Modelli e guide per politiche di monitoraggio dei dipendenti nel Regno Unito

Questo articolo è stato preparato da WorkTime, una soluzione affidabile di monitoraggio non invasivo dei dipendenti e tracciamento della produttività.

Nell'articolo precedente, abbiamo esplorato politiche di monitoraggio dei dipendenti negli USA. Ora, è il momento di concentrarci sul Regno Unito. In che modo i requisiti legali differiscono dagli USA? Discuteremo i fattori chiave e i passaggi per creare una politica di monitoraggio dei dipendenti conforme ed efficace nel Regno Unito.

Monitoraggio dei dipendenti nel Regno Unito: riepilogo legale

È importante considerare le seguenti leggi del Regno Unito che si applicano al monitoraggio dei dipendenti prima di creare le politiche.

UK GDPR e Legge sulla protezione dei dati 2018

Dopo la Brexit, il Il Regno Unito ha adottato la propria versione del GDPR, noto come il UK GDPR. Secondo questa legge,

1. I datori di lavoro devono avere motivi legittimi per il monitoraggio dei dipendenti.
2. I dipendenti devono essere informati sulle pratiche di monitoraggio del computer dei dipendenti nel Regno Unito.
3. I datori di lavoro devono garantire la sicurezza dei dati personali raccolti attraverso il monitoraggio.

Investigatory Powers Act 2016

Questo Atto regola principalmente come le imprese monitorano la comunicazione dei dipendenti. Secondo questa legge, i dipendenti non hanno diritti legali per leggere email e messaggi privati o intercettare chiamate telefoniche senza il consenso del dipendente o un obbligo legale. Rafforza anche il UK GDPR, il che significa che

• Qualsiasi sorveglianza sul posto di lavoro deve essere orientata agli affari;
• Il monitoraggio dei dipendenti nel Regno Unito deve essere trasparente;
• I dipendenti devono essere informati in anticipo;
• Il monitoraggio dei dipendenti nel Regno Unito in modo occulto è proibito, tranne in casi eccezionali (ad es., indagini penali).

Linee guida ICO

I datori di lavoro dovrebbero anche seguire le linee guida dell'ICO quando creano una politica di monitoraggio del computer. Il monitoraggio del computer dei dipendenti nel Regno Unito deve essere legale, trasparente, proporzionato e giusto. Così, quando introduci il monitoraggio, assicurati che

1. I dipendenti siano informati sul monitoraggio;
2. Il monitoraggio dei dipendenti nel Regno Unito non coinvolga funzionalità eccessive o eccessivamente intrusive;
3. Venga condotta una valutazione d'impatto sulla privacy (PIA).

Human Rights Act 1998

Questo Atto proibisce l'invasione della privacy sul lavoro. I datori di lavoro del Regno Unito dovrebbero bilanciare gli interessi aziendali con la privacy dei dipendenti quando introducono software di monitoraggio dei dipendenti.

Regulations of Investigatory Powers Act 2000 (RIPA)

Quali leggi regolano i diritti dei dipendenti? RIPA richiede una giustificazione adeguata per l'intercettazione delle comunicazioni. Se gli strumenti di monitoraggio non rispettano questa regolamentazione, porta a penali legali e reclami per invasione della privacy sul lavoro. I datori di lavoro del Regno Unito potrebbero affrontare gravi penali legali e finanziarie per non aver rispettato questo Atto.

La politica di monitoraggio dei dipendenti è obbligatoria nel Regno Unito?

La politica di monitoraggio dei computer non è obbligatoria nel Regno Unito ma è fortemente raccomandata. Tuttavia, la politica di sorveglianza sul posto di lavoro è richiesta per i settori finanziario, legale e sanitario. Lo stesso si applica alle aziende che monitorano i dipendenti remoti. Perché redigere una politica di monitoraggio dei dipendenti trasparente? I datori di lavoro del Regno Unito dovrebbero garantire la conformità alle leggi e regolamenti sul monitoraggio dei dipendenti e GDPR. Con una politica di monitoraggio chiara, la vostra azienda soddisferà certamente gli obblighi legali.

Sfumature della politica di monitoraggio remoto

La politica di sorveglianza sul posto di lavoro remoto è cruciale per la protezione legale, la trasparenza e la fiducia dei dipendenti. Quali sono le migliori pratiche per monitorare i dipendenti che lavorano da casa nel Regno Unito?

1. Delimita chiaramente cosa viene monitorato per garantire la consapevolezza dei dipendenti;
2. Giustifica il monitoraggio sulla base della conformità legale;
3. Mantieni un approccio etico al monitoraggio. Le leggi sul lavoro da casa (Regno Unito) richiedono un monitoraggio orientato agli affari ma non eccessivo.

La principale differenza tra la politica di monitoraggio dei dipendenti in ufficio nel Regno Unito e quella remota risiede nel livello di “controllo” e considerazioni sulla privacy. Così, la politica di monitoraggio remoto richiede una sicurezza della privacy rigorosa e una chiara distinzione tra attività personali e lavorative.

Quando e come introdurre la politica di monitoraggio ai dipendenti?

Dipende dalla situazione. Ci sono diverse opzioni possibili:

• Prima di introdurre effettivamente il software di monitoraggio dei dipendenti. Annuncia il monitoraggio e introduci la politica prima che inizi;
• Durante il processo di onboarding. Puoi aggiungere la politica di monitoraggio dei dipendenti del Regno Unito al contratto o fornire un manuale di monitoraggio;
• Quando si aggiornano le politiche. Qualsiasi modifica al monitoraggio dei dipendenti sul lavoro dovrebbe essere comunicata in anticipo.

Scegliere il giusto approccio aiuterà a rendere fluido l'intero processo. Abbiamo preparato alcuni consigli utili per aiutarti a introdurre efficacemente una politica di sorveglianza sul posto di lavoro al tuo team.

1. Mantieni la trasparenza. Il monitoraggio etico dei dipendenti è legale e mantiene un ambiente di lavoro positivo.
2. Fornisci una politica di monitoraggio del computer per iscritto. Non dimenticare di includerla nei contratti di lavoro, nelle politiche sul posto di lavoro o nei manuali di monitoraggio. Questo approccio ti aiuta a considerare tutte le considerazioni legali quando monitori il personale.
3. Ottieni il consenso dei dipendenti. Accordi firmati o conferme via email sono cruciali per documentare il riconoscimento dei dipendenti. Controlla il prossimo capitolo per maggiori dettagli.
4. Tieni una riunione o conduci una formazione per i dipendenti. Comunica i motivi per il monitoraggio dei dipendenti, spiega la politica e permetti ai dipendenti di fare domande o affrontare preoccupazioni sulla privacy.

Modulo di consenso dei dipendenti: obbligatorio o no?

Il monitoraggio dei dipendenti sul posto di lavoro nel Regno Unito non richiede sempre un modulo di consenso. Tuttavia, ottenere il consenso dei dipendenti può ridurre i rischi legali. Inoltre, il consenso dei dipendenti è obbligatorio se monitori i dipendenti sul lavoro nei settori finanziario, sanitario o legale. Lo stesso vale per i dipendenti che lavorano su dispositivi personali.

Che tipo di consenso dovrei utilizzare: verbale, scritto, o elettronico?

Il consenso scritto o elettronico è la migliore opzione per il monitoraggio dei dipendenti ai sensi del GDPR. È conforme ai diritti alla privacy dei dipendenti nel Regno Unito, al UK GDPR e alla Legge sulla protezione dei dati 2018. In questo modo, avrete una documentazione chiara che dimostra che i dipendenti hanno acconsentito alle pratiche di monitoraggio. Il consenso verbale è accettabile, ma dovrebbe essere confermato per iscritto in seguito.

Quando dovresti richiedere il consenso dei dipendenti?

Diverse opzioni sono possibili:

1. Per i nuovi dipendenti - durante l'onboarding;
2. Per i dipendenti esistenti - prima di implementare/aggiornare una politica di monitoraggio del computer;
3. Quando si introduce il software di monitoraggio dei dipendenti/nuovi strumenti per il monitoraggio dei dipendenti sul lavoro.

Una chiave per una politica di monitoraggio efficace inizia con il giusto approccio

Introdurre una politica di sorveglianza sul posto di lavoro può essere complicato per i datori di lavoro. Gli errori comuni possono variare dalla mancanza di comunicazione chiara al non rispetto dei diritti sulla privacy dei dipendenti nel Regno Unito. Questi passi falsi possono influenzare significativamente sia la produttività che il morale all'interno di un team. Come introdurre efficacemente una politica di monitoraggio del computer? Uno strumento di monitoraggio non invasivo come WorkTime lo rende facile come 1-2-3.

1. Si allinea con le leggi del Regno Unito che si applicano al monitoraggio dei dipendenti. Gli strumenti di monitoraggio non invasivi sono conforme a GDPR.In questo modo, la tua attività rimane conforme proteggendo i diritti dei dipendenti.
2. Mantiene la trasparenza. Strumenti non invasivi come WorkTime rendono facile delineare chiaramente cosa viene monitorato e perché. Questo costruisce fiducia e aiuta i dipendenti a comprendere lo scopo dietro la politica.
3. Protegge la privacy. WorkTime si concentra solo sulle attività lavorative e non copre alcun contenuto sensibile. Grazie al nostro sistema di monitoraggio verde, analizziamo solo le metriche di performance senza raccogliere dati personali.

Guida in 6 passaggi per i datori di lavoro del Regno Unito per creare una politica di monitoraggio

Ecco una guida alla politica di monitoraggio dei dipendenti nel Regno Unito con i passaggi essenziali da considerare. Spero che i nostri consigli sullo sviluppo di una politica di monitoraggio sul posto di lavoro semplifichino questo processo per te. Passo 1. Considera il quadro legale. Assicurati la conformità con le leggi sul monitoraggio dei dipendenti nel Regno Unito. Passo 2. Definisci lo scopo del monitoraggio. Dichiarare chiaramente i motivi per il monitoraggio dei dipendenti (ad es., migliorare il monitoraggio della produttività o garantire la conformità con gli standard del settore). Passo 3. Identifica cosa verrà monitorato nella politica di monitoraggio dei dipendenti. I datori di lavoro del Regno Unito dovrebbero evitare un monitoraggio eccessivo, poiché contraddice un approccio orientato agli affari e potrebbe danneggiare il morale e la fiducia dei dipendenti. Passo 4. Informa i dipendenti e ottieni il consenso. Includi la politica nei contratti di lavoro, nelle linee guida aziendali o nei manuali di monitoraggio. La trasparenza riduce la resistenza e favorisce un ambiente di lavoro positivo. Passo 5. Gestisci le preoccupazioni dei dipendenti. Incoraggia un dialogo aperto per evitare dispute legali. In questo modo, avrai l'opportunità di affrontare le lamentele in modo tempestivo. Passo 6. Rivedi e aggiorna regolarmente la politica di monitoraggio dei dipendenti. I datori di lavoro del Regno Unito devono informare i dipendenti di qualsiasi modifica.

Modello gratuito per politica di monitoraggio dei dipendenti nel Regno Unito

Abbiamo creato modelli pronti all'uso per politiche di monitoraggio dei dipendenti nel Regno Unito. Sentiti libero di applicarli quando crei la politica della tua azienda. Puoi adattarli facilmente agli obiettivi della tua organizzazione!

Esempio di politica di monitoraggio dei dipendenti nel Regno Unito

Esempio di politica di monitoraggio dei dipendenti remoti nel Regno Unito

Guida in 6 passaggi per i datori di lavoro del Regno Unito per creare il consenso dei dipendenti

Passo 1. Definisci lo scopo del monitoraggio. Comunica chiaramente perché il monitoraggio è necessario. Sii specifico per mantenere la fiducia. Passo 2. Elenca cosa verrà monitorato. Definendo l'ambito del monitoraggio, mostri rispetto per la privacy dei dipendenti e dimostri un approccio equo al monitoraggio. Passo 3. Spiega come verrà effettuato il monitoraggio. Descrivi il software di monitoraggio del computer. Le leggi del Regno Unito richiedono ai datori di lavoro di chiarire come analizzano i dati dei dipendenti. Passo 4. Evidenzia i diritti dei dipendenti e le misure di privacy. Rassicura che il tuo approccio al monitoraggio non viola i diritti sulla privacy dei dipendenti nel Regno Unito. Passo 5. Ottieni il consenso esplicito dei dipendenti. Includi una dichiarazione chiara in cui i dipendenti riconoscono e accettano il monitoraggio. Passo 6. Rivedi e aggiorna il modulo di consenso. Informa i lavoratori se hai modificato la politica di sorveglianza sul posto di lavoro o implementato altri strumenti per il monitoraggio dei dipendenti sul lavoro.

Modelli di consenso gratuiti

In aggiunta a una guida per i datori di lavoro del Regno Unito, il nostro team di esperti in monitoraggio dei dipendenti ha preparato modelli gratuiti di moduli di consenso dei dipendenti. Non esitare a scaricare, personalizzare e implementare questi modelli per le esigenze della tua attività.

Modello di modulo di consenso dei dipendenti nel Regno Unito

Esempio di modulo di consenso per dipendenti remoti nel Regno Unito

Dichiarazione di non responsabilità

Le informazioni in questo articolo sono solo a scopo informativo e non sostituiscono consigli legali. Le leggi sul monitoraggio del computer dei dipendenti nel Regno Unito richiedono una conformità attenta. Raccomandiamo di cercare guida legale professionale prima di implementare qualsiasi politica di monitoraggio.