Überstunden-Management: So überwachen & reduzieren Sie Kosten

Überstunden können so verwaltet werden, dass sowohl Arbeitnehmer als auch Unternehmen davon profitieren. Sie ermöglichen es dem Unternehmen, hohe Nachfrage nach Waren und Dienstleistungen angemessen zu decken und unerwartete Abwesenheiten oder Fluktuation auszugleichen, während Mitarbeiter gleichzeitig ein höheres Gehalt erhalten. Ohne ordnungsgemäße Verwaltung kann dies jedoch zu enormen Kosten für Unternehmen führen. Neben den Kosten für Überstunden hat die Forschung gezeigt, dass lange Schichten zu Ermüdung, verringerter Produktivität und anderen Gesundheitsproblemen führen können. Glücklicherweise gibt es Maßnahmen, um sicherzustellen, dass die Arbeitszeit effektiv verwaltet wird.

Gründe für Überstunden

Gründe für das Arbeiten vor oder nach den regulären Arbeitszeiten sind hohe Arbeitsbelastung, überlastetes Personal, übermäßige Meetings oder sogar schwierigere Situationen wie (z. B. schlechte Anwesenheit, schlechtes Zeitmanagement, Ablenkungen).

1. Hohe Arbeitsbelastung

Mitarbeiter arbeiten häufig Überstunden, um mit einer hohen Arbeitsbelastung Schritt zu halten oder Personalmangel auszugleichen. So vermeiden Sie Überstunden: Untersuchen Sie die Arbeitsbelastung und identifizieren Sie, welche Aufgaben zu Überstunden führen. Mitarbeiterüberwachungssoftware hilft auch dabei, zu überwachen, welche Software oder Dokumente verwendet werden und wie lange. Mit diesen Informationen kann der Manager Arbeitsprozesse und Prioritäten anpassen. Zusätzlich hilft Mitarbeiterüberwachungssoftware dabei, überlastete oder unterbesetzte Abteilungen zu identifizieren. Dies ermöglicht es Managern, Arbeitsverantwortlichkeiten an andere Teammitglieder zu delegieren und bei Bedarf zusätzliches Personal einzustellen.

Manager können Arbeitsbelastungen untersuchen und feststellen, welche Aufgaben zu Überstunden führen.

2. Übermäßige Meetings

Laut Forbes finden täglich etwa fünfundfünfzig Millionen Meetings statt, und mindestens die Hälfte davon bringt wenig. Übermäßige Meetings verbrauchen wertvolle Arbeitszeit und lassen wenig Zeit für offizielle Aufgaben. In solchen Fällen sind die Mitarbeiter gezwungen, Überstunden zu machen, um Ziele zu erreichen. So vermeiden Sie Überstunden: Eine praktische Lösung besteht darin, die Notwendigkeit jedes Meetings zu prüfen und nur die erforderlichen Teilnehmer einzuladen. Erstellen Sie im Voraus einen detaillierten Plan, beginnen Sie pünktlich und beenden Sie pünktlich. Wenn Mitarbeiter zu lange von ihren Computern abwesend sind, markiert die Mitarbeiterüberwachungssoftware diese Zeit als Leerlauf, auch wenn sie in Meetings verbracht wird. Bei Online-Meetings enthält WorkTime Mitarbeiterüberwachungssoftware eine Funktion, die erfasst, wie viel Zeit in Online-Meetings verbracht wird.

Mitarbeiterüberwachungssoftware markiert die in Meetings verbrachte Zeit als Leerlaufzeit. So können Sie sehen, wie viel Zeit dafür aufgewendet wurde.

3. Schlechte Anwesenheit

In der Unternehmenswelt ist schlechte Anwesenheit recht häufig. Einer Studie zufolge kommen 29 % der Arbeitnehmer mindestens einmal im Monat zu spät zur Arbeit. Schlechte Anwesenheit zeigt sich durch Zuspätkommen, frühes Verlassen, lange Mittagspausen, Gespräche mit Kollegen während der Arbeitszeit und lange Kaffee-/Tee-/Rauchpausen. Mitarbeiter, die ihre Arbeitszeit mit solchen Aktivitäten verbringen, anstatt ihre Arbeit zu erledigen, werden Überstunden machen oder behaupten, Überstunden zu machen, um diese Zeit auszugleichen. So vermeiden Sie Überstunden: Die Installation von Zeiterfassungssoftware hilft dabei, Computer-Leerlaufzeiten und An-/Abmeldezeiten automatisch zu erfassen. Sie können damit feststellen, ob Ihr Team arbeitet. Darüber hinaus funktionieren diese Lösungen sowohl als eigenständige Lösungen als auch als Ergänzung zu bestehenden Systemen.

Die Installation von Zeiterfassungssoftware hilft dabei, Computer-Leerlaufzeiten und An-/Abmeldezeiten automatisch zu erfassen.

4. Nichtnutzung von Ein-/Ausstempel-Systemen

Ein möglicher Grund, warum Mitarbeiter Überstunden zu machen scheinen, könnte sein, dass sie sich nicht ordnungsgemäß ein- oder ausstempeln. Das Versäumnis, sich für Mittagspausen oder nach den regulären Arbeitszeiten auszustempeln, kann den Eindruck erwecken, dass sie noch arbeiteten. Eine Umfrage ergab, dass Mitarbeiter zugaben, später als ihre offiziellen Arbeitszeiten auszustempeln, sich nicht für Mittagessen oder Pausen auszustempeln oder ihre Stundenzettel nicht ordnungsgemäß auszufüllen. Dies tritt häufig in Unternehmen auf, die auf veraltete Stundenzettelsysteme angewiesen sind, was es einfach macht, das System zu manipulieren (siehe dieses praktische Beispiel aus dieser WorkTime Fallstudie). Dies könnte das Unternehmen viel Geld kosten, da es für nicht geleistete Stunden bezahlt. So vermeiden Sie Überstunden: Ein praktischer Ansatz wäre, bestehende Systeme durch Mitarbeiterüberwachungssoftware zu ersetzen oder zu erweitern. Sobald dies implementiert ist, zeichnet diese Lösung Computeraktivitäten in Echtzeit auf. Dies gibt Ihnen ein klares Bild davon, wann Schichten beginnen und enden.

Mitarbeiterüberwachungssoftware kann in bestehende Systeme integriert werden, um Informationen über An-/Abmeldezeiten bereitzustellen.

5. Ablenkungen während der Bürozeiten

Ablenkungen haben einen negativen Einfluss auf Arbeitsproduktivität und Leistung. Und wie bereits erwähnt, können Mitarbeiter bei vielen Ablenkungen während des Arbeitstags eine oder zwei zusätzliche Stunden arbeiten wollen, um diese Zeit auszugleichen. So vermeiden Sie Überstunden: Ihrem Team können Überwachungssoftware-Berichte gezeigt werden, um die Ablenkungen kennenzulernen, die sie an der Arbeit hindern. Wenn Ihre Mitarbeiter sehen, wie ihre Zeit verbracht wird, können sie bessere Entscheidungen über ihr Zeitmanagement treffen.

Überwachungssoftware-Berichte können Mitarbeitern gezeigt werden, damit sie wissen, welche Ablenkungen sie an der Arbeit hindern.

Wann sind Überstunden notwendig?

Wenn Sie ein Unternehmen leiten, kann es vorkommen, dass Ihr Personal zu einem bestimmten Zeitpunkt Überstunden machen muss. Bei ordnungsgemäßer Verwaltung und mit Blick auf die Produktivität könnte dies eine Win-Win-Situation sein. Als Arbeitgeber können Sie auf Situationen stoßen, in denen bestimmte Teammitglieder für abwesende Kollegen einspringen müssen oder wenn die Nachfrage nach Ihren Dienstleistungen steigt. Dies könnte Überstunden bedeuten. Mitarbeiter hingegen möchten möglicherweise zusätzliche Stunden arbeiten, um zusätzliches Gehalt zu erhalten. Der Schlüssel ist, dass beide Parteien dies effektiv managen. Überstundenrichtlinien und Mitarbeiterüberwachungslösungen wie Überstundenüberwachungssoftware sind gute Ergänzungen, die helfen, den Prozess effizienter und kostengünstiger zu gestalten.

Überstundenrichtlinien und Mitarbeiterüberwachungssysteme sind gute Ergänzungen, die helfen, den Prozess effizienter und kostengünstiger zu gestalten.

Überstundenüberwachungssoftware hilft!

Arbeitslastenausgleich

Überstundenüberwachungssoftware kann Ihnen helfen, die Arbeitslast effektiv auszugleichen. Sie kann den Entscheidungsprozess unterstützen, indem festgestellt wird, ob mehr Planung, Mitarbeiter oder Computer benötigt werden, um den Prozess zu verbessern.

Automatisierung von Arbeitsprozessen

Ihr Gehaltssystem kann mit diesen Systemen integriert werden, um die Unsicherheit zu beseitigen, ob die Überstunden eines Mitarbeiters in das System eingetragen wurden. Zum Beispiel wird dies, wenn aktive/Leerlaufzeit erfasst wird oder Änderungen vorgenommen werden, in Ihrem Gehaltssystem widergespiegelt.

Nahtlose Datenerfassung

Überstundenüberwachungslösungen reduzieren Diskrepanzen bei der Datenerfassung. Zum Beispiel, wenn jemand 2 Stunden von einem 8-Stunden-Arbeitstag arbeitet und dann beschließt, nach der Arbeit länger zu arbeiten, um die verbleibenden Stunden auszugleichen, werden all diese Stunden und die während dieser Zeit durchgeführten Aktivitäten erfasst.

Reduzierung menschlicher Fehler

Da diese Lösungen automatisch arbeiten, ist weniger manuelle Dateneingabe erforderlich. Anstatt Daten auf Papier oder in Tabellen zu berechnen, automatisieren diese Lösungen Aufgaben, die anfälliger für menschliche Fehler sind.

Verbesserung der HR-Analytik

Datenbasierte Entscheidungsfindung kann mit Hilfe von Überwachungsberichten unterstützt werden. Dies ist eine großartige Möglichkeit, HR von dem zeitaufwändigen Prozess manueller Vergleiche von Berichten aus verschiedenen Systemen zu befreien. Anstatt sich auf Vermutungen zu verlassen, kann HR Echtzeitberichte über Computeraktivität, aktive Zeit, Leerlaufzeit, Überstunden usw. analysieren.

Überstundenüberwachungssoftware automatisiert den Arbeitsprozess, reduziert Fehler und unterstützt den gesamten Entscheidungsprozess.

Die Festlegung einer Überstundenrichtlinie hilft ebenfalls!

Eine Überstundenrichtlinie ist ein formelles Dokument, das die Richtlinien und Verfahren eines Unternehmens für die Nutzung von Überstunden beschreibt.

• Geben Sie Fälle an, in denen Mitarbeiter möglicherweise mehr Stunden arbeiten müssen, um Projekte abzuschließen, Beschäftigungspflichten zu erfüllen oder Personalmangel auszugleichen.
• Die Überstundenrichtlinie sollte klar definieren, wer für Überstunden berechtigt ist und auf wen die Richtlinie Anwendung findet.
• Erläutern Sie den Zweck der Richtlinie, ob es darum geht, die Richtlinien für erforderliche Überstunden zu klären, die Berechtigung festzulegen oder die Disziplinarmaßnahmen bei Verstößen gegen die Richtlinie zu erklären.
• Klären Sie, was das Unternehmen als obligatorische Überstunden der Mitarbeiter betrachtet und wann diese gelten.
• Geben Sie die Disziplinarmaßnahmen an, die bei übermäßigen oder nicht genehmigten Überstunden und anderen Verstößen ergriffen werden.
• Stellen Sie Informationen zur Vergütungsrichtlinie des Unternehmens bereit.

Falsche Überstunden - nicht überbezahlen!

Der erste Schritt, um Geld bei falschen Überstunden zu sparen, besteht darin, diese von vornherein zu verhindern. Wie bereits erwähnt, gibt es Fälle, in denen Überstunden heikel sein können. Dazu gehören unter anderem schlechte Anwesenheit, Ablenkungen, falsches Ein-/Ausstempeln und schlechtes Zeitmanagement. Ohne geeignete Lösungen zur Rechtfertigung dieser Ansprüche entschädigen Arbeitgeber am Ende unverdiente Stunden über und behalten die Leistungsschwachen statt sie zu ersetzen, was unnötige Kosten verursacht. Mit WorkTime können Sie Geld bei falschen Überstunden sparen. WorkTime erfasst die Arbeitsstunden/-aktivitäten Ihrer Mitarbeiter genau und effizient. Echtzeitberichte ermöglichen es Ihnen zu sehen, wie die Arbeitsstunden Ihrer Mitarbeiter tatsächlich verbracht werden, und festzustellen, ob Überstundenansprüche falsch oder berechtigt sind.

WorkTime Mitarbeiterüberwachungssoftware erfasst die Arbeitsstunden/-aktivitäten Ihrer Mitarbeiter genau und effizient.

Eine weitere Erfolgsgeschichte eines WorkTime Kunden zeigt anschaulich, wie falsch beanspruchte Arbeitsstunden den Arbeitgeber pro Jahr 7.500 $ mehr kosten. Der Fall in dieser Erfolgsgeschichte ähnelt den zuvor genannten Gründen. WorkTime war hier eine große Hilfe!