ad esempio, quando viene registrato il tempo attivo/inattivo o vengono apportate modifiche, ciò si rifletterà nel tuo sistema di buste paga.

Raccolta dati senza interruzioni

Le soluzioni di monitoraggio degli straordinari riducono le discrepanze nella raccolta dei dati. Ad esempio, se qualcuno lavora 2 ore su una giornata lavorativa di 8 ore e poi decide di lavorare più a lungo per recuperare le ore rimanenti dopo il lavoro, tutte queste ore e le attività svolte durante queste ore verranno registrate.

Riduzione degli errori umani

Poiché queste soluzioni funzionano automaticamente, c'è meno necessità di inserimento manuale dei dati. Invece di calcolare i dati su carta o su fogli di calcolo, queste soluzioni automatizzano le attività più soggette a errori umani.

Miglioramento delle analisi HR

Il processo decisionale basato sui dati può essere supportato con l'aiuto dei report di monitoraggio. Questo è un ottimo modo per aiutare le HR a eliminare il processo dispendioso in termini di tempo di confrontare manualmente i report da vari sistemi. Invece di affidarsi a supposizioni, le HR possono analizzare report in tempo reale sull'attività del computer, tempo attivo, tempo inattivo, ore di lavoro straordinario e così via.

Il software di monitoraggio degli straordinari automatizza il processo di lavoro, riduce gli errori e aiuta nel processo decisionale complessivo.

Stabilire una policy sugli straordinari aiuta anche!

Una policy sugli straordinari è un documento formale che delinea le linee guida e le procedure aziendali per l'uso degli straordinari.

• Indica i casi in cui i lavoratori potrebbero essere tenuti a lavorare più ore per completare progetti, adempiere agli obblighi lavorativi o compensare carenze di personale.
• La policy sugli straordinari dovrebbe definire chiaramente chi è idoneo a lavorare straordinari e a chi si applica la policy.
• Spiega lo scopo della policy, se è chiarire le politiche che regolano gli straordinari obbligatori, stabilire l'idoneità e/o spiegare le azioni disciplinari per le violazioni della policy.
• Chiarisci cosa l'azienda considera straordinario obbligatorio per i dipendenti e quando si applica.
• Indica le misure disciplinari che verranno adottate contro il lavoro straordinario eccessivo o non autorizzato e altre violazioni.
• Fornisci informazioni sulla policy retributiva dell'azienda.

Falsi straordinari - non pagare troppo!

Il primo passo per risparmiare denaro sui falsi straordinari è prevenirli fin dall'inizio. Come menzionato in precedenza, ci sono casi in cui il lavoro straordinario può essere complicato. Questi includono scarsa presenza, distrazioni, timbratura errata e scarsa gestione del tempo, solo per citarne alcuni. Senza soluzioni adeguate per giustificare queste richieste, i datori di lavoro finiscono per compensare eccessivamente ore non meritate e mantenere i sottoproduttivi invece di sostituirli, sostenendo costi inutili. Con WorkTime puoi risparmiare denaro sui falsi straordinari. WorkTime registra accuratamente ed efficientemente le ore/attività di lavoro dei tuoi dipendenti. I report in tempo reale ti consentono di vedere come vengono effettivamente spese le ore di lavoro dei tuoi dipendenti e determinare se le richieste di straordinari sono false o giustificate.

Il software di monitoraggio dei dipendenti WorkTime registra accuratamente ed efficientemente le ore/attività di lavoro dei tuoi dipendenti.

Un altro caso di successo di un cliente WorkTime mostra vividamente come le ore di lavoro rivendicate falsamente costino al datore di lavoro $7.500 in più all'anno. Il caso in questo caso di successo è simile ai motivi menzionati in precedenza. WorkTime è stato di grande aiuto qui!}