Der ultimative Leitfaden zum Ausleihen von Firmengeräten: Was Sie wissen müssen

In einer kürlichen Studie von Microsoft stellten sie fest, dass 67 % der Mitarbeiter ihre Geräte in den Arbeitsplatz mitbringen. Dennoch berichteten nur 53 % der Befragten von einer klaren Richtlinie, die eine solche Aktivität explizit erlaubt. Allerdings entscheiden sich die meisten großen Unternehmen immer noch für firmeneigene Geräte. Der Hauptgrund? Cybersicherheit - das Schützen des Unternehmensnetzwerks und der Daten vor jeglichen überraschungsangriffen. Bei WorkTime, haben wir viel Know-how darin, erstklassige Arbeitsüberwachungs- und Sicherheitssoftware für alle Arten von Geräten zu bieten – sowohl persönliche als auch Firmenausrüstung. Jedenfalls tauchen wir in diesem Artikel in die zweite Option ein.

Einführung in die Firmengeräte-Ausleihrichtlinie

Lassen Sie uns einen näheren Blick auf die Ausleihrichtlinie für Firmengeräte werfen. Diese Liste von Regeln legt die von einem Unternehmen festgelegten Richtlinien für die vorübergehende Nutzung oder das Ausleihen seiner Geräte durch Mitarbeiter fest. Sie umreißt die Bedingungen für die Nutzung firmeneigener Geräte durch Mitarbeiter. Die Richtlinie des Unternehmens zum Ausleihen von Geräten legt Richtlinien für die vorübergehende Gerätenutzung fest, einschließlich der Bedingungen für die Nutzung von Laptops, Smartphones, Tablets und mehr.

Eine klare Ausleihrichtlinie für Firmengeräte ist entscheidend.

Wichtige Punkte in einer Ausleihrichtlinie für Firmengeräte umfassen Berechtigung, Genehmigung, Dauer, Verantwortlichkeiten, Gerätenutzungsvereinbarung, Rückgabeprozess, Sicherheitsmaßnahmen, Einhaltung der Richtlinie und Konsequenzen bei Verstößen.

Firmenausrüstung: Protokoll für Ausleihen und Rückgaben

Das Ausleihen und Zurückgabe von Firmenausrüstung folgt einem strukturierten Ansatz für effiziente Ressourcennutzung und Rechenschaftspflicht. Mitarbeiter fordern Firmenausrüstung formell an, unter Angabe von Typ, Dauer und Zweck. Nach Genehmigung im Einklang mit den Richtlinien erfüllt die zuständige Abteilung die Anfrage. Während des Ausleihens halten sich Mitarbeiter an die Richtlinien, um die Sicherheit zu gewährleisten. Probleme oder Verlängerungen werden umgehend an die Ansprechperson oder IT-Support gemeldet. Am Ende leiten Mitarbeiter den Rückgabeprozess ein, der eine Inspektion für zukünftige Nutzung umfasst. Klare Kommunikation und Einhaltung der Richtlinien tragen zu einem reibungslosen Prozess bei, der Produktivität und Asset-Management unterstützt. Die Nutzung von Software wie der, die WorkTime bietet, macht es viel einfacher, die ordnungsgemäße Nutzung von Firmengeräten durch Mitarbeiter zu überwachen. Zum Beispiel mit Funktionen wie Softwareüberwachung. Die hilft, in Echtzeit die Software und ihre Nutzung auf der Firmenausrüstung durch Mitarbeiter zu verfolgen. Besonders beim Arbeiten von zu Hause. Die Überwachung, wie Mitarbeiter Firmengeräte angemessen nutzen, wird im Kontext von Remote-Zugriff besonders entscheidend.

Softwareüberwachungstool von WorkTime passt in jede Arbeitsumgebung. Nützlich für jedes auf Computern basierende Büro und perfekt für die Überwachung von Remote-Mitarbeitern.

Nur autorisiertes Personal kann Firmenausrüstung ausleihen, basierend auf Jobrollen und Projektbedürfnissen. Eine Genehmigung der Abteilung oder des Vorgesetzten ist erforderlich, um die Einhaltung der Unternehmensrichtlinien und verantwortungsvolle Nutzung zu gewährleisten. Dennoch behält das Unternehmen den Zugriffskontrolle über die Ausrüstung bei. Schließlich umfassen die Richtlinien für das Ausleihen von Ausrüstung:

• Leihdauer mit Endnutzer-Vereinbarung
• Nutzungsbedingungen
• Genehmigungsprozess
• Passwortrichtlinie
• Berechtigungs-kriterien
• Verantwortlichkeiten des Ausleiher
• Internetnutzungsrichtlinie
• Rückgabeprozess
• Sicherheitsmaßnahmen
• Konsequenzen bei Verstößen
• Dokumentation
• Kommunikationskanäle

Wie ist der wesentliche Unterschied zwischen dem Ausleihen von Ausrüstung für Remote- und Büroarbeit

Im September 2023 wurden 28 % der Arbeitstage remote gearbeitet, ein signifikanter Anstieg von 7 % im Jahr 2019 (WFH Research, 2023). Im Jahr 2023 wünschten sich fast ein Drittel der Befragten 5 Tage Homeoffice pro Woche (30 %) (WFH Research, 2023). Die Anwendung der Richtlinie auf Remote-Mitarbeiter hat ebenfalls ein klares Protokoll. Es beschreibt das erwartete Verhalten, die Verantwortlichkeiten und Sicherheitsmaßnahmen für Remote-Arbeiter, um einen konsistenten und sicheren Arbeitsansatz zu gewährleisten, unabhängig von ihrem physischen Standort. Dies fördert Klarheit und einen einheitlichen Ansatz für Arbeitsstandards, sowohl remote als auch im Büro. Sicherlich mit einigen Unterschieden.

Die meisten großen Unternehmen, wie Microsoft oder Google, stellen alles zur Verfügung, was ein Remote-Mitarbeiter braucht. Sie können einen Computer, Smartphone, Drucker und mehr schicken, je nach Bedürfnissen des Jobs.

Beim Verleihen von Ausrüstung an Remote-Arbeiter gibt es entscheidende Faktoren zu beachten, insbesondere hinsichtlich Versand und Sicherheit, einschließlich Vertraulichkeitsvereinbarungen. Highlights sind folgende:

• Wählen Sie zuverlässige Frachtfürer, um eine sichere und pünktliche Lieferung der Ausrüstung an Remote-Arbeiter zu gewährleisten.
• Nutzen Sie Versandverfolgung und Versicherungsoptionen, um den Versandfortschritt zu überwachen und vor potenziellen Schäden oder Verlusten zu schützen.
• Stellen Sie sicher, dass die Ausrüstung sicher verpackt ist, um Transportschäden zu verhindern und das Risiko von Diebstahl zu minimieren.
• Wenden Sie Datenschrüssung und Gerätesicherheitsmaßnahmen an, um sensible Informationen im Falle von Verlust oder Diebstahl im Transit zu schützen.
• Klare Anweisungen für Remote-Arbeiter zum Gerätemietprozess, einschließlich Lieferung, Abholung und Rückgabeerwartungen.

Für Remote-Arbeiter das Ausleihen von Firmenausrüstung, gibt es eine Liste von Must-knows und Must-dos. Es muss Zugriffsprotokolle, Anmeldedaten und Authentifizierungsprozesse enthalten, um Datenschutzverletzungen zu vermeiden. Auch Nutzungsbeschränkungen können angegeben werden. Jedes Unternehmen legt erlaubte Nutzungen der Firmenausrüstung fest. Stellen Sie klar verbotene Aktiväten oder Anwendungen fest, um verantwortungsvolle Nutzung zu gewährleisten.

Einer der Hauptfoki beim Umgang mit Fernarbeit ist Datensicherheit.

Die Nutzung von Überwachungssoftware wie WorkTime kann zur Sicherung sensibler Daten auf ausgeliehenen Geräten beitragen. Erkunden Sie die Funktionalitäten von Mitarbeiter-Anmeldeüberwachungssoftware und überwachen der Internetnutzung für mehr Details. Die Überwachung von Mitarbeitercomputern ist wichtig für Cybersicherheit. Und es kann schlussfolgern:

• E-Mail-Abfangen
• Verfolgung von Website-Besuchen
• Standortverfolgung während der Arbeitszeiten
• Aufnahme von Video in spezifischen Arbeitsbereichen

Auch Remote-Mitarbeiter müssen Verfahren für Schäden oder Fehlfunktionen umgehend melden.

Best Practice für die Verwaltung von ausgeliehenen Ausrüstung durch Remote-Teams

Die Best Practice des Unternehmens für die Verwaltung von ausgeliehenen Ausrüstung durch Remote-Teams beginnt mit der Bereitstellung klarer Anweisungen. Dies umfasst die Angabe von Regeln für das Ausleihen, einschließlich berechtigter Geräte und der Dauer der Ausleihen.

Eine Studie von 2020 des Antivirus-Anbieters Malwarebytes Labs ergab, dass mehr als 50 % der Mitarbeiter einen Firmenlaptop für persönliche Aufgaben nutzen.

Sofortige Kommunikation ist entscheidend, um Remote-Arbeiter über die zur Überwachung ausgeliehener Ausrüstung verwendeten Tools zu informieren. Transparente Überwachung, exemplifiziert durch WorkTime oder ähnliche Software, stellt sicher, dass Mitarbeiter die verfolgten Metriken verstehen. WorkTime legt Wert auf die Sensibilität der Überwachung persönlicher Informationen und die Behandlung jeglicher Bedenken. Mitarbeiter sollten gut mit Sicherheitsregeln und -protokollen vertraut sein, um vertrauliche Informationen zu schützen. Dies umfasst Richtlinien zu Passwortrichtlinien, mobiler Sicherheit, Netzwerksicherheit, Internetnutzung und anderen relevanten Regeln. Auch wird die Mobile-Device-Management mit WorkTime ID-Überwachung einfacher.

WorkTime ist ein erfahrener Akteur auf dem Markt für Mitarbeiterüberwachung, der über zwei Jahrzehnte Expertise in nicht-invasiver Mitarbeiterüberwachungssoftware vorweist.

Regelmäßige IT-Sicherheitsüberprüfungen werden mit Geräteverfolgung und Programmüberwachung vereinfacht. Berücksichtigung von Versicherungsabdeckung, Haftungen und Erwartungen im Falle von Geräteverlust oder -schaden ist entscheidend für die Bewältigung von Unsicherheiten. Periodische Audits werden als faire Maßnahme etabliert, um die ordnungsgemäße Nutzung und den Zustand der ausgeliehenen Ausrüstung zu gewährleisten. In der Praxis haben Unternehmen oft unterschiedliche Protokolle für das Ausleihen verschiedener Arten von Ausrüstung. Ob Laptops, Telefone, Computer oder andere Geräte, die Ausleihregeln können variieren.

Mit WorkTime können Sie die meisten gängigen Geräte im Büro überwachen, einschließlich Laptops, Smartphones und PCs.

Eine gängige und wesentliche Regel über alle Geräte hinweg ist, dass Mitarbeiter Firmengeräte nicht für persönliche Zwecke nutzen sollten. Diese Vorsichtsmaßnahme zielt darauf ab, Schwachstellen zu verhindern, wie Viren oder technische Probleme, die entstehen können, wenn Mitarbeiter Informationen oder Programme aus dem Internet herunterladen. Sicherheitsbedenken sind auch relevant, da Mitarbeiter, die Firmengeräte für persönliche Angelegenheiten nutzen, potenziell Vertraulichkeitsregeln verletzen könnten. Überwachungssoftware macht es einfach, die Einhaltung dieser Richtlinien durchzusetzen und zu kontrollieren.

Allerdings erfordert der Umgang mit privaten Handys, die Mitarbeiter auch für Arbeitszwecke nutzen, einen nuancierten Ansatz. Hier kommt die Bring Your Own Device (BYOD)-Richtlinie ins Spiel. Sie dient als Dokument, das Mitarbeitern Anweisungen gibt, wie sie Handys am Arbeitsplatz nutzen können.

Samsung fand heraus unterstrich den bemerkenswerten Einfluss von BYOD-Programmen auf die Dynamik am Arbeitsplatz. Die Ergebnisse zeigten, dass 82 % der Mitarbeiter die Rolle mobiler Geräte bei der Steigerung der Produktivität und der Beschleunigung der Entscheidungsfindung anerkannten.

Die BYOD-Richtlinie gilt für alle zellulären Geräte, die Aktiväten wie das Herunterladen von Dateien, Telefonate und das Senden von E-Mails und SMS ausführen können. Dies umfasst sowohl private Handys als auch firmenüberlassene Handys, sowie private Tablets. Jedes Unternehmen benötigt eine BYOD-Richtlinie, um klar zu umreißen, wie und wo Mitarbeiter ihre Handys oder anderen mobilen Geräte nutzen können. Die Bring-Your-Own-Device (BYOD)-Richtlinie Ihres Unternehmens.

Ein gut definiertes Dokument betont nicht nur die Bedeutung der Richtlinie, sondern hebt auch die Konsequenzen der Nichteinhaltung hervor.

Unternehmen setzen Ausleihrichtlinien um, um klare Richtlinien und Protokolle für das Teilen von Ausrüstung festzulegen. Diese Richtlinien sind entscheidend für die Verwaltung der Ressourcenzuweisung, die Sicherstellung verantwortungsvoller Asset-Management und die Förderung eines strukturierten Ansatzes zur Verfügbarkeit von Ausrüstung. Eine gut definierte Ausleihrichtlinie setzt Erwartungen für Mitarbeiter, und fördert eine organisiertere und effizientere Arbeitsumgebung.

Vorteile des Ausleihens von Firmengeräten

• Ausleihrichtlinien erleichtern die optimale Nutzung von Unternehmensressourcen, indem sie sicherstellen, dass Ausrüstung dort platziert wird, wo sie am meisten benötigt wird.
• Mitarbeiter gewinnen Flexibilität beim Zugriff auf die für ihre Rollen nötigen Tools, was zu erhöhter Produktivität führt.
• Das Ausleihen von Ausrüstung trägt zur betrieblichen Effizienz bei. Unternehmen können Überschussbestände und damit verbundene Kosten potenziell reduzieren, indem sie ein Teilsystem implementieren.

WorkTime Mitarbeiterüberwachungssoftware folgt den strengsten Datensicherheitsstandards.

Risiken und Überlegungen beim Ausleihen von Ausrüstung

• Es besteht das Risiko, dass Ausrüstung während der Leihdauer beschädigt oder verloren geht, was die Unternehmensassets beeinträchtigt.
• Das Ausleihen birgt Sicherheitsrisiken, insbesondere wenn es nicht ausreichend überwacht wird, was potenziell zu Datenschutzverletzungen oder kompromittierter Datensicherheit führen kann.
• Die Bewältigung dieser Herausforderungen erfordert sorgfältige Überlegung und effektive Überwachung, um das richtige Gleichgewicht zwischen betrieblicher Effizienz und dem Schutz von Unternehmensassets zu finden.

Schlüsselpunkte, Praktiken der Protokolle für das Ausleihen von Firmengeräten

Hier sind einige typische Richtlinienstrukturen. Sie können von Unternehmen zu Unternehmen variieren. Aber der Kern ist ziemlich standard.

• Festlegen von Eigentumsbedingungen und Klärung des Ausmaßes der Unternehmenskontrolle über das Gerät.
• Erstellung umfassender Richtlinien für erlaubte und eingeschränkte Aktivitäten, einschließlich.
• Einschränkungen beim Herunterladen nicht-arbeitsbezogener Anwendungen, der Ausübung persönlicher Nutzung oder dem Zugriff auf unangemessenen Inhalt.
• Detaillierte Beschreibung der implementierten Sicherheitsprotokolle, um sowohl das Gerät als auch die Unternehmensdaten zu schützen. Dies kann die Angabe von Passwortanforderungen, Verschlüsselungsmethoden und die Fähigkeit zum remote Löschen von Daten umfassen.
• Bereitstellung expliziter Anweisungen zu angemessenen Wartungs- und Pflegepraktiken für das Gerät. Dies könnte Verfahren wie regelmäßiges Aktualisieren von Software und Firmware, Vermeidung physischer Schäden und umgehende Meldung von Problemen an die IT-Abteilung umfassen.
• Formulierung der Konsequenzen im Zusammenhang mit dem Verstoß gegen die Geräterichtlinie, die möglicherweise disziplinarische Maßnahmen oder den Entzug von Geräteprivilegien beinhalten.

Ausleihen von Firmenausrüstung für Remote-Arbeiter Schlussfolgerungen

Das Verleihen von Geräten an Remote-Mitarbeiter erfordert einzigartige Überlegungen. Im Gegensatz zu Büroszenarien stehen Remote-Arbeiter vor Herausforderungen wie möglichen Verzögerungen bei der Gerätelieferung, variierender Internetverbindung und der Notwendigkeit, dass Geräte mehrere Funktionen erfüllen. Die Erkennung und Bewältigung dieser Faktoren ist entscheidend für einen reibungslosen Ausleihprozess. Die Sicherstellung, dass Remote-Arbeiter die benötigte Ausrüstung haben, erfordert die Bewertung der spezifischen Bedürfnisse jedes Remote-Arbeiters, die Sicherstellung der Kompatibilität mit ihren Jobverantwortlichkeiten und die Bereitstellung von Einrichtungs- und Fehlersuche-Support. Klare Kommunikationskanäle sind entscheidend für die schnelle Lösung von Problemen.

Mit dem Aufstieg der Fernarbeit während der COVID-19-Pandemie teilte Helpnet Security einige interessante Erkenntnisse. Sagenhafte 63 % der Befragten nannten Datenlecks als ihre größte Sorge, was sie zur herrschenden Bedenken macht. Knapp dahinter, bei 57 %, folgte die Angst vor dem Herunterladen verdächtiger Apps oder Inhalte.

Verwalten und überwachen von ausgeliehenen Geräten von Remote-Arbeitern

Bei WorkTime, sind wir bereit, alle Ihre Fragen zu Überwachungsfähigkeiten für von der Firma ausgeliehene Geräte zu beantworten. Wir decken alle Gerätetypen ab, wir haben individuelle Angebote, die auf die Bedürfnisse Ihres Unternehmens zugeschnitten sind.

Unser Hauptziel ist es, die Überwachung so ethisch wie möglich zu gestalten, ohne den persönlichen Raum der Beteiligten zu verletzen und ihre persönlichen Informationen sicher zu halten. Gleichzeitig werden wir versuchen, dem Unternehmen eine 360-Grad-Sicht auf Effizienz und Sicherheit zu bieten.

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