23 domande più frequenti sulle leggi sul monitoraggio dei dipendenti in Sudafrica

1. Il monitoraggio dei dipendenti è legale in Sudafrica?

Sì. Monitoraggio dei dipendenti in Sudafrica è completamente legale secondo la legge statale ma regolato da varie leggi. Alcuni tipi di monitoraggio possono essere utilizzati solo con un valido motivo aziendale.

2. È legale monitorare i computer dell'azienda?

Sì. Secondo la legge, lo strumento o il dispositivo fornito dal datore di lavoro al dipendente è di proprietà del datore di lavoro, quindi possono tracciare completamente qualsiasi azione eseguita su questo dispositivo, ma il datore di lavoro deve mantenere tutti i dati tracciati riservati.

3. È legale monitorare le attività internet e sui social media?

Sì. Il tracciamento dell'uso di Internet e in particolare il monitoraggio dei social media è regolato dalla Legge POPIA, che consente ai datori di lavoro di intercettare le comunicazioni, ma richiede loro di mantenere le informazioni personali del dipendente sicure e confidenziali. POPIA raccomanda anche che i datori di lavoro spieghino ai dipendenti a cosa serve il monitoraggio, e lo utilizzino, se necessario, ma non sempre.

4. È legale monitorare i contenuti dello schermo e i keystroke?

Sì. Il monitoraggio dello schermo è consentito in Sudafrica ed è regolato dalla legge POPIA, che richiede ai datori di lavoro di ottenere il consenso del dipendente per tale monitoraggio. I keystroke logger sono anch'essi consentiti e regolati dalla stessa legge, che richiede ai datori di lavoro di rispettare la riservatezza del dipendente.

I contatori di keystroke non sono soggetti a divieti perché non pongono rischi alla privacy del dipendente. Ad esempio, il contatore di keystroke WorkTime non intercetta il testo, ed è per questo che è richiesto tra le aziende sudafricane come alternativa ai keylogger.

5. È legale monitorare il contenuto delle email?

Sì. I contratti di lavoro contengono generalmente disposizioni riguardanti il monitoraggio delle email, secondo la fonte, in Sudafrica i dipendenti non dovrebbero avere aspettative di privacy quando inviano o ricevono email. E che i dipendenti dovrebbero utilizzare l'email solo per scopi aziendali legittimi.

6. È legale monitorare o registrare conversazioni telefoniche?

Sì. Il datore di lavoro può registrare e monitorare le chiamate telefoniche, ma solo con il consenso del dipendente e se necessario, che deve essere dimostrato davanti alla legge sudafricana. È illegale in Sudafrica registrare chiamate telefoniche senza un buon motivo.

7. È legale utilizzare sistemi di monitoraggio video sul posto di lavoro?

Sì. La Legge POPIA, che regola l'uso delle telecamere sul posto di lavoro, garantisce la sicurezza del dipendente riguardo alla raccolta, conservazione e utilizzo delle registrazioni video dalle telecamere di videosorveglianza. Inoltre, il datore di lavoro è obbligato a ottenere il consenso del dipendente per l'installazione di telecamere di sorveglianza sul posto di lavoro, nonché per le webcam integrate nei dispositivi di lavoro. I datori di lavoro sono obbligati a fornire ai dipendenti l'accesso alle registrazioni video raccolte.

8. È legale monitorare messaggi privati e contenuto email?

Sì. In generale, è illegale in Sudafrica intercettare e conservare le comunicazioni altrui senza il loro consenso e senza un buon motivo davanti alla legge. L'intercettazione di comunicazioni personali è regolata dalla legge RICA, incluse email, conversazioni messenger, ecc. Ai sensi di RICA, è illegale intercettare o monitorare le comunicazioni di un'altra persona senza un ordine di intercettazione legale o un ordine del tribunale.

9. È legale monitorare i dispositivi personali dei dipendenti?

Sì. Tuttavia, il dipendente deve essere informato dello scopo del monitoraggio, e il datore di lavoro deve ottenere il consenso del dipendente per farlo. Ma ci sono eccezioni quando il datore di lavoro può monitorare i dispositivi personali senza il consenso dei dipendenti, ad esempio quando c'è una minaccia alla sicurezza del datore di lavoro, o quando c'è un motivo giustificabile che potrebbe minacciare la riservatezza dell'azienda o del datore di lavoro.

Allo stesso modo, se viene utilizzato un monitoraggio non invasivo, allora non richiede autorizzazione legale, solo un accordo verbale tra il dipendente e il datore di lavoro. Un esempio di monitoraggio non invasivo è WorkTime.

10. È legale monitorare i computer personali dei dipendenti?

Sì. È legale in Sudafrica. A volte un datore di lavoro non ha nemmeno bisogno del consenso del dipendente per monitorare un computer personale se viene utilizzato per scopi lavorativi. Tuttavia, il monitoraggio senza consenso è severamente limitato e non dovrebbe violare la privacy del dipendente.

11. È necessario informare i dipendenti del monitoraggio?

No. Il datore di lavoro è tenuto a informare i dipendenti solo quando vengono utilizzati strumenti invasivi, ad esempio:

• Keylogger
• Monitoraggio email personale
• Registrazione da un dispositivo personale
• Intercettazione chiamate telefoniche
• Utilizzo di Internet su un dispositivo personale

Se il datore di lavoro utilizza funzionalità non invasive che non minacciano la sicurezza e la privacy dei dati del dipendente, allora il datore di lavoro non è tenuto a informare il dipendente.

12. Esistono leggi in Sudafrica che proteggono la privacy dei dipendenti sul posto di lavoro?

Sì, la privacy dei dipendenti in Sudafrica è protetta dalla costituzione del paese, nonché da un insieme di leggi. Ad esempio: RICA - controlla l'intercettazione e la conservazione di comunicazioni personali, lettere, ecc. Ai sensi di questa legge, le comunicazioni personali non possono essere lette da nessuno senza un buon motivo e senza il consenso dell'individuo. POPIA - regola la raccolta, conservazione e utilizzo delle informazioni personali. Questa legge obbliga i datori di lavoro a raccogliere e processare informazioni personali solo in modo legale e con il consenso del dipendente.

In Sudafrica, ci sono due principali leggi che regolano il monitoraggio elettronico RICA e POPIA

13. È legale monitorare i dipendenti durante le pause?

Sì. Il monitoraggio di un dipendente durante le pause può essere effettuato solo con un buon motivo, e non possono esserci molti tali motivi. Il datore di lavoro deve avere un motivo legittimo per il monitoraggio e deve informare i dipendenti sul monitoraggio e sul motivo. Se il monitoraggio viene effettuato senza un motivo legittimo o senza informare i dipendenti, potrebbe essere considerato una violazione del loro diritto alla riservatezza.

14. Quali tipi di monitoraggio dei dipendenti sono consentiti in Sudafrica?

In Sudafrica, quasi qualsiasi tipo di monitoraggio dei dipendenti, sia invasivo che non invasivo, è consentito. Tuttavia, c'è una sfumatura: il monitoraggio invasivo è consentito solo se c'è un buon motivo, e la necessità di tale monitoraggio deve essere dimostrata davanti alla legge, nonché ottenendo il consenso del dipendente. Alcuni strumenti di monitoraggio sono particolarmente difficili da ottenere autorizzazione legale, come:

• Keylogger sul dispositivo personale del dipendente
• Monitoraggio posizione GPS
• Intercettazione telefonica
• Tracciamento e intercettazione messaggi privati

Non invasivo WorkTime il monitoraggio non ha impedimenti legali in Sudafrica perché non pone una minaccia alla riservatezza delle informazioni del dipendente.

15. Un datore di lavoro può tracciare la posizione di un dipendente utilizzando il GPS?

Sì. Come detto sopra, tali strumenti, e in particolare il monitoraggio GPS, richiedono un motivo speciale che deve essere dimostrato. Poiché si tratta di uno strumento invasivo che viola la privacy del dipendente, l'utilizzo semplice di tale strumento non è consentito. Inoltre, senza il consenso del dipendente, potrebbe comportare sanzioni appropriate per il datore di lavoro.

16. Un datore di lavoro può monitorare l'attività del computer di un dipendente?

Sì. Il datore di lavoro ha il diritto di monitorare l'attività del computer, ma l'elenco delle possibilità dipende da diversi fattori. Ad esempio, se il computer appartiene all'azienda, il datore di lavoro ha il diritto di utilizzare keylogging, visualizzare il traffico internet, e monitorare email e messaggi. Tuttavia, se il dipendente utilizza un dispositivo personale, il datore di lavoro deve ottenere il consenso del dipendente per monitorare l'attività del computer.

17. Quali informazioni può raccogliere un datore di lavoro attraverso il monitoraggio dei dipendenti?

Un datore di lavoro può raccogliere vari tipi di informazioni su un dipendente attraverso il monitoraggio, come l'uso di internet, tracciamento attività computer, attività delle applicazioni, o registrazione keystroke. Tuttavia, il datore di lavoro deve conservare e utilizzare le informazioni nel modo più sicuro possibile e utilizzarle solo per scopi aziendali.

18. I dipendenti devono essere notificati sulle attività di monitoraggio?

Sì. Se vengono utilizzati strumenti non invasivi, il datore di lavoro potrebbe non notificare i dipendenti sul monitoraggio. Tuttavia, se vengono utilizzati strumenti invasivi, il datore di lavoro deve notificare i dipendenti in anticipo, spiegare il motivo, e come le informazioni saranno utilizzate. Tuttavia, i dettagli su questa questione sono solitamente regolati nel contratto di lavoro o concordati tra i dipendenti e il datore di lavoro.

19. Un dipendente può rifiutarsi di essere monitorato?

Sì. In generale, i dipendenti possono rinunciare al monitoraggio, ma potrebbe confliggere con la politica aziendale, e il dipendente avrà tre scelte: lasciare l'azienda, acconsentire al monitoraggio, o contestare l'uso del monitoraggio. Se il monitoraggio è ragionevole, utilizzato per uno scopo legittimo, e con una chiara necessità, sarà difficile per il dipendente contestare o rifiutare il monitoraggio.

20. Un datore di lavoro può utilizzare telecamere di sorveglianza sul posto di lavoro?

Sì. Il datore di lavoro può installare telecamere sul posto di lavoro, ma devono concordare con i dipendenti e spiegare la necessità di una telecamera sul posto di lavoro. Installare una telecamera di sorveglianza in un posto di lavoro remoto è una questione più complicata, e sarà necessario ottenere il consenso scritto del dipendente nonché l'approvazione dalle autorità per installare la telecamera

21. I dipendenti possono accedere ai propri dati di monitoraggio?

Sì. Di regola, i dipendenti sono tenuti ad avere accesso alle informazioni raccolte dal monitoraggio riguardanti il dipendente, ma il datore di lavoro può trattenere alcune informazioni se sono classificate.

Con WorkTime i datori di lavoro possono consentire ai dipendenti di accedere ai dati di monitoraggio raccolti.

22. Un dipendente può richiedere che i dati di monitoraggio siano cancellati?

Sì. Un dipendente può richiedere al proprio datore di lavoro di cancellare determinate informazioni su se stessi, ma il datore di lavoro può negare la richiesta se le informazioni sono necessarie per scopi aziendali o se devono essere conservate a causa di determinate politiche aziendali.

23. Come può un dipendente segnalare una violazione delle leggi sul monitoraggio dei dipendenti?

Il dipendente può contattare direttamente il dipartimento risorse umane del datore di lavoro, o se non si fida dell'azienda, può contattare l'agenzia statale del lavoro appropriata. Il dipendente può anche cercare aiuto da un avvocato, che può assisterlo con determinate questioni.

In sintesi

Il sistema legale del Sudafrica è abbastanza ambiguo quando si tratta di bilanciare il monitoraggio sul posto di lavoro e la privacy dei dipendenti. Tuttavia, in termini di legge, il monitoraggio in Sudafrica è molto trasparente. I datori di lavoro devono quasi sempre notificare i dipendenti quando avviene il monitoraggio, nonché ottenere il consenso per l'uso di determinati strumenti. Disclaimer Le informazioni fornite in questo articolo sono solo per una comprensione generale e non devono essere utilizzate come consiglio legale. Per ricevere un consiglio legale professionale, consulta il tuo avvocato.