Überstunden-Management: So überwachen & reduzieren Sie Kosten

Überstunden können so verwaltet werden, dass sie sowohl den Arbeitnehmern als auch den Unternehmen zugute kommen. Es ermöglicht dem Unternehmen, hohen Nachfragen nach Waren und Dienstleistungen angemessen nachzukommen und Lücken bei unerwarteten Abwesenheiten oder Personalmangel zu schließen, während es den Mitarbeitern ein größkeres Gehalt bietet. Ohne ordnungsgemäße Verwaltung kann es jedoch zu riesigen Ausgaben für Unternehmen führen. Abgesehen von den Kosten für überstunden hat die Forschung gezeigt, dass lange Schichten zu Ermüdung, geringerer Produktivität und anderen Gesundheitsproblemen führen können. Zum Glück gibt es Maßnahmen, die ergriffen werden können, um sicherzustellen, dass die Arbeitszeit effektiv verwaltet wird.

Gründe für überstunden

Gründe für die Arbeit vor oder nach den regulären Stunden umfassen hohe Arbeitsbelastung, überlastete Belegschaft, zu viele Meetings oder sogar klebrige Situationen wie (z. B. schlechte Präsenzen, schlechtes Zeitmanagement, Ablenkungen).

1. Hohe Arbeitsbelastung

Mitarbeiter arbeiten häufig zusätzliche Stunden, um mit einer hohen Arbeitsbelastung Schritt zu halten oder Personalmangel auszugleichen. Wie man überstunden vermeidet: Untersuchen Sie die Arbeitsbelastung und identifizieren Sie, welche Aufgaben dazu führen, dass sie zusätzliche Stunden arbeiten. Mitarbeiterüberwachungssoftware hilft auch dabei, zu überwachen, welche Software oder Dokumente verwendet werden und wie lange. Mit diesen Informationen kann der Manager Arbeitsprozesse und Prioritäten anpassen. Zusätzlich hilft Mitarbeiterüberwachungssoftware bei der Identifizierung überlasteter oder unterbesetzter Abteilungen. Dies ermöglicht es Managern, Arbeitsaufgaben an andere Teammitglieder zu delegieren und bei Bedarf zusätzliches Personal einzustellen.

Manager können Arbeitsbelastungen untersuchen und feststellen, welche Aufgaben dazu führen, dass sie zusätzliche Stunden arbeiten.

2. Zu viele Meetings

Laut Forbes finden täglich etwa fünfzigfünf Millionen Meetings statt, und mindestens die Hälfte davon bringt nicht viel. Zu viele Meetings verbrauchen wertvolle Arbeitszeit und lassen wenig Zeit für offizielle Aufgaben. Wenn das passiert, sind die Leute gezwungen, überstunden zu machen, um Ziele zu erreichen. Wie man überstunden vermeidet: Eine praktische Lösung ist es, die Notwendigkeit jedes Meetings zu bewerten und nur die erforderlichen Personen einzuladen. Bereiten Sie im Voraus einen detaillierten Plan vor, beginnen Sie pünktlich und beenden Sie pünktlich. Auch, wenn Mitarbeiter zu lange von ihren Computern weg sind, wird die Mitarbeiterüberwachungssoftware diese Zeit als Leerlauf markieren, auch wenn sie in Meetings verbracht wird. Wenn Meetings online abgehalten werden, umfasst die WorkTime Mitarbeiterüberwachungssoftware eine Funktion, die die verbrachte Zeit in Online-Meetings erfasst.

Mitarbeiterüberwachungssoftware markiert die in Meetings verbrachte Zeit als Leerlaufzeit. So können Sie sehen, wie viel Zeit darauf verwendet wurde.

3. Schlechte Präsenzen

In der Unternehmenswelt ist schlechte Präsenzen ziemlich häufig. Laut einer Studie sind 29 % der Arbeitnehmer mindestens einmal im Monat zu spät zur Arbeit. Schlechte Präsenzen zeigen sich durch verspätetes Erscheinen zur Arbeit, frühes Gehen, lange Mittagessen, Plaudern mit Kollegen während der Arbeitszeit und lange Kaffeepausen/Tee/Rauchen. Mitarbeiter, die ihre Arbeitszeit mit all dem verbringen, anstatt ihre Arbeit zu erledigen, werden überstunden machen oder behaupten, sie zu machen, um diese Zeit auszugleichen. Wie man überstunden vermeidet: Die Installation von Zeitverfolgungssoftware hilft dabei, automatisch Computer-Leerlaufzeiten und An-/Abmeldezeiten zu erkennen. Sie können das nutzen, um zu bestimmen, ob Ihr Team arbeitet. Darüber hinaus funktionieren diese Lösungen gut als eigenständige Lösungen sowie als Ergänzungen zu bestehenden Systemen.

Die Installation von Zeitverfolgungssoftware hilft, Computer-Leerlaufzeiten und An-/Abmeldezeiten automatisch zu erkennen.

4. Nichtnutzung von Stempeluhren-Systemen

Ein möglicher Grund, warum Mitarbeiter scheinbar überstunden machen, könnte sein, dass sie nicht richtig stempeln. Das Versäumnis, für Mittagspausen oder nach ihren normalen Arbeitszeiten abzumelden, kann den Eindruck erwecken, dass sie zu diesem Zeitpunkt noch arbeiteten. Eine Umfrage ergab, dass Mitarbeiter zugaben, später abzustempeln als ihre offiziellen Arbeitszeiten, nicht für Mittagessen oder Pausen abzustempeln oder ihre Zeiterfassungsblätter ordnungsgemäß auszufüllen. Das tritt häufig in Unternehmen auf, die auf veralteten Zeiterfassungssystemen basieren, was es einfach macht, das System zu manipulieren (sehen Sie dieses praktische Beispiel aus dieser WorkTime Fallstudie). Das könnte das Unternehmen viel Geld kosten, da sie für nicht gearbeitete Stunden zahlen. Wie man überstunden vermeidet: Ein praktischer Ansatz ist es, bestehende Systeme durch Mitarbeiterüberwachungssoftware zu ersetzen oder zu verbessern. Sobald implementiert, zeichnet diese Lösung Computeraktivitäten in Echtzeit auf. Das gibt Ihnen ein klares Bild davon, wann Schichten beginnen und enden.

Mitarbeiterüberwachungssoftware kann mit bestehenden Systemen integriert werden, um Informationen zu An-/Abmeldezeiten zu liefern.

5. Ablenkungen während der Bürozeiten

Ablenkungen haben einen negativen Einfluss auf die Arbeitsproduktivität und Leistung. Und wie wir zuvor erwähnt haben, wenn es so viele Ablenkungen während des Arbeitstages gibt, möchten Mitarbeiter vielleicht ein oder zwei Stunden extra arbeiten, um diese Zeit auszugleichen. Wie man überstunden vermeidet: Ihrem Team können Überwachungssoftware-Berichte gezeigt werden, um die Ablenkungen zu erfahren, die sie vom Arbeiten abhalten. Wenn Ihre Mitarbeiter sehen, wie ihre Zeit verbracht wird, können sie besser informierte Entscheidungen über ihr Zeitmanagement treffen.

Überwachungssoftware-Berichte können den Mitarbeitern gezeigt werden, damit sie wissen, welche Ablenkungen dazu führen, dass sie nicht arbeiten.

Wann sind überstunden notwendig?

Wenn Sie ein Unternehmen leiten, müssen Ihre Mitarbeiter zu einem gewissen Zeitpunkt überstunden machen. Wenn richtig verwaltet und mit Produktivität im Sinn, könnte das eine Win-Win-Situation sein. Als Arbeitgeber können Sie auf Situationen stoßen, in denen bestimmte Teammitglieder für abwesende Kollegen einspringen müssen oder wenn es einen Anstieg der Nachfrage nach Ihren Dienstleistungen gibt. Das könnte überstunden bedeuten. Mitarbeiter möchten andererseits zusätzliche Stunden abdecken, um zusätzliches Gehalt zu erhalten. Der Schlüssel ist, dass beide Parteien es effektiv verwalten. Überstundenrichtlinien und Mitarbeiterüberwachungslösungen wie überstunden-überwachungssoftware sind gute Ergänzungen, die den Prozess effizienter und kostengünstiger machen.

Überstundenrichtlinien und Mitarbeiterüberwachungssysteme sind gute Ergänzungen, die den Prozess effizienter und kostengünstiger machen.

Überstunden-überwachungssoftware hilft!

Ausgleich der Arbeitsbelastung

Überstunden-überwachungssoftware kann Ihnen helfen, die Arbeitsbelastung effektiv auszugleichen. Sie kann bei der Entscheidungsfindung helfen, indem sie feststellt, ob mehr Planung, Mitarbeiter oder Computer benötigt werden, um den Prozess zu verbessern.

Automatisierung von Arbeitsprozessen

Ihr Lohnsystem kann mit diesen Systemen integriert werden, um die Unsicherheit zu beseitigen, ob die zusätzlichen Stunden eines Mitarbeiters in das System eingegeben wurden. Zum Beispiel, wenn aktive/Leerlaufzeiten aufgezeichnet oder Änderungen vorgenommen werden, spiegelt sich das in Ihrem Lohnsystem wider.

Nahtlose Datenerfassung

Überstunden-überwachungslösungen reduzieren Abweichungen bei der Datenerfassung. Zum Beispiel, wenn jemand 2 Stunden an einem 8-Stunden-Arbeitstag arbeitet und dann entscheidet, längere Stunden nach der Arbeit zu machen, um die verbleibenden Stunden nachzuholen, werden all diese Stunden und die Aktivitäten während dieser Stunden aufgezeichnet.

Reduzierung von Menschlichen Fehlern

Da diese Lösungen automatisch arbeiten, gibt es weniger Bedarf an manueller Dateneingabe. Statt Daten auf Papier oder in Tabellen zu berechnen, automatisieren diese Lösungen Aufgaben, die anfälliger für menschliche Fehler sind.

Verbesserung der HR-Analytik

Datenbasierte Entscheidungsfindung kann mit Hilfe von überwachungsberichten unterstützt werden. Das ist eine großartige Methode, um HR zu helfen, den zeitaufwendigen Prozess des manuellen Vergleichs von Berichten aus verschiedenen Systemen loszuwerden. Anstatt auf Raten zu verlassen, kann HR Echtzeit-Berichte über Computeraktivitäten, aktive Zeit, Leerlaufzeit, überstunden und so weiter analysieren.

Überstunden-überwachungssoftware automatisiert den Arbeitsprozess, reduziert Fehler und hilft bei der allgemeinen Entscheidungsfindung.

Eine überstundenrichtlinie hilft ebenfalls!

Eine überstundenrichtlinie ist ein formelles Dokument, das die Richtlinien und Verfahren eines Unternehmens für den Einsatz von überstunden umreißt.

• Geben Sie Situationen an, in denen Mitarbeiter mehr Stunden arbeiten müssen, um Projekte abzuschließen, Beschäftigungsverpflichtungen zu erfüllen oder Personalmangel auszugleichen.
• Die überstundenrichtlinie sollte klar definieren, wer für überstunden berechtigt ist und auf wen sich die Richtlinie anwendet.
• Erklären Sie den Zweck der Richtlinie, ob es darum geht, die Richtlinien für verpflichtende überstunden zu klären, Berechtigung festzulegen oder disziplinarische Maßnahmen für Verstöße zu erklären.
• Klären Sie, was das Unternehmen als verpflichtende Mitarbeiterüberstunden betrachtet und wann es anwendbar ist.
• Geben Sie die disziplinarischen Maßnahmen an, die gegen übermäßige oder nicht genehmigte überstunden und andere Verstöße ergriffen werden.
• Geben Sie Informationen zur Vergütungspolitik des Unternehmens.

Falsche überstunden - zahlen Sie nicht zu viel!

Der erste Schritt, um Geld bei falschen überstunden zu sparen, ist, zu verhindern, dass sie überhaupt auftreten. Wie zuvor erwähnt, gibt es Fälle, in denen überstunden knifflig sein können. Dazu gehören schlechte Präsenzen, Ablenkungen, falsches Stempeln und schlechtes Zeitmanagement, um nur einige zu nennen. Ohne geeignete Lösungen, um diese Ansprüche zu rechtfertigen, enden Arbeitgeber damit, für unverdiente Stunden überzuzahlen und Leistungsunterlegene zu behalten, anstatt sie zu ersetzen, was unnötige Kosten verursacht. Mit WorkTime können Sie Geld bei falschen überstunden sparen. WorkTime zeichnet die Arbeitsstunden/Aktivitäten Ihrer Mitarbeiter genau und effizient auf. Echtzeit-Berichte ermöglichen es Ihnen, zu sehen, wie die Arbeitsstunden Ihrer Mitarbeiter tatsächlich verbracht werden, und festzustellen, ob überstundenansprüche falsch oder berechtigt sind.

WorkTime Mitarbeiterüberwachungssoftware zeichnet die Arbeitsstunden/Aktivitäten Ihrer Mitarbeiter genau und effizient auf.

Eine weitere Erfolgsgeschichte von einem WorkTime Kunden zeigt lebhaft, wie falsch beanspruchte Arbeitsstunden den Arbeitgeber jährlich 7.500 $ mehr kosten. Der Fall in dieser Erfolgsgeschichte ist ähnlich wie die zuvor genannten Gründe. WorkTime war hier eine große Hilfe!