Zahlen Sie nicht zu viel für Überstunden! So überwachen und verwalten Sie Überstunden effektiv.

Überstunden können so verwaltet werden, dass sie sowohl Arbeitnehmern als auch Unternehmen zugutekommen. Es ermöglicht dem Unternehmen, hohen Nachfragen nach Waren und Dienstleistungen angemessen zu entsprechen und Lücken bei unerwarteten Abwesenheiten oder Personalmangel zu schließen, während es den Mitarbeitern ein größeres Gehalt bietet. Ohne ordnungsgemäße Verwaltung kann es jedoch zu enormen Ausgaben für Unternehmen führen. Abgesehen von den Kosten für Überstunden hat die Forschung gezeigt, dass lange Schichten zu Müdigkeit, geringerer Produktivität und anderen Gesundheitsproblemen führen können. Glücklicherweise gibt es Maßnahmen, die ergriffen werden können, um sicherzustellen, dass die Arbeitszeit effektiv verwaltet wird.

Gründe für Überstunden

Gründe für die Arbeit vor oder nach den regulären Stunden umfassen hohe Arbeitslasten, eine überlastete Belegschaft, übermäßige Meetings oder sogar kniffligere Situationen wie (z. B. schlechte Anwesenheit, schlechtes Zeitmanagement, Ablenkungen).

1. Hohe Arbeitslast

Mitarbeiter arbeiten häufig zusätzliche Stunden, um mit einer hohen Arbeitslast Schritt zu halten oder Personalmangel auszugleichen. Wie man Überstunden vermeidet: Untersuchen Sie die Arbeitslast und identifizieren Sie, welche Aufgaben zu zusätzlichen Arbeitsstunden führen. Mitarbeiterüberwachungssoftware hilft auch dabei, zu überwachen, welche Software oder Dokumente verwendet werden und wie lange. Mit diesen Informationen kann der Manager Arbeitsprozesse und Prioritäten anpassen. Zusätzlich Mitarbeiterüberwachungssoftware hilft bei der Identifizierung überlasteter oder unterbesetzter Abteilungen. Dies ermöglicht Managern, Arbeitsverantwortlichkeiten an andere Teammitglieder zu delegieren und, falls notwendig, zusätzliches Personal einzustellen.

Manager können Arbeitslasten untersuchen und feststellen, welche Aufgaben zu zusätzlichen Arbeitsstunden führen.

2. Übermäßige Meetings

Laut Forbes finden täglich etwa fünfundfünfzig Millionen Meetings statt, und mindestens die Hälfte davon bringt nicht viel. Übermäßige Meetings verbrauchen wertvolle Arbeitszeit, lassen wenig Zeit für offizielle Aufgaben. Wenn das passiert, sind die Leute gezwungen, Überstunden zu machen, um Ziele zu erreichen. Wie man Überstunden vermeidet: Eine praktische Lösung ist, die Notwendigkeit jedes Meetings zu bewerten und nur die erforderlichen Personen einzuladen. Erstellen Sie im Voraus einen detaillierten Plan, beginnen Sie pünktlich und beenden Sie pünktlich. Auch, wenn Mitarbeiter zu lange von ihren Computern weg sind, markiert Mitarbeiterüberwachungssoftware diese Zeit als Leerlauf, auch wenn sie in Meetings verbracht wird. Wenn Meetings online stattfinden, WorkTime Mitarbeiterüberwachungssoftware umfasst eine Funktion, die trackt, wie viel Zeit in Online-Meetings verbracht wird.

Mitarbeiterüberwachungssoftware markiert die Zeit in Meetings als Leerlaufzeit. So können Sie sehen, wie viel Zeit darauf verbracht wurde.

3. Schlechte Anwesenheit

In der Unternehmenswelt ist schlechte Anwesenheit ziemlich üblich. Laut einer Studie kommen 29 % der Arbeiter mindestens einmal im Monat zu spät zur Arbeit. Schlechte Anwesenheit zeigt sich durch verspätetes Eintreffen, frühes Gehen, lange Mittagessen, Plaudern mit Kollegen während der Arbeitszeit und lange Kaffeepausen, Tee- oder Rauchpausen. Mitarbeiter, die ihre Arbeitszeit mit all dem verbringen, anstatt ihre Jobs zu erledigen, werden Überstunden machen oder behaupten, Überstunden zu machen, um diese Zeit auszugleichen. Wie man Überstunden vermeidet: Die Installation von Zeitverfolgungsoftware hilft automatisch, Computer-Leerlaufzeiten und An-/Abmeldezeiten zu erkennen. Sie können das nutzen, um zu bestimmen, ob Ihr Team arbeitet. Darüber hinaus funktionieren diese Lösungen gut als eigenständige Lösungen sowie als Ergänzungen zu bestehenden Systemen.

Die Installation von Zeitverfolgungsoftware hilft, Computer-Leerlaufzeiten und An-/Abmeldezeiten zu erkennen automatisch.

4. Nichtnutzung von Ein-/Aus-Stempelsystemen

Ein möglicher Grund, warum Mitarbeiter zu scheinen Überstunden zu arbeiten, könnte sein, dass sie nicht richtig ein- oder ausstempeln. Das Versäumnis, für Mittagspausen oder nach den normalen Arbeitszeiten auszuloggen, kann den Eindruck erwecken, dass sie zu diesem Zeitpunkt noch arbeiteten. Eine Umfrage ergab, dass Mitarbeiter zugaben, später auszustempeln als ihre offiziellen Arbeitszeiten, nicht für Mittagessen oder Pausen auszustempeln oder richtig ihre Zeiterfassungsblätter auszufüllen. Das tritt häufig in Unternehmen auf, die auf veraltete Zeiterfassungssysteme angewiesen sind, was es einfach macht, das System zu manipulieren (siehe dieses praktische Beispiel aus dieser WorkTime Fallstudie). Das könnte dem Unternehmen viel Geld kosten, weil sie für nicht gearbeitete Stunden zahlen. Wie man Überstunden vermeidet: Ein praktischer Ansatz wäre, bestehende Systeme durch Mitarbeiterüberwachungssoftware zu ersetzen oder zu verbessern. Sobald implementiert, zeichnet diese Lösung Computeraktivität in Echtzeit auf. Das gibt Ihnen ein klares Bild davon, wann Schichten beginnen und enden.

Mitarbeiterüberwachungssoftware kann mit bestehenden Systemen integriert werden, um Informationen zu An-/Abmeldezeiten bereitzustellen.

5. Ablenkungen während der Bürozeiten

Ablenkungen haben einen negativen Einfluss auf die Arbeitsproduktivität und -leistung. Und wie wir zuvor erwähnt haben, wenn es so viele Ablenkungen während des Arbeitstages gibt, möchten Mitarbeiter vielleicht ein oder zwei Stunden extra arbeiten, um diese Zeit auszugleichen. Wie man Überstunden vermeidet: Ihrem Team können Überwachungssoftware-Berichte gezeigt werden, um über die Ablenkungen zu lernen, die sie am Arbeiten hindern. Wenn Ihre Mitarbeiter sehen, wie ihre Zeit verbracht wird, können sie besser informierte Entscheidungen über ihr Zeitmanagement treffen.

Überwachungssoftware-Berichte können den Mitarbeitern gezeigt werden, damit sie wissen, welche Ablenkungen sie am Arbeiten hindern.

Wann sind Überstunden notwendig?

Wenn Sie ein Unternehmen leiten, könnten Ihre Mitarbeiter zu einem bestimmten Zeitpunkt Überstunden leisten müssen. Wenn richtig verwaltet und mit Produktivität im Sinn, könnte das eine Win-Win-Situation sein. Als Arbeitgeber stoßen Sie möglicherweise auf Situationen, in denen bestimmte Teammitglieder für abwesende Kollegen einspringen müssen oder wenn es einen Anstieg der Nachfrage nach Ihren Dienstleistungen gibt. Das könnte Überstunden bedeuten. Mitarbeiter hingegen könnten zusätzliche Stunden abdecken wollen, um zusätzliches Gehalt zu erhalten. Der Schlüssel ist, dass beide Parteien es effektiv managen. Überstundenrichtlinien und Mitarbeiterüberwachungslösungen, wie Überstundenüberwachungssoftware, sind gute Ergänzungen, die den Prozess effizienter und kostengünstiger machen.

Überstundenrichtlinien und Mitarbeiterüberwachungssysteme sind gute Ergänzungen, die den Prozess effizienter und kostengünstiger machen.

Überstundenüberwachungssoftware hilft!

Arbeitslastverteilung

Überstundenüberwachungssoftware kann Ihnen helfen, die Arbeitslast effektiv auszugleichen. Sie kann beim Entscheidungsprozess helfen, indem sie feststellt, ob mehr Planung, Mitarbeiter oder Computer benötigt werden, um den Prozess zu verbessern.

Automatisierung von Arbeitsprozessen

Ihr Gehaltsabrechnungssystem kann mit diesen Systemen integriert werden, um die Unsicherheit zu beseitigen, ob die zusätzlichen Stunden eines Mitarbeiters in das System eingegeben wurden. Zum Beispiel, wenn aktive/Leerlaufzeit aufgezeichnet wird oder Änderungen vorgenommen werden, spiegelt sich das in Ihrem Gehaltsabrechnungssystem wider.

Nahtlose Datensammlung

Überstundenüberwachungslösungen reduzieren Unstimmigkeiten bei der Datensammlung. Zum Beispiel, wenn jemand 2 Stunden aus einem 8-Stunden-Arbeitstag arbeitet und dann entscheidet, längere Stunden nach der Arbeit zu machen, um die verbleibenden Stunden nachzuholen, werden all diese Stunden und die währenddessen durchgeführten Aktivitäten aufgezeichnet.

Reduzierung menschlicher Fehler

Da diese Lösungen automatisch arbeiten, gibt es weniger Bedarf an manueller Dateneingabe. Statt Daten auf Papier oder in Tabellen zu berechnen, automatisieren diese Lösungen Aufgaben, die anfälliger für menschliche Fehler sind.

Verbesserung der HR-Analytik

Datenbasierte Entscheidungsfindung kann mit Hilfe von Überwachungsberichten unterstützt werden. Das ist eine großartige Möglichkeit, HR zu helfen, den zeitaufwendigen Prozess des manuellen Vergleichs von Berichten aus verschiedenen Systemen loszuwerden. Statt auf Vermutungen zu setzen, kann HR Echtzeitberichte über Computeraktivität, aktive Zeit, Leerlaufzeit, Überstundenarbeitsstunden usw. analysieren.

Überstundenüberwachungssoftware automatisiert den Arbeitsprozess, reduziert Fehler und hilft beim gesamten Entscheidungsprozess.

Das Festlegen einer Überstundenrichtlinie hilft ebenfalls!

Eine Überstundenrichtlinie ist ein formelles Dokument, das die Richtlinien und Verfahren eines Unternehmens für den Einsatz von Überstunden umreißt.

• Geben Sie Situationen an, in denen Arbeiter möglicherweise mehr Stunden arbeiten müssen, um Projekte abzuschließen, Beschäftigungspflichten zu erfüllen oder Personalmangel auszugleichen.
• Die Überstundenrichtlinie sollte klar definieren, wer für Überstundenarbeiten berechtigt ist und auf wen sich die Richtlinie anwendet.
• Erklären Sie den Zweck der Richtlinie, ob es darum geht, die Richtlinien für verpflichtende Überstunden zu klären, die Berechtigung festzulegen und, oder die disziplinarischen Maßnahmen für Verstöße gegen die Richtlinie zu erklären.
• Klärung, was das Unternehmen als verpflichtende Mitarbeiterüberstunden betrachtet und wann es anwendbar ist.
• Geben Sie die disziplinären Maßnahmen an, die gegen übermäßige oder ungenehmigte Überstundenarbeit und andere Verstöße ergriffen werden.
• Geben Sie Informationen zur Vergütungsrichtlinie des Unternehmens.

Falsche Überstunden - zahlen Sie nicht zu viel!

Der erste Schritt zur Einsparung von Geld bei falschen Überstunden ist, zu verhindern, dass sie überhaupt auftreten. Wie zuvor erwähnt, gibt es Situationen, in denen Überstunden knifflig sein können. Dazu gehören schlechte Anwesenheit, Ablenkungen, falsches Ein-/Aus-Stempeln und schlechtes Zeitmanagement, um nur einige zu nennen. Ohne ordnungsgemäße Lösungen, um diese Ansprüche zu rechtfertigen, enden Arbeitgeber damit, für unverdiente Stunden überzukompensieren und Leistungsunterdurchschnittler zu behalten, anstatt sie zu ersetzen, was unnötige Kosten verursacht. Mit WorkTime können Sie Geld bei falschen Überstunden sparen. WorkTime zeichnet die Arbeitsstunden/Aktivitäten Ihrer Mitarbeiter genau und effizient auf. Echtzeitberichte ermöglichen es Ihnen, zu sehen, wie die Arbeitsstunden Ihrer Mitarbeiter tatsächlich verbracht werden, und zu bestimmen, ob Überstundenansprüche falsch oder berechtigt sind.

WorkTime Mitarbeiterüberwachungssoftware zeichnet die Arbeitsstunden/Aktivitäten Ihrer Mitarbeiter genau und effizient auf.

Eine weitere Erfolgsgeschichte von einem WorkTime Kunden zeigt eindrucksvoll, wie falsch beanspruchte Arbeitsstunden den Arbeitgeber jährlich 7.500 $ mehr kosten. Der Fall in dieser Erfolgsgeschichte ist ähnlich wie die zuvor genannten Gründe. WorkTime war hier eine große Hilfe!