Monitoraggio dei dipendenti per l'efficienza operativa in ambienti regolari, remoti e ibridi

Cos'è l'efficienza operativa?

L'efficienza operativa significa utilizzare risorse come tempo, denaro, risorse umane e materiali per la produzione in modo ottimale. In generale, le aziende con una buona efficienza operativa si dimostrano più flessibili e di successo rispetto ai concorrenti nello stesso settore che non utilizzano le loro risorse in modo efficiente.

Siamo WorkTime, software di monitoraggio dei dipendenti. Da oltre 20 anni, stiamo aiutando le aziende a ottimizzare l'efficienza sul posto di lavoro, in particolare risorse come tempo, dipendenti, produttività, computer e software.

Perché l'efficienza operativa è importante e qual è l'obiettivo?

L'efficienza operativa è importante per qualsiasi azienda, in qualsiasi settore e con qualsiasi numero di dipendenti. Le aziende inefficienti rischiano di operare in perdita o con entrate molto inferiori rispetto alle aziende efficienti.

Aumentare l'efficienza è qualcosa che ogni azienda cerca di raggiungere; alta qualità e velocità di produzione, e bassi costi di produzione.

Gli obiettivi di efficienza sul posto di lavoro possono variare per ogni azienda, ma quasi tutte hanno un obiettivo comune, che è aumentare la produttività dei dipendenti. Secondo Zapier, la maggior parte dei dipendenti trascorre circa 3 ore nelle attività davvero importanti durante l'orario di lavoro, e il resto del tempo è impegnato in lavoro a basso valore o attività improduttive.

Una buona presenza e produttività dei dipendenti sono obiettivi di efficienza operativa molto importanti da raggiungere.

Per misurare la presenza, la produttività e il tempo attivo dei dipendenti in modo efficace, i datori di lavoro utilizzano la tecnologia. Ad esempio, il software di monitoraggio dei dipendenti è una tecnologia ampiamente utilizzata per questo scopo. WorkTime fornisce tecnologia di monitoraggio dei dipendenti da oltre 20 anni, che ha aiutato i datori di lavoro a migliorare l'efficienza operativa e la produttività.

WorkTime sta aiutando i datori di lavoro a migliorare l'efficienza operativa e la produttività.

Con l'aiuto di WorkTime, i datori di lavoro possono studiare e confrontare l'efficienza dei dipendenti quando lavorano in un ambiente d'ufficio regolare, in uno ibrido o remoto.

Efficienza operativa in ambienti ibridi, remoti e in ufficio

Quando si assume un dipendente, è importante scegliere il posto di lavoro giusto (remoto, in ufficio, ibrido). Ogni dipendente ha le sue preferenze sul posto di lavoro, ma controllare un'azienda dove molti dipendenti lavorano in ambienti diversi è abbastanza problematico, quindi è anche importante scegliere il modo giusto per controllarli, una opzione è l'uso del monitoraggio dei dipendenti. Con riferimento a Forbes' dati, analizzeremo in dettaglio tutti i tipi di lavoro e parleremo dei problemi di ciascuno.

Ambienti ibridi

Un ambiente di lavoro ibrido è un ambiente misto, dove i dipendenti possono lavorare in ufficio o da casa (ad esempio, 3 giorni in ufficio e 2 da casa). Il formato di lavoro ibrido offre certamente molti vantaggi, come la riduzione del tempo di viaggio e altro, ma ci sono anche svantaggi. Ad esempio, quando si lavora da casa, i dipendenti potrebbero essere distratti dalle faccende domestiche o troppo rilassati a causa dell'ambiente domestico, mancanza di supervisione da parte dei manager, difficoltà con l'auto-organizzazione e difficoltà nella comunicazione tra colleghi. I dipendenti ibridi potrebbero trascorrere meno tempo su compiti di lavoro importanti.

Secondo i clienti di WorkTime, l'efficienza dei dipendenti diminuisce in un ambiente ibrido a lungo termine.

Ambienti in ufficio

Lavorare in un ambiente d'ufficio permette ai dipendenti di concentrarsi completamente sui loro doveri lavorativi, la qualità della comunicazione, il tempo di risposta e la condivisione della conoscenza sono al massimo quando i dipendenti sono in ufficio. Inoltre, la presenza dei manager garantisce che i dipendenti siano ben supervisionati. Al contempo, ci sono svantaggi che possono influenzare negativamente l'efficienza lavorativa. Ad esempio, se il posto di lavoro è troppo rumoroso, può ridurre il livello di concentrazione dei dipendenti. O problemi individuali, come lunghi tempi di spostamento, mancanza di strutture cucina dove i dipendenti possono mangiare, obblighi di rispettare il codice di abbigliamento, meno tempo per faccende domestiche e socializzazione. Molte persone potrebbero non apprezzare lavorare in ufficio a causa di questi svantaggi. Secondo Forbes, la maggior parte di questi fattori fa sì che i dipendenti pensino ad altri lavori (remoti, ibridi).

Ambienti remoti

Nel 2020, un gran numero di lavoratori in tutto il mondo è stato costretto a passare al lavoro remoto. Ma è efficiente come il lavoro in ufficio?

Il problema principale del lavoro remoto è la mancanza di supervisione dei dipendenti.

Ci sono anche altri problemi significativi, come la mancanza di importanza del dipendente rispetto a quelli in ufficio (la mancanza di rispetto non è il svantaggio più ovvio del lavoro remoto, ma si verifica spesso nelle aziende dove la comunicazione personale è valorizzata), problemi di comunicazione, distrazione, separazione tra ore lavorative e non lavorative. Secondo i clienti di WorkTime, la produttività dei dipendenti (e di conseguenza l'efficienza operativa complessiva) diminuisce a lungo termine quando si lavora da casa. In generale, gli ambienti remoti presentano gli stessi problemi di efficienza operativa degli ibridi in termini di diminuita supervisione dei dipendenti, tempo di risposta più lungo, scambio di conoscenze più lento, scarsa presenza, tempo attivo ridotto e livello di distrazione più alto.

WorkTime migliora la presenza dei dipendenti, il tempo attivo, la concentrazione, il tempo di risposta e la produttività nei posti di lavoro remoti.

Sebbene il lavoro remoto rimanga molto popolare, molte aziende non apprezzano questo modello di lavoro. Ad esempio, secondo Bloomberg, Elon Musk ha completamente abbandonato il modello di lavoro remoto per i dipendenti Twitter, ma pochi l'hanno apprezzato, e un gran numero di dipendenti ha voluto dimettersi. Quindi, Elon Musk ha dovuto fare concessioni e attenuare la sua dichiarazione sul rifiuto del lavoro remoto.

Efficienza operativa e tecnologia

Diverse tecnologie vengono utilizzate per aumentare l'efficienza operativa. Queste includono sistemi di gestione delle informazioni come CRM (Customer Relationship Management), ERP (Enterprise Resource Planning) e sistemi di monitoraggio dei dipendenti. Tutti vengono utilizzati per semplificare i processi routinari e per aumentare e misurare l'efficienza.

Il monitoraggio dei dipendenti è una delle tecnologie applicate con successo per migliorare l'efficienza operativa.

Come spiegato sopra, il monitoraggio dei dipendenti migliora l'efficienza operativa. È uno strumento automatico efficace adatto a qualsiasi ufficio computerizzato. Aiuta a monitorare la presenza dei dipendenti, il tempo attivo, la produttività, gli straordinari, il tempo delle riunioni online e altro. I datori di lavoro ricevono senza sforzo numeri su ciascuno dei suddetti. Ad esempio, sanno che il dipartimento di marketing online è stato produttivo al 67% la scorsa settimana, il 35% dei dipendenti è arrivato in ritardo al lavoro e così via.

WorkTime è un esempio di tecnologia di monitoraggio dei dipendenti che fornisce ai datori di lavoro dati chiari sull'efficienza dei dipendenti.

WorkTime è progettato per misurare e migliorare l'efficienza dei dipendenti, sia che lavorino remotamente, in ibrido o in ufficio.

4 indicatori di efficienza operativa nel software di monitoraggio dei dipendenti

1. Sottodimensionamento Secondo Forbes, quando si è sottodimensionati, l'efficacia operativa diminuisce. Il software di monitoraggio dei dipendenti ti aiuta a determinare efficacemente se sei sottodimensionato. Ad es., WorkTime mostra se ci sono straordinari (lavoro prima/dopo orario, durante la pausa pranzo, weekend ecc.), se i dipendenti arrivano presto al lavoro o partono tardi. Questi sono indicatori di dipendenti sovraccarichi, che a loro volta potrebbero significare che sei sottodimensionato. Ma se i tuoi dipendenti arrivano in ritardo al lavoro, sono spesso inattivi, fanno pause pranzo troppo lunghe, lasciano il lavoro presto, sono spesso in riunioni online o impegnati in attività non legate al lavoro, allora il problema non è il sottodimensionamento. WorkTime rileva tutti gli indicatori sopra. Secondo Forbes, quando i dipendenti sono sovraccarichi, il livello di efficienza del lavoro diminuisce. 2. Riunioni lunghe Le riunioni lunghe, sia online che in presenza, potrebbero influenzare negativamente l'efficienza operativa. WorkTime monitora il tempo nelle riunioni online, chat online e tempo inattivo. Se vedi che questi numeri aumentano troppo, è un segnale per lavorare sull'efficienza operativa. Elon Musk, ad esempio, raccomanda ai suoi dipendenti Twitter di mantenere le riunioni il più brevi possibile e di non partecipare alle riunioni dove non si può aggiungere valore. Questo CEO sa sicuramente come mantenere le sue aziende operative in modo efficace. 3. Alto livello di distrazione Secondo uno studio Bloomberg, troppe app necessarie per il lavoro possono essere troppo distraenti per i dipendenti. Molte aziende usano più app quando una sola può svolgere più funzioni. WorkTime monitora vari pattern comportamentali per calcolare il livello di distrazione dei dipendenti. Ad esempio, il passaggio tra attività produttive e improduttive aggiunge punti al livello di distrazione. 4. Assenza e pause frequenti Per una buona efficienza operativa è importante che i dipendenti siano presenti al lavoro. Negli uffici computerizzati, il software di monitoraggio dei dipendenti è ottimo per rilevare quando i dipendenti sono assenti dai loro computer. I sistemi di monitoraggio forniscono ai datori di lavoro una chiara comprensione se i dipendenti sono abbastanza produttivi e non sprecano il loro tempo pagato in attività improduttive, se sono sovraccarichi e se è necessario assumere più personale, e molto altro.

Indicatori di efficienza operativa per ambienti regolari, remoti e ibridi

La tecnologia di monitoraggio è un ottimo strumento che aiuta i datori di lavoro a misurare la produttività dei dipendenti, il tempo attivo, la presenza e il punteggio di distrazione quando lavorano remotamente, da casa o in ufficio: Questo è un ottimo modo per confrontare l'efficienza operativa di diverse impostazioni. E la cosa migliore è che non ci sono congetture. Ottieni semplicemente numeri chiari e diretti! Basandosi su questi numeri, i datori di lavoro possono prendere decisioni migliori su come organizzare il posto di lavoro, cosa è più efficace in termini di produttività.

Non indovinare, misura con WorkTime! Cosa è più efficiente: lavoro da casa o in ufficio?

Come misurare l'efficienza operativa con il software di monitoraggio dei dipendenti

Per misurare l'efficienza operativa, i report di WorkTime creano grafici facili da visualizzare di presenza, attività, tempo inattivo, lavoro produttivo e non produttivo, completamento obiettivi e altro. Con i report di WorkTime, puoi misurare facilmente l'efficacia operativa di un dipendente, un dipartimento o un ufficio, e confrontarli con altre strutture aziendali. Puoi misurare l'efficienza di un dipendente usando i report di WorkTime, confrontando alcuni dipendenti, visualizzando statistiche su presenza, assenteismo, tempo effettivo, straordinari e efficienza nelle applicazioni.

WorkTime utilizza metodi non invasivi per monitorare l'efficienza dei dipendenti.

Privacy dei dipendenti e efficienza

Un posto di lavoro sicuro è una base importante per l'efficienza operativa. Se scegli quello giusto, il software di monitoraggio dei dipendenti aumenterà la sicurezza del posto di lavoro. Questo a sua volta garantirà la sicurezza dei dati di monitoraggio, la protezione della privacy dei dipendenti e una buona reputazione. Questo aumenterà la fiducia tra dipendenti e manager, minimizzerà il turnover del personale e ridurrà lo stress.

Il software di monitoraggio dei dipendenti giusto protegge la privacy dei dipendenti e aumenta la sicurezza del posto di lavoro.

WorkTime è un software di monitoraggio non invasivo focalizzato sul monitoraggio della produttività e sulla sicurezza del posto di lavoro. WorkTime offre sostituzioni sicure alle funzioni invasive regolari come screenshot e registrazione contenuti, ascoltare il microfono del dipendente, usare un keylogger, ecc. Se scegli un software di monitoraggio invasivo, questo toglie sicurezza al posto di lavoro. Se sei un datore di lavoro e stai cercando o lavori già con dipendenti remoti, dovresti prima di tutto garantire la sicurezza del dipendente e non invadere il suo spazio personale. È anche necessario calcolare correttamente il tempo necessario per eseguire il compito e non sovraccaricare i dipendenti. La soluzione migliore è usare il monitoraggio dei dipendenti WorkTime, in modo da poter monitorare e valutare le prestazioni dei tuoi dipendenti. WorkTime offre l'unico sistema di monitoraggio dei dipendenti non invasivo sul mercato. Consigli per l'efficienza sul posto di lavoro: usando il monitoraggio dei dipendenti, allocazione corretta del tempo per i compiti, fornendo strumenti o inventario di lavoro per completare il lavoro, un piano chiaro per completare il compito.

Citazioni di famosi CEO

Elon Musk

“Quando qualcosa è abbastanza importante, lo fai, anche se le probabilità non sono a tuo favore.” Questa citazione può essere applicata anche al flusso di lavoro del dipendente generale. Il datore di lavoro deve spiegare al dipendente l'importanza del prodotto, altrimenti senza capire a cosa serve il prodotto e perché è importante, il dipendente lavorerà svogliatamente e senza entusiasmo.

Jack Ma

“Se ci sono nove conigli a terra, se vuoi catturarne uno, concentrati solo su uno.” Concentrati su un compito alla volta, non cercare di fare tutto contemporaneamente, è molto meglio fare tutti i compiti uno per uno.

Jeff Bezos

"Se non vuoi sentire critiche, per favore non fare nulla di nuovo." La critica è un aspetto importante di qualsiasi attività. Se il tuo datore di lavoro indica i tuoi errori e spiega cosa avresti potuto fare meglio, ascolta attentamente.

Modi per migliorare l'efficienza sul posto di lavoro

Secondo Zenefits, molte aziende vogliono che i loro dipendenti lavorino in ufficio, il che è comprensibile, perché altrimenti sarebbe più difficile controllare i dipendenti. Ma basandosi sul feedback dei clienti di WorkTime, i dipendenti remoti o ibridi possono lavorare anche meglio dei dipendenti a tempo pieno, a seconda delle preferenze personali, quindi è importante allocare i dipendenti secondo i loro desideri.

Il monitoraggio dei dipendenti WorkTime ti permette di misurare produttività ed efficienza senza intrudere nello spazio personale dei dipendenti.

9 modi per aumentare l'efficienza da Forbes

• Pianifica i compiti
• Concentrati su una cosa alla volta
• Quando completi un compito, basa su i tuoi punti di forza
• Bilancia lavoro e obiettivi personali
• Rendi le riunioni più efficienti
• Implementa KPI (indicatori chiave di performance)
• Sviluppa un sistema motivazionale
• Usa il tuo tempo in modo giusto
• Usa il monitoraggio dei dipendenti

WorkTime è uno strumento per migliorare l'efficienza operativa

Basandoci sulla nostra esperienza, il monitoraggio dei dipendenti non solo misura ma migliora anche l'efficienza dei dipendenti in qualsiasi modalità operativa. Con il nostro strumento, puoi impostare un monitoraggio comodo per dipendenti remoti, d'ufficio o ibridi. In pratica, quando si usa il monitoraggio dei dipendenti WorkTime, la maggior parte dei dipendenti aumenta la produttività e cerca di ridurre il tempo inefficiente, l'assenteismo e le pause, poiché i dati sul lavoro dei dipendenti sono visti dalla persona responsabile del dipartimento. Senza il monitoraggio WorkTime, un dipendente può fare i suoi affari durante l'orario di lavoro e nessuno lo saprà nemmeno. WorkTime, a sua volta, non oltrepassa il confine dello spazio personale dei dipendenti, quindi possono lavorare con il monitoraggio senza preoccuparsi che improvvisamente uno screenshot dal computer, un testo inviato o una registrazione dal microfono possa essere trasmesso direttamente al capo del dipartimento.

WorkTime offre un periodo di prova gratuita di 14 giorni, che ti permette di testare l'unico sistema di monitoraggio non invasivo sul mercato in pratica.