Non sovrapagare per gli straordinari! Come monitorare e gestire efficacemente il lavoro straordinario.

Il lavoro straordinario può essere gestito in modo che benefici sia i lavoratori che le imprese. Permette all'azienda di soddisfare adeguatamente le alte richieste di beni e servizi e di coprire le assenze in casi di assenze impreviste o riduzione del personale, fornendo anche ai dipendenti una busta paga più grande. Tuttavia, senza una gestione adeguata, può risultare in enormi spese per le imprese. Oltre al costo degli straordinari, la ricerca ha mostrato che lavorare turni lunghi può causare fatica, produttività ridotta, e altri problemi di salute . Fortunatamente, ci sono misure che possono essere adottate per garantire che il tempo di lavoro sia gestito efficacemente.

Ragioni per gli straordinari

Le ragioni per lavorare prima o dopo l'orario includono carichi di lavoro pesanti, una forza lavoro sovraccarica, riunioni eccessive, o persino situazioni più complesse come (ad esempio, scarsa presenza, scarsa gestione del tempo, distrazioni).

1. Carico di lavoro pesante

I dipendenti lavorano frequentemente ore extra per tenere il passo con un carico di lavoro pesante o per compensare una carenza di personale. Come evitare gli straordinari: Esamina il carico di lavoro e identifica quali compiti li stanno portando a lavorare ore extra. Il software di monitoraggio dei dipendenti aiuta anche a monitorare quali software o documenti vengono utilizzati e per quanto tempo. Con queste informazioni, il manager può regolare i processi di lavoro e le priorità. Inoltre, il software di monitoraggio dei dipendenti aiuta a identificare reparti sovraccarichi o sotto organico. Questo consente ai manager di delegare responsabilità di lavoro ad altri membri del team e, se necessario, assumere personale aggiuntivo.

I manager possono esaminare i carichi di lavoro e determinare quali compiti li stanno portando a lavorare ore extra.

2. Riunioni eccessive

Secondo Forbes circa cinquantacinque milioni di riunioni si svolgono quotidianamente, e almeno la metà di esse non ottiene molto. Le riunioni eccessive consumano tempo di lavoro prezioso, lasciando poco tempo per i compiti ufficiali. Quando questo accade, le persone sono costrette a lavorare straordinario per raggiungere gli obiettivi. Come evitare gli straordinari: Una soluzione pratica è valutare la necessità di ogni riunione e invitare solo coloro che sono necessari. Prepara un piano dettagliato in anticipo, inizia in orario, e termina in orario. Inoltre, se i dipendenti sono lontani dai loro computer per troppo tempo, il software di monitoraggio dei dipendenti segnalerà questo tempo come idle, anche se trascorso in riunioni. Se le riunioni si tengono online, il software di monitoraggio dei dipendenti WorkTime include una funzionalità che traccia quanto tempo viene speso in riunioni online.

Software di monitoraggio dei dipendenti segnala il tempo speso in riunioni come tempo idle. In questo modo, puoi vedere quanto tempo è stato speso su di esse.

3. Scarsa presenza

Nel mondo aziendale, la scarsa presenza è abbastanza comune. Secondo uno studio, il 29% dei lavoratori arriva in ritardo al lavoro almeno una volta al mese. La scarsa presenza è dimostrata dall'arrivare in ritardo al lavoro, uscire presto, prendersi pause pranzo lunghe, chiacchierare con i colleghi durante l'orario di lavoro, e prendersi pause caffè/tè/fumata lunghe. I dipendenti che trascorrono le loro ore di lavoro facendo tutto ciò che è sopra invece di svolgere il loro lavoro lavoreranno o dichiareranno di lavorare ore extra per compensare questo tempo. Come evitare gli straordinari: Installare un software di tracciamento del tempo aiuterà a rilevare automaticamente i tempi idle del computer e i tempi di login/logout. Puoi usare questo per determinare se il tuo team sta lavorando o meno. Inoltre, queste soluzioni funzionano bene come soluzioni standalone e anche come aggiunte a sistemi esistenti.

Installare un software di tracciamento del tempo aiuterà a rilevare i tempi idle del computer e i tempi di login/logout automaticamente.

4. Non utilizzo dei sistemi di clock in/out

Una possibile ragione per cui i dipendenti sembrano lavorare straordinario potrebbe essere che non timbrano correttamente l'ingresso o l'uscita. Il mancato logout per le pause pranzo, o dopo le loro normali ore di lavoro, può dare l'impressione che stessero ancora lavorando in quel momento. Un sondaggio ha rilevato che i dipendenti hanno ammesso di timbrare l'uscita più tardi delle loro ore di lavoro ufficiali, di non timbrare per il pranzo o le pause, o di compilare correttamente i loro fogli presenze. Questo accade frequentemente nelle aziende che si affidano a sistemi di fogli presenze obsoleti, rendendo facile barare il sistema (vedi questo esempio pratico da questo case study WorkTime). Questo potrebbe costare all'azienda molti soldi perché stanno pagando per ore non lavorate. Come evitare gli straordinari: Un approccio pratico sarà sostituire o migliorare i sistemi esistenti con il software di monitoraggio dei dipendenti. Una volta implementato, questa soluzione registrerà l'attività del computer in tempo reale. Questo ti dà un quadro chiaro di quando iniziano e finiscono i turni.

Software di monitoraggio dei dipendenti può essere integrato con i sistemi esistenti per fornire informazioni sui tempi di login/out.

5. Distrazioni durante l'orario d'ufficio

Distrazioni hanno un effetto negativo sulla produttività e sulle prestazioni lavorative. E come abbiamo menzionato in precedenza, quando ci sono così tante distrazioni durante la giornata lavorativa, i dipendenti potrebbero voler lavorare un'ora o due extra per coprire questo tempo. Come evitare gli straordinari: Il tuo team può essere mostrato report del software di monitoraggio per imparare sulle distrazioni che li stanno tenendo dal lavorare. Quando i tuoi lavoratori vedono come viene speso il loro tempo, possono prendere decisioni più informate sulla gestione del loro tempo.

I report del software di monitoraggio possono essere mostrati ai dipendenti in modo che sappiano quali distrazioni li stanno portando a non lavorare.

Quando è necessario il lavoro straordinario?

Se gestisci un'azienda, il tuo staff potrebbe essere tenuto a lavorare straordinario in qualche momento. Se gestito correttamente e con la produttività in mente, questo potrebbe essere una situazione vantaggiosa per tutti. Come datore di lavoro, potresti incontrare situazioni in cui certi membri del team devono subentrare per colleghi assenti o quando c'è un aumento della domanda per i tuoi servizi. Questo potrebbe significare lavorare straordinario. I dipendenti, d'altra parte, potrebbero voler coprire ore aggiuntive per ottenere una paga extra. La chiave è che entrambe le parti lo gestiscano efficacemente. Le politiche sugli straordinari e le soluzioni di monitoraggio dei dipendenti, come il software di monitoraggio degli straordinari, sono buone aggiunte che aiutano a rendere il processo più efficiente e conveniente.

Le politiche sugli straordinari e i sistemi di monitoraggio dei dipendenti sono buone aggiunte che aiutano a rendere il processo più efficiente e conveniente.

Il software di monitoraggio degli straordinari aiuta!

Bilanciamento del carico di lavoro

Il software di monitoraggio degli straordinari può aiutarti a bilanciare efficacemente il carico di lavoro. Può aiutare nel processo decisionale determinando se è necessaria più pianificazione, dipendenti, o computer per migliorare il processo.

Automazione dei processi di lavoro

Il tuo sistema di buste paga può essere integrato con questi sistemi per eliminare l'incertezza se le ore extra di un dipendente sono state inserite nel sistema. Ad esempio, quando il tempo attivo/idle viene registrato, o qualsiasi modifica viene fatta, questo si rifletterà nel tuo sistema di buste paga.

Raccolta dati fluida

Le soluzioni di monitoraggio degli straordinari riducono le discrepanze nella raccolta dati. Ad esempio, se qualcuno lavora 2 ore su una giornata lavorativa di 8 ore e poi decide di lavorare ore più lunghe per recuperare le ore rimanenti dopo il lavoro, tutte queste ore e le attività svolte durante queste ore verranno registrate.

Riduzione degli errori umani

Poiché queste soluzioni funzionano automaticamente, c'è meno bisogno di immissione dati manuale. Invece di calcolare i dati su carta o in fogli di calcolo, queste soluzioni automatizzano i compiti più suscettibili a errori umani.

Miglioramento dell'analisi HR

Il processo decisionale basato sui dati può essere supportato con l'aiuto dei report di monitoraggio. Questo è un ottimo modo per aiutare l'HR a liberarsi dal processo time-consuming di confrontare manualmente report da vari sistemi. Invece di affidarsi a supposizioni, l'HR può analizzare report in tempo reale sull'attività del computer, tempo attivo, tempo idle, ore di lavoro straordinario, e così via.

Il software di monitoraggio degli straordinari automatizza il processo di lavoro, riduce gli errori, e aiuta con il processo decisionale complessivo.

Stabilire una politica sugli straordinari aiuta anche!

Una politica sugli straordinari è un documento formale che delinea le linee guida e le procedure di un'azienda per l'uso degli straordinari.

• Indica le istanze in cui i lavoratori potrebbero essere tenuti a lavorare più ore per completare progetti, adempiere agli obblighi lavorativi, o compensare carenze di personale.
• La politica sugli straordinari dovrebbe definire chiaramente chi è idoneo a lavorare straordinario e a chi si applica la politica.
• Spiega lo scopo della politica, se è per chiarire le politiche che governano lo straordinario obbligatorio, stabilire l'idoneità e, o spiegare l'azione disciplinare per violazioni della politica.
• Chiarisci cosa l'azienda considera straordinario obbligatorio per i dipendenti e quando si applica.
• Indica le misure disciplinari che verranno prese contro lavoro straordinario eccessivo o non approvato e altre violazioni.
• Fornisci informazioni sulla politica di compensazione dell'azienda.

Straordinari falsi - non sovrapagare!

Il primo passo per risparmiare sui falsi straordinari è prevenirli fin dall'inizio. Come menzionato in precedenza, ci sono istanze in cui il lavoro straordinario può essere complicato. Questi includono scarsa presenza, distrazioni, timbratura in/out errata, e scarsa gestione del tempo, per citarne alcuni. Senza soluzioni adeguate in atto per giustificare queste pretese, i datori di lavoro finiscono per sovracompensare ore non dovute e trattenere i sotto-performer invece di sostituirli, incorrendo costi inutili. Con WorkTime puoi risparmiare sui falsi straordinari. WorkTime registra accuratamente ed efficientemente le ore/attività di lavoro dei tuoi dipendenti. I report in tempo reale ti permettono di vedere come vengono effettivamente spesi gli orari di lavoro dei tuoi dipendenti e di determinare se le pretese di straordinario sono false o giustificate.

il software di monitoraggio dei dipendenti WorkTime registra accuratamente ed efficientemente le ore/attività di lavoro dei tuoi dipendenti.

Un'altra storia di successo da un cliente WorkTime mostra vividamente come le ore di lavoro falsamente dichiarate costano al datore di lavoro $7,500 in più all'anno. Il caso in questa storia di successo è simile alle ragioni menzionate in precedenza. WorkTime ha servito come grande aiuto qui!