Shadow IT - come il software non autorizzato rallenta la tua attività

Se non hai mai sentito parlare di Shadow IT, sicuramente l'hai sperimentato. Si tratta essenzialmente di un mucchio di programmi e app non autorizzati eseguiti in un'azienda, che intasano i server e riducono la produttività. Quindi cosa fare? In questa guida, analizzeremo cos'è esattamente il Shadow IT, e cosa diavolo fare al riguardo.

Questo articolo è offerto da WorkTime, un esperto nel monitoraggio non invasivo del team che aiuta a ridurre le spese IT mantenendo i team produttivi.

Cos'è il Shadow IT?

Il Shadow IT si riferisce a strumenti, app, e servizi che i dipendenti utilizzano per svolgere il lavoro senza approvazione formale, revisione, o onboarding da parte dell'IT. In pratica, appare spesso come software non autorizzato sul posto di lavoro. Ad esempio, se i dipendenti usano Snapchat per parlarsi, questo potrebbe essere considerato Shadow IT. Una cosa da notare è che il Shadow IT non è malizioso; di solito, i dipendenti lo trovano solo più facile comunicare attraverso le loro app personali, o non c'è una direttiva in primo luogo. Alcune persone navigano e installano plugin del browser troppo, e questo può causare un rallentamento del sistema.

Come il Shadow IT impatta costi, velocità, e decisioni

Il Shadow IT non ha un banner che annuncia la sua presenza. Invece, cresce semplicemente, e quando qualcuno se ne accorge, è diventato un aumento di budget, report confusi, e confusione operativa. Mille app diverse, alcune con roba di lavoro, alcune con foto di gatti che fanno il bucato, non fanno una forza lavoro produttiva. Il Shadow IT gonfia i costi e distorce le decisioni. Può avere molte conseguenze impreviste, tra cui:

Il software non autorizzato drena silenziosamente produttività e focus

Il software non autorizzato porta a un calo della produttività per diversi motivi. Con tutte le app di questi giorni, uno dei più preoccupanti è il sovraccarico di strumenti. Il sovraccarico di strumenti non sembra così drammatico. Chi di noi non ha un sacco di app sul telefono? Sul posto di lavoro, però, il sovraccarico di strumenti può essere salvavita. Come appare il sovraccarico di strumenti nella vita reale?

1. Accedere a Slack, Teams, e email solo per trovare un aggiornamento.
2. Essere colpiti da notifiche da Slack, Asana, e Jira contemporaneamente.
3. Inserire gli stessi dati in Salesforce e poi di nuovo in HubSpot.
4. Il marketing usa Notion mentre il prodotto traccia lo stesso progetto in Jira.
5. Discutere se il file finale sia in Google Drive o Dropbox invece di finire il lavoro.

Perché bandire le app peggiora solo il Shadow IT

Quando un'azienda scopre di avere applicazioni non autorizzate utilizzate dai dipendenti sul posto di lavoro, molti reagiscono in modo eccessivo. 'Bandire tutte le applicazioni' o 'Bloccare tutti i siti web' - questo è tipico di come le aziende cercano di riacquistare un po' di controllo di fronte all'uso di applicazioni non autorizzate. L'effetto di una tale reazione non è affatto buono. Più un'azienda cerca di bandire in modo indiscriminato le applicazioni, più è probabile che le stesse applicazioni vengano usate sottobanco. Con un divieto generale, i dipendenti troveranno modi per aggirare la politica, il che crea poi lavori aggiuntivi per cercare di fermarlo.

Visibilità: porta il Shadow IT alla luce

Il primo passo per risolvere il Shadow IT è la visibilità, non l'applicazione. La maggior parte delle organizzazioni crede di avere visibilità nella loro organizzazione perché hanno una politica aziendale e un elenco di strumenti approvati dall'azienda. Tuttavia, in realtà, ciò che le persone usano quotidianamente spesso varia da ciò che affermano di usare in base all'elenco di strumenti approvati dall'azienda, specialmente ai giorni nostri. Di seguito ci sono alcuni modi utili per portare il Shadow IT alla luce. Mappare l'intero ecosistema per la visibilità dell'utilizzo non si tratta di monitorare le attività dei dipendenti; si tratta di identificare pattern di utilizzo, sovrapposizioni, applicazioni inutilizzate/abbandonate, e identificare gli strumenti 'shadow' adottati dai dipendenti ma mai approvati formalmente. Questo è ciò che ci sforziamo di estrarre in WorkTime: i dati reali su se i dipendenti stanno avendo successo o fallendo.

Uno sguardo pratico su come l'utilizzo degli strumenti si espande oltre la visibilità

Il Shadow IT è più facile da capire vedendo come appare nelle organizzazioni reali nel tempo. I team usano strumenti diversi per risolvere rapidamente problemi immediati, per migliorare il flusso di lavoro, per collaborare, ecc. Individualmente, la decisione di usare un nuovo strumento è di semplice logica. Collettivamente, creano sovrapposizioni, licenze duplicate, e processi multipli, che creano inefficienze e costi ridondanti. Questo è impossibile da identificare senza un certo livello di visibilità. Il dataset qui sotto è solo un esempio (non si riferisce a nessuna organizzazione particolare) che illustra come il numero di strumenti e le sovrapposizioni tra dipartimenti possano espandersi rapidamente. La struttura dei dati è impostata per un semplice grafico a barre che evidenzia dove l'utilizzo del software supera la consapevolezza della leadership o dell'IT, e dove costi ridondanti e complessità si accumulano silenziosamente nel tempo.

Come il monitoraggio dei dipendenti aiuta a identificare il Shadow IT

Per ridurre il Shadow IT, hai bisogno di una visibilità accurata sull'utilizzo del software. È qui che entra in gioco il monitoraggio dei dipendenti, non come sorveglianza, ma come un modo per comprendere i pattern di utilizzo di applicazioni e siti web tra i team. Il miglior approccio si concentra su insight aggregati e tendenze:

• Analisi dell'utilizzo delle app che mostrano quali strumenti sono effettivamente usati;

• Pattern per ruolo, team, o dipartimento;
• Identificazione di strumenti ridondanti o sconosciuti;
• Visibilità sulla proliferazione del software senza catturare contenuti personali.

WorkTime - ottimizza l'utilizzo del software in modo trasparente

WorkTime aiuta le organizzazioni a migliorare la visibilità sull'utilizzo del software in modo che possano ridurre gli sprechi, migliorare i flussi di lavoro, e affrontare il Shadow IT senza trasformare il posto di lavoro in un ambiente di polizia. Supporta un monitoraggio trasparente, non invasivo focalizzato su insight di produttività, non sorveglianza. Curioso di come WorkTime aiuti i team reali a ottenere di più? Dai un'occhiata alle storie di successo dei nostri clienti!

• Denaro risparmiato sulle licenze software;
• Migliaia di dollari risparmiati passando a nuovi server Citrix.

Questo è l'esito pratico: maggiore visibilità IT sull'utilizzo del software, minori sprechi, meno flussi di lavoro shadow, e costi IT ridotti - tutto senza rompere la fiducia dei dipendenti.

Conclusione: porta il Shadow IT alla luce

Il Shadow IT esiste nelle ombre, ma non deve essere così. Ovviamente, vivendo nella società moderna, è perfettamente normale esagerare con i download e finire con un sacco di app diverse. Il trucco è non lasciare che si insinui nel resto del posto di lavoro. Se non hai agito prima, probabilmente hai un sistema Shadow IT sprawling che non solo drena la produttività dei tuoi dipendenti ma anche la larghezza di banda internet. WorkTime offre ai team una visibilità chiara sull'utilizzo delle app in tutta l'azienda, inclusi gli strumenti che spesso sfuggono al radar. Questo significa che puoi individuare inefficienze, tagliare gli sprechi IT, e mantenere la produttività in pista. E poiché WorkTime è non invasivo, ottieni i dati senza superare i limiti della privacy.

FAQ

Come possono le aziende identificare l'utilizzo di software non autorizzato?

Il modo più efficace per identificare il software non autorizzato sul posto di lavoro è costruire visibilità sull'utilizzo del software attraverso analisi dell'utilizzo delle app e report di tendenze. La visibilità del Shadow IT aiuta le organizzazioni a vedere quali strumenti sono usati tra i team e dove esistono sovrapposizioni. Approcci che si concentrano su insight aggregati riducono la paura e aumentano la trasparenza. Questo supporta la gestione del Shadow IT senza spingere gli strumenti sottoterra.

Il Shadow IT è un rischio per la sicurezza o un problema di produttività?

Mentre il Shadow IT può presentare rischi per la sicurezza, è anche un grande problema di produttività. Man mano che più strumenti vengono aggiunti alla cassetta degli attrezzi di un'organizzazione (proliferazione del software), i dipendenti spesso 'saltano tra strumenti', creando dati inconsistenti e rallentando i processi decisionali. Molte organizzazioni sentono l'impatto sulla produttività del Shadow IT come attrito nei flussi di lavoro e confusione nei report.

Perché bandire le app aumenta il Shadow IT invece di fermarlo?

Molti divieti generali riducono la trasparenza prima di ridurre l'utilizzo. I dipendenti devono comunque completare il loro lavoro; quindi, gli strumenti usati per completare il lavoro si spostano in canali meno visibili. Questo riduce la visibilità sull'utilizzo del software, rendendo il monitoraggio del Shadow IT più difficile. Strategie con priorità alla visibilità funzionano meglio perché rivelano su quali strumenti i team fanno affidamento e perché, supportando una consolidazione più intelligente.

Qual è il modo migliore per ridurre il Shadow IT mantenendo la fiducia dei dipendenti?

Inizia con la visibilità del Shadow IT e una comunicazione chiara: spiega cosa viene misurato e perché, e concentrati sui pattern di utilizzo degli strumenti piuttosto che sui contenuti privati. Il monitoraggio non invasivo dei dipendenti che evita screenshot e battiture supporta la comprensione delle organizzazioni sulla proliferazione del software senza creare tensione da sorveglianza. Questi approcci supportano il monitoraggio dei dipendenti per il Shadow IT proteggendo la fiducia. Strumenti come WorkTime sono stati progettati per questa strategia di visibilità-first, sicura per la privacy.