Top 9 Unternehmenszeitmanagement-Techniken und -Strategien, die funktionieren!

Unternehmenszeitmanagement

Was ist Unternehmenszeitmanagement?

Unternehmenszeitmanagement bezieht sich auf den Prozess des Managements und der Organisation der Zeit, die in einer Unternehmensstruktur für Aktivitäten aufgewendet wird. Zweifellos ist das Meistern von Zeitmanagement-Methoden in jedem Bereich wichtig. Insgesamt ermöglicht es Fachkräften, ihre Dienststunden effizienter zu nutzen und so auf ihre Geschäftsziele hinzuarbeiten.

Unternehmenszeitmanagement ist der Prozess des Managements und der Organisation der Zeit, die in einer Unternehmensstruktur aufgewendet wird.

Eine Einheit, die effektive unternehmensbezogene Zeitmanagement-Techniken am Arbeitsplatz nutzt erzielt bessere Ergebnisse mit weniger Aufwand. Dadurch verbessern sich Produktivität und Leistung, was dem Unternehmen ermöglicht, seine Ziele rechtzeitig zu erreichen.

Wenn Zeitmanagement richtig umgesetzt wird

• Wenn die Zeit gut gemanagt wird, kann das Team die Arbeit leicht pünktlich liefern.
• Effektives Zeitmanagement hilft Unternehmen, Zeitverschwendungen am Arbeitsplatz zu identifizieren.
• Unternehmen, die effektive Zeitmanagement-Techniken einsetzen, sind besser in der Lage, ihr Produkt oder ihre Dienstleistung konsequent zu liefern.
• Unternehmen, die Zeitmanagement-Techniken nutzen, haben eine organisiere Arbeitsstruktur.
• Gute Zeitmanagement-Techniken zeigen auch, dass ein Unternehmen Probleme lösen kann, ohne die täglichen Operationen zu stören.
• Zeitmanagement-Techniken verbessern die Effizienz und Wirksamkeit eines Unternehmens.
• Funktionierende Zeitmanagement-Techniken stärken das Vertrauen und den Respekt unter den Mitarbeitern.

Unternehmenszeitmanagement-Techniken sind in jeder Branche essenziell. Sie ermöglichen es der Belegschaft, produktiver zu sein, während sie Zeit und Geld sparen.

Die Folgen der Vernachlässigung von Zeitmanagement-Methoden

Laut Zeitmanagement-Statistiken (2021), ist nur einer von fünf Menschen (18 %) mit geeigneten Zeitmanagement-Tools und -Techniken ausgestattet, während die anderen 82 % Zeitmanagement-Techniken nicht sonderlich schätzen. Niedrige Produktivität, finanzielle Verluste und eine Reihe weiterer Probleme sind häufig die Folge schlechten Unternehmenszeitmanagements. Wenn Unternehmen weiterhin die Instillierung von Zeitmanagement-Techniken am Arbeitsplatz ignorieren, könnten sie unvermeidlich auf folgende Probleme stoßen:

• Niedrige Effektivität: Wenn keine Zeitmanagement-Techniken vorhanden sind, endet die Belegschaft damit, die falschen Dinge zur falschen Zeit zu tun, Aufgaben falsch zuzuweisen, Fristen zu verpassen und Unwichtiges zu priorisieren.
• Mangel an Arbeitgeberaufsicht: Wenn Unternehmen keine Zeitmanagement-Tools übernehmen, wie z. B. Tracking- oder Monitoring-Software, wird es schwierig, Lücken in der Effizienz des Teams richtig zu bewerten.
• Mangel an Prioritäten: Eine der häufigsten Ursachen für niedrige Produktivität und verschwendete Zeit ist der Mangel an Priorisierung. Ohne effiziente Priorisierung würde das Team während des Arbeitsprozesses mehrere Fehler machen.
• Versäumte Fristen: Ein Mangel an Kontrolle und Chaos in der Aufgabenabwicklung führt zu einem konstanten Versagen, Fristen einzuhalten.
• Geringeres Kundenvertrauen: Im Laufe der Zeit können vertrauenswürdige Beziehungen zu Kunden durch Fristversäumnisse oder Fehler während der Aufgabenabwicklung in einem Schlag zerstört werden.
• Kundenverlust: Kunden werden gehen, wenn es zu häufigen Verzögerungen und schlechter Qualität der Dienstleistung kommt, für die sie zahlen. Diese Muster führen zu finanziellen Verlusten für das Unternehmen.

Schlechtes Unternehmenszeitmanagement kann zu niedriger Produktivität, finanziellen Verlusten und einer Reihe weiterer Probleme führen.

4 Zeitmanagement-Dos and Don’ts

1. Planung

Machen Sie: Es ist notwendig, Ihren Tag zu planen, von Aufgaben bis zu Fristen. Wenn Sie Ihre täglichen Aktivitäten planen, können Sie sich auf Ihre Ziele konzentrieren und sie erreichen. Darüber hinaus wird das Einhalten bewährter Zeitmanagement-Methoden zukünftige Entscheidungsfindung antreiben und gleichzeitig das Chaosniveau durch unvorhergesehene Ereignisse minimieren. Nicht machen: Überspringen Sie diesen Schritt niemals, da dies zu gescheiterten Projekten und anderen Problemen führen kann. Unangemessene oder keine Planung ermöglicht einen Planungsfehler, bei dem Sie die Zeit unterschätzen, die für die effektive Absolvierung einer Aufgabe oder eines Projekts benötigt wird. Darüber hinaus verbringen Mitarbeiter, wenn Projekte nicht ausreichend vorbereitet sind, Zeit, die sie für die Fertigstellung der Aufgabe/des Projekts nutzen könnten, um herauszufinden, wie das Problem zu lösen ist. Ohne sorgfältige Planung wird der Arbeitstag sicherlich stressig.

2. Prioritäten setzen

Machen Sie: Setzen Sie Prioritäten, die es dem Team ermöglichen, sich auf die Erreichung der wichtigsten Ziele zuerst zu konzentrieren und die notwendigen Schritte zu unternehmen, um dies zu gewährleisten. Das Setzen von Prioritäten hilft ihnen, nicht überwältigt zu werden, wenn sie mehrere Ziele zu erreichen haben. Nicht machen: Beim Setzen von Prioritäten vergessen Sie nicht, zwischen wichtig und dringend zu unterscheiden. Einer der Hauptgründe, warum Unternehmen nicht richtig priorisieren, ist der Mangel an Klarheit bei der Unterscheidung zwischen Dringlichkeit und Wichtigkeit, was zur Auswahl der falschen Prioritäten führt. Dies kann langfristig die Gesamtproduktivität und -ausgabe beeinträchtigen.

3. Fristen setzen

Machen Sie: Legen Sie realistische Fristen fest, um einen reibungslosen Arbeitsfluss zu fördern. Fristen definieren, was vom Team erwartet wird und wann es erwartet wird. Das bedeutet, dass sie den Arbeitsprozess angemessen managen können. Fristen ermöglichen es Mitarbeitern, zusammen an einem gemeinsamen Ziel zu arbeiten und Projekte auf Kurs zu halten. Nicht machen: Wenn Fristen nicht eingehalten oder unrealistisch gesetzt werden, kann dies die Leistung und den Geschäftsruf negativ beeinflussen, insbesondere wenn es mehr als einmal vorkommt. Zum Beispiel, wenn Teams versuchen, langfristige, großangelegte Projekte, die einen Monat dauern könnten, in wenigen Tagen abzuschließen, werden sie gestresst und können die Größe des „Problems“ nicht bewältigen. Die Lähmung des Perfektionisten und die Angst übernehmen die Kontrolle, und ihr Unterbewusstsein verschiebt solche Aktivitäten. Mitarbeiter lenken sich schließlich mit anderen Pflichten ab, und die „komplizierten“ Aufgaben bleiben ungelöst.

4. Zeitmanagement-Tools anwenden

Machen Sie: Wählen Sie Zeitmanagement-Systeme, die auf die spezifischen Anforderungen Ihres Unternehmens zugeschnitten sind. Ein gutes Beispiel für ein Zeitmanagement-Tool wäre Zeit- und Produktivitäts-Tracking-Software. Diese Technologie ermöglicht genaues Zeittracking, vereinfacht den Workflow, steigert die Produktivität und vieles mehr. Nicht machen: Wenn Unternehmen keine Zeitmanagement-Tools nutzen, ist es nicht einfach, richtig zu schätzen, wie Mitarbeiter ihre Zeit verbringen oder wie produktiv sie sind.

Top 9 Unternehmenszeitmanagement-Techniken, die funktionieren

Die folgenden sind die besten Workforce-Management-Techniken, die Manager und Teams in ihre Arbeitsprozesse integrieren sollten:

1. Die Eisenhower-Matrix (Die 4 D’s) Technik

Eine Zeitmanagement-Technik, bei der Aufgaben priorisiert werden, ist bekannt als die Eisenhower-Matrix benannt nach ihrem Erfinder, Dwight David Eisenhower, dem 34. Präsidenten der Vereinigten Staaten von Amerika. Vor seiner Amtszeit im Oval Office machte Eisenhower eine prominente militärische Karriere und vereinte Erfahrungen zu einer der effektivsten Zeitmanagement-Techniken. Diese Zeittechnik registriert und kategorisiert To-do-Items streng im Geiste der weltlichen Weisheit des Erfinders: „Was wichtig ist, ist selten dringend, und was dringend ist, ist selten wichtig.“

”Was wichtig ist, ist selten dringend, und was dringend ist, ist selten wichtig.” - US-Präsident Dwight D. Eisenhower

Was diese Strategie von anderen Techniken für effektives Zeitmanagement unterscheidet, ist ihre Erleichterung der Unterscheidung zwischen dringenden und wichtigen Aufgaben sowie nicht dringenden und unwichtigen. Die Idee ist, ein glückliches Gleichgewicht während des Arbeitstages zu finden. Diese Zeitmanagement-Technik ist nur erfolgreich, wenn Ziele klar formuliert sind.

Die Eisenhower-Matrix hilft, zwischen dringenden und wichtigen Aufgaben sowie nicht dringenden und unwichtigen Aufgaben zu unterscheiden.

So funktioniert es Eisenhower teilt Aufgaben in 4 verschiedene Kategorien ein:

• Dringend und wichtig (DO): Diese Aufgaben erfordern dringende Aufmerksamkeit und sollten sofort erledigt werden. Zum Beispiel Aufgaben mit kurzen Fristen.
• Wichtig und nicht dringend (Decide): Dies umfasst zukünftige Planung. Diese Aufgaben können auf ein späteres Datum verschoben werden. Zum Beispiel die Durchführung geplanter Projektarbeiten.
• Dringend und nicht wichtig (Delegate): Diese Aufgaben sollten als Nächstes angegangen werden. Sie können diese Pflichten auch an andere delegieren, um den Arbeitsprozess zu verteilen und rechtzeitig Ergebnisse zu liefern. Zum Beispiel E-Mails mit niedriger Priorität.
• Nicht wichtig, nicht dringend (Delete or Do it later): Entfernen Sie alle Aktivitäten, die unbedeutend sind und nicht zu den Zielen oder dem Zweck des Unternehmens passen. Zum Beispiel unproduktives Surfen im Internet.

Wer kann von dieser Technik profitieren?

• Menschen, die Hilfe bei der Priorisierung von Arbeit benötigen.
• Menschen, die viel zu tun haben, aber nicht wissen, wo sie anfangen sollen.
• Manager und Führungskräfte.

2. Timeboxing-Technik von Elon Musk

Timeboxing, auch als Time Blocking bekannt, ist eine Zeitmanagement-Technik, die verlangt, dass Sie eine bestimmte Menge Zeit für die Konzentration auf eine Aufgabe oder Aktivität zuweisen und dann die resultierenden Zeitblöcke in Ihren Zeitplan integrieren. Elon Musk plant seinen eigenen Kalender mit dieser Zeitmanagement-Technik. Teams können diese Technik ebenfalls nutzen, um ihre Zeit besser zu managen und organisierter und produktiver zu sein.

Elon Musk ist ein sehr beschäftigter Mann. Er hat eine „5-Minuten-Regel“, die darin besteht, seinen Tag in 5-Minuten-Blöcken zu planen.

So funktioniert es Timeboxing besteht aus vier Phasen: Die „Plan“-Phase umfasst: alles planen, einschließlich Aufgaben und Aktivitäten, und sie priorisieren. Die „Block“-Phase umfasst:

• Das Zuweisen eines bestimmten Zeitblocks für jede Aufgabe/Aktivität.
• Festlegen von Start- und Endzeiten.
• Bestimmen der benötigten Zeit, um Zeit zu blocken, indem die Aufgabendauer definiert wird
• Halten eines Puffers, um unerwartete Aktivitäten unterzubringen oder falls Sie zusätzliche Zeit für eine gegebene Aufgabe benötigen.

Die „Act“-Phase:

• Beginnen Sie mit der ersten täglichen Aufgabe oder dem Block (beginnen Sie mit hochpriorisierten Aufgaben) zur festgelegten Startzeit und beenden Sie bis zur angegebenen Endzeit.
• Wiederholen Sie dann den Prozess, während Sie sich durch Ihren Tagesplan arbeiten.
• Planen Sie Pausen zwischen den Zeitblöcken.

Die „Revise“-Phase umfasst: Verfolgen der Zeit, die für verschiedene Zeitblöcke aufgewendet wird, um zu sehen, ob welche zu kurz oder zu lang sind, was es Ihnen ermöglicht, sie in Zukunft zu überarbeiten und zu verbessern. Wer kann von dieser Technik profitieren?

• Menschen, die mehr Struktur in ihrem Arbeitsleben benötigen.
• Menschen, die Hilfe bei der Priorisierung von Arbeit benötigen.
• Menschen, die viel zu tun haben, aber nicht wissen, wo sie anfangen sollen.

3. Automatisierte Produktivitätsmanagement-Technik

Beobachtungen allein reichen möglicherweise nicht aus, um zu verstehen, wie man das Zeitmanagement verbessern kann, insbesondere in größeren Teams und Unternehmen. Automatisierte Produktivitätsmanagement-Tools, wie Lösungen für die Mitarbeiterzeitverfolgung, sind eine Technologie, die kein computerisiertes Büro heute entbehren sollte. Sie müssen nicht raten; mit dieser Technologie wissen Sie genau, wie Ihre Mitarbeiter ihre Arbeitszeit verbringen. Zeittracking-Tools bieten eine einfache, unkomplizierte Methode zur Messung und Verbesserung der Mitarbeiterzeit und -produktivität. Ausgestattet mit transparenten Daten und Techniken für effektives Zeitmanagement werden Teams disruptive Veränderungen strategisieren.

Mit automatisierter Produktivitätsmanagement-Technologie, müssen Sie nicht raten; Sie wissen genau, wie Ihre Mitarbeiter ihre Arbeitszeit verbringen.

So funktioniert es Installieren Sie Zeittracking-Software in Ihrem Netzwerk. Sie arbeitet automatisch im Hintergrund und sammelt umfassende Daten über die Computer-Nutzung der Mitarbeiter. Betrachten Sie Berichte in Echtzeit. Die Berichte liefern folgende Infos: Produktivitätsniveau und Faktoren, die die Produktivität beeinflussen; Präsenz, Überstunden und falsche Überstunden; Mitarbeiter-Ablenkungsniveau und Faktoren; die Gesamtzahl der gearbeiteten Stunden pro Mitarbeiter, Logins/Logouts usw. Alle überwachtes Informationen helfen Managern und Mitarbeitern, sich der Merkmale bewusst zu werden, die die Produktivität niedrig halten, und wie genau die Arbeitszeit verschwendet wird. Wer kann von dieser Technik profitieren?

• Menschen aus jeder Branche, jedes computerisierte Büro.
• Teams, die Leistung und Produktivität steigern möchten.

4. Die Pomodoro-Technik

Laut Statistiken rangiert sie an zweiter Stelle neben den besten altbewährten Zeitmanagement-Techniken. Speziell eignet sich diese Methode gut, um Prokrastination zu bekämpfen und Produktivität und Fokus aufrechtzuerhalten. Francesco Cirillo erfand sie in den frühen 1990er Jahren. Die Pomodoro-Technik wechselt zwischen 25- und 5-minütigen Arbeits- und Pausenperioden ab. Jeder dieser 25-minütigen Produktivitätsausbrüche oder Intervalle wird als ein Pomodoro.

bezeichnet. Die Pomodoro-Technik wechselt zwischen 25- und 5-minütigen Arbeits- und Pausenperioden ab.

So funktioniert es

• Sie benötigen nur einen Timer. (Sie arbeiten in kurzen Sprints)
• Wählen Sie eine zu erledigende Aufgabe. (Eine nach der anderen)
• Stellen Sie den Timer auf 25 Minuten.
• Arbeiten Sie an der Aufgabe, bis der Buzzer ertönt.
• Machen Sie eine 5-minütige Pause.
• Wiederholen Sie den Prozess. (Pomodoro)
• Nehmen Sie nach 4 Pomodoros eine längere Pause. (15-30 Minuten)
• Notieren Sie jede Sitzung, um Ihren Fortschritt zu verfolgen.

Wer kann von dieser Technik profitieren?

• Menschen, die leicht abgelenkt sind.
• Menschen, die an Pauschalprojekten arbeiten.
• Menschen, deren Arbeitsbereich darin besteht, etwas zu schaffen, das andere überprüfen werden, wie Entwickler, Software-Ingenieure, Designer, Autoren usw.
• Menschen, die viele repetitive Aufgaben ausführen.

5. Die SMART-Technik

Die SMART-Technik ist eine gängige Zielsetzungs-Technik. Diese Technik wird seit 1981 verwendet, als George T. Dorans Aufsatz mit dem Titel „There’s a S.M.A.R.T. (Specific, Measurable, Attainable, Relevant, and Time-bound) way to write management goals and objectives“ veröffentlicht wurde. Das Setzen von Zielen ist ein wesentlicher Bestandteil effektiven Zeitmanagements.

Laut Entrepreneur, sind Ziele bedeutende Beiträge zum erfolgreichen Geschäftswachstum.

So funktioniert es

• Spezifisch: Die Ziele, die Sie erreichen möchten, müssen klar definiert sein.
• Messbar: Es muss eine solide Methode geben, um den Fortschritt zu bewerten.
• Erreichbar: Setzen Sie Ziele, die Sie realistisch innerhalb eines gegebenen Zeitrahmens erreichen können.
• Relevant: Ihre Ziele müssen auf das große Ganze und Langfristiges anwendbar sein.
• Zeitgebunden: Es sollte ein klarer Zeitrahmen dafür vorliegen, wann das Ziel erreicht wird.

Wer kann von dieser Technik profitieren?

• Menschen, die eine allgemeine Vorstellung davon haben, was sie erreichen möchten, aber nicht sicher sind, wo sie anfangen sollen.
• Unternehmer mit langfristigen Zielen.
• Neueinstellungen mit wenig oder keiner Erfahrung.

6. Die Kanban-Technik

Die Kanban-Technik ist ein System, das Ihnen helfen kann, Ihre Aufgaben besser zu managen, Klarheit darüber zu schaffen, was zu tun ist, und zu bewerten, wie gut Sie es tun. Ihre Ursprünge lassen sich auf die japanische Fertigung zurückführen. Das japanische Wort für ein „visuelles“ Zeichen ist Kanban. Diese Management-Technik umfasst das Bewegen von Aufgaben durch eine Sequenz von Prozessen, um Teams zu helfen, die Arbeit zu visualisieren, Produktivität zu steigern, und kontinuierlich zu verbessern. Sie hebt Ineffizienzen im System sowie alles hervor, was den reibungslosen Workflow stören könnte.

Die Kanban-Technik umfasst das Bewegen von Aufgaben durch eine Sequenz von Prozessen, um Teams zu helfen, die Arbeit zu visualisieren, Produktivität zu steigern und kontinuierlich zu verbessern.

So funktioniert es

• Workflow visualisieren: Zerlegen Sie den Arbeitsprozess in verschiedene Phasen und verfolgen Sie den Workflow auf einem Kanban-Board mit Karten und Spalten. Es gibt drei grundlegende Spalten: „To Do“, „In Progress“ und „Done“. Jede Spalte auf dem Board repräsentiert eine Phase in Ihrem Prozess.
• Arbeit in Bearbeitung (WIP) begrenzen: Dies ist ein Schlüsselfeature von Kanban. WIP-Limits ermöglichen es Teams, den Arbeitsprozess zu managen, um einen reibungslosen Workflow zu fördern und Überlastungen zu vermeiden. Zusätzlich stellen WIP-Limits sicher, dass Teammitglieder aktuelle Aufgaben priorisieren, bevor sie neue beginnen.
• Flow messen und managen: Dieser Schritt umfasst die Bewertung von Arbeitsprozessen und das Wissen, wie man Arbeit schneller durch das System bewegt.
• Prozessrichtlinien explizit machen: Arbeitsrichtlinien sollten entwickelt, klar umrissen, zugänglich und offen für Revisionen sein (falls und wenn notwendig).
• Feedback-Schleifen: Dies könnte in Form von schnellen regelmäßigen Stand-ups erfolgen. Das Ziel ist es, wertvolles Feedback vom gesamten Team zu erhalten.
• Modelle verwenden, um Verbesserungsmöglichkeiten für Prozesse zu identifizieren: Kanban verwendet mehrere wissenschaftliche Modelle, wie die Theory of Constraints, um Flussfehler zu identifizieren und zu beheben, um den gesamten Prozess zu verbessern.

Wer kann von dieser Technik profitieren?

• Menschen aus jeder Nische können von Kanban profitieren.
• Teams, die bei der Arbeit zurückfallen.
• Teams, die bestehende Prozesse schrittweise verbessern möchten, anstatt ein neues System durchzusetzen.
• Teams, deren Prioritäten sich jederzeit ändern können.

7. Die ALPEN-Methode

Die ALPEN-Methode ist ein schnelles und einfaches Instrument im Arsenal der Zeitmanagement-Methoden, das hilft, Aufgaben während des Arbeitstages zu erledigen. Diese Zeitmanagement-Technik stellt sicher, dass Sie die richtigen Dinge zur richtigen Zeit erledigen, durch tägliche Planung. Der Fokus liegt darauf, die Leistung zu steigern und den Stress erheblich zu reduzieren. Die Methode wurde von Lothar J. Seiwert, einem deutschen Professor und Autor, entwickelt. „Diese Methode konzentriert den Nutzer auf pragmatische tägliche Planung und konsequente Prioritätensetzung, und sie dauert nur etwa 5 Minuten pro Tag für die Planung“, sagt Seiwert.

”Die ALPEN-Methode konzentriert den Nutzer auf pragmatische tägliche Planung und konsequente Prioritätensetzung, und sie dauert nur etwa 5 Minuten pro Tag für die Planung.” - Professor Seiwert.

So funktioniert es Der Rahmen basiert auf 5 einfachen Ideen. Das Einzige, was benötigt wird, ist ein Stift, etwas Papier und etwas Selbstdisziplin. Basierend auf dem Akronym ALPEN teilt es die Planung in fünf Aktivitäten ein:

• Aufschreiben (Aktivitäten): Schreiben Sie alle Aufgaben und Aktivitäten, egal wie groß oder klein, an einem Ort auf, um ein vollständiges Bild von allem zu schaffen, was während des Tages zu tun ist.
• Länge schätzen (Länge der Zeit): Arbeiten Sie heraus, wie viel Zeit es dauern wird, jede Aufgabe auf der Liste zu erledigen. Es ist ratsam, spezifisch und realistisch zu sein.
• Pufferzeit einplanen (Puffer planen): Das Hinzufügen eines Puffers macht die Arbeitslast machbarer und weniger hektisch. Planen Sie kleine Pufferzeiten zwischen den einzelnen Aufgaben. Eine gute Daumenregel ist, 30-40 % des Tages als Puffer zu planen. Die Idee ist, zu erwarten, dass alle Aufgaben mindestens 20 % länger dauern als geplant und dass weitere 20 % des Arbeitstages durch Pausen, Unterbrechungen usw. verloren gehen.
• Entscheidungen treffen (Prioritäten etablieren): Es ist oft notwendig, Prioritäten zu definieren. Treffen Sie eine bewusste Entscheidung darüber, welche drängenden und kritischen Aufgaben Sie während des Tages priorisieren werden. Es ist ratsam, die wichtigsten Aktivitäten zu Beginn des Tages zu priorisieren.
• Nachkontrolle (Erfolg notieren): Überprüfen Sie den Tag und identifizieren Sie, was gut funktioniert hat und was nicht. Wie effektiv war die tägliche Planung? Kann man sie verbessern? Wurden Aufgaben korrekt priorisiert? War die Längenschätzung realistisch und war der Puffer ausreichend? Wie waren die Unterbrechungen, und was könnte nächstes Mal anders gemacht werden? Das Ziel ist es, festzustellen, was in der Zukunft geändert werden muss. Danach beginnen Sie mit dem nächsten ALPEN-Plan für den nächsten Werktag.

Wer kann von dieser Technik profitieren?

• Die ALPEN-Methode ist bei Projektmanagern und Führungskräften beliebt, obwohl sie jeder nutzen kann.
• Sie eignet sich besser für Menschen, die Hilfe bei der Priorisierung von Arbeit benötigen.
• Menschen, die häufig prokrastinieren.

8. Das Pareto-Prinzip

Das Pareto-Prinzip, auch als 80-20-Regel bekannt, ist eines dieser grundlegenden Prinzipien, die jedes Unternehmen verstehen sollte. Diese Zeitmanagement-Technik wurde nach dem italienischen Ökonomen Vilfredo Pareto im 19. Jahrhundert benannt. Dieser Ökonom beobachtete, dass 80 % des Reichtums Italiens in den Taschen von 20 % seiner Bürger konzentriert war. Dasselbe Phänomen kann man heute in allem sehen, wo Dinge nach dem 80/20-Verhältnis verteilt sind. Im Zeitmanagement besagt das Pareto-Prinzip, dass 80 % der Ergebnisse aus 20 % der Zeit und des Aufwands resultieren. Dieses Prinzip kann helfen, Aktivitäten zu priorisieren, die den größten Einfluss auf das Geschäft haben.

Im Zeitmanagement besagt das Pareto-Prinzip, dass 80 % der Ergebnisse aus 20 % der Zeit und des Aufwands resultieren.

So funktioniert es

• Aufgaben/Aktivitäten bewerten: Da 20 % des Aufwands 80 % der Wirkung der Arbeit entsprechen, gehen Sie Ihre To-do-Liste durch und identifizieren Sie die zwei zeitaufwendigsten Aufgaben/Aktivitäten, priorisieren Sie sie dann, um Ihre Effizienz zu steigern. Sobald Sie die wichtigsten Aufgaben erledigt haben, können Sie zu den weniger wichtigen übergehen. Selbst wenn Sie nicht alle verbleibenden Aufgaben abschließen, könnten die 20 %, die Sie erledigt haben, bis zu 80 % der Wirkung ausmachen.
• Aufgaben delegieren: Als Manager ist es in einer Arbeitsumgebung fast unvermeidlich, das Gefühl zu haben, nicht genug Zeit zu haben, um alles selbst zu erledigen, hier kommt die Delegation ins Spiel. Die 80/20-Regel kann Ihnen helfen, zu entscheiden, welche Aufgaben Sie selbst erledigen sollten und welche an Ihr Team ausgelagert werden sollten.
• Alle Ablenkungen entfernen: Die Umsetzung der 80/20-Regel kann helfen, Ablenkungen zu reduzieren. Erstellen Sie eine Liste der häufigsten Ablenkungen, wie Telefonanrufe, Social-Media-Benachrichtigungen usw. Sobald Sie festgestellt haben, welche Ablenkungen Sie am meisten stören, finden Sie heraus, wie Sie 80 % von ihnen loswerden.

Wer kann von dieser Technik profitieren?

• Menschen, die viel zu tun haben, aber nicht wissen, wo sie anfangen sollen.
• Menschen, die Hilfe bei der Priorisierung von Arbeit benötigen.
• Menschen aus jeder Nische können von Paretos Regel profitieren.

9. Eat that frog Technik

Das „Eat that frog“-Konzept besteht darin, die schwierigste und lästigste Aufgabe zuerst anzugehen. Diese Aufgabe, oder „Frosch“, ist die, die Sie für die schlimmste halten und auf die Sie am ehesten prokrastinieren würden. Dadurch entfernen Sie die Möglichkeit, sie den ganzen Tag aufzuschieben und sie nicht zu beenden. Diese Zeitmanagement-Technik basiert auf Mark Twains Zitat: „Wenn das Erste, was Sie jeden Morgen tun, ist, einen lebenden Frosch zu essen, können Sie den Tag mit der Zufriedenheit durchleben, zu wissen, dass das wahrscheinlich das Schlimmste ist, was Ihnen den ganzen Tag passieren wird.“ Brian Tracy, ein Selbsthilfe-Guru, verwendete das bekannte Zitat „Eat that frog“ als hilfreiche Zeitmanagement-Technik in seinem Buch.

Das Eat that frog Konzept besteht darin, die schwierigste und lästigste Aufgabe zuerst anzugehen.

So funktioniert es

• Beginnen Sie damit, eine Liste Ihrer Ziele zu erstellen.
• Entscheiden Sie über eine Frist.
• Planen Sie alle Aufgaben, die Sie vor sich haben, um Ihr Ziel zu erreichen.
• Ordnen Sie die Liste so um, dass die Punkte nach Wichtigkeit sortiert sind. Was sollte am wichtigsten sein? Das sind Ihre Frösche; fangen Sie damit an!
• Zögern Sie nicht! Mit anderen Worten, beginnen Sie mit dem Frosch(Aufgabe), der am hässlichsten( schwierigsten) ist. Machen Sie es einfach.
• Wiederholen Sie diesen Zyklus jeden Tag, damit Sie immer etwas tun, das Ihnen hilft, Ihrem Ziel näher zu kommen.

Wer kann von dieser Technik profitieren?

• Menschen aus jeder Branche.
• Menschen, die dazu neigen, unangenehme Aufgaben zu prokrastinieren.
• Kundenorientierte Dienstleistungsunternehmen.

Bonus! Zeitmanagement von berühmten erfolgreichen Menschen

Warren Buffett

Beste Zeitmanagement-Techniken vom CEO von Berkshire Hathaway - Warren Buffett

Versuchen Sie die „Zwei-Listen“-Strategie

Die Zwei-Listen-Strategie geht darum, Ihre Aufmerksamkeit zu fokussieren und Prioritäten zu meistern, indem Sie weniger wichtige Dinge eliminieren.

Reduzieren Sie die Zeit, die Sie für den Pendelverkehr ausgeben

Buffett erklärt, dass die meiste investierte Zeit die Zeit ist, die die meisten von uns für den Weg zur Arbeit ausgeben.

Sagen Sie Nein zu sinnlosen Dingen

„Der Unterschied zwischen erfolgreichen Menschen und wirklich erfolgreichen Menschen ist, dass wirklich erfolgreiche Menschen fast allem Nein sagen“, sagte Warren Buffett einmal. Er hat die Kunst und Praxis des Setzens persönlicher Grenzen perfektioniert. Warren Buffett enthüllt in einem Interview mit Bill Gates, dass er einen sehr leichten Kalender hält, oft Tage, an denen nichts geplant ist.

Warren Buffett: Sagen Sie Nein zu sinnlosen Dingen.

Entscheidungsreduktion

Alle Entscheidungen, egal wie groß oder klein, erfordern Energie und mentale Kraft. Vermeiden Sie Entscheidungen, die Ihren Willen unnötig erschöpfen.

Wenden Sie die 5-Stunden-Regel an

Widmen Sie fünf Stunden pro Woche, oder eine Stunde pro Arbeitstag, dem absichtlichen Lernen.

Sergey Brin

Beste Zeitmanagement-Techniken vom Mitbegründer von Google Sergey Brin

Temptation wegnehmen

Wenn Sie an einer Aufgabe arbeiten, schließen Sie alles auf Ihrem Computer, das nichts mit der Aufgabe zu tun hat.

E-Mails begrenzen

Schalten Sie den Bing aus, legen Sie spezifische Zeiten für das Überprüfen von E-Mails fest.

Lassen Sie sich nicht von Facebook einnehmen

Wenn Sie Facebook oder andere soziale Netzwerke nicht beherrschen, werden sie Sie beherrschen. Begrenzen Sie sich auf 10 Minuten und melden Sie sich dann vollständig ab.

Sergey Brin: Wenn Sie Facebook oder andere soziale Netzwerke nicht beherrschen, werden sie Sie beherrschen.

Die Tür schließen

Wenn Sie sich konzentrieren möchten, schließen Sie alle Ablenkungen aus. Sie könnten sogar Ihren Kollegen oder Kindern ankündigen, dass Sie es tun. Sie wollen das nicht die ganze Zeit tun, aber es signalisiert, dass Sie es ernst meinen, etwas zu erledigen, wenn Sie es tun.

Schreiben Sie es auf

Die meisten von uns sind visuell. Wir kennen unser Ziel, aber es ist super einfach, von sogenannten dringenden Unterbrechungen abgelenkt zu werden, es sei denn, es ist vor uns.

Geben Sie sich Auszeit

Weisen Sie einen Block Zeit zu, um zu entspannen und Ihren Kopf freizubekommen.

Seien Sie stark in Ihrem Fokus

Seien Sie wie ein Fels, nicht wie ein Baum. Lassen Sie sich nicht vom Chaos um Sie herum umhauen.

Elon Musk

Beste Zeitmanagement-Techniken vom CEO von Tesla, SpaceX und Neuralink — Elon Musk

Beginnen Sie Ihren Tag mit der wichtigsten Arbeit

Elon Musk beginnt seinen Tag mit seiner kritischsten Arbeit. Dazu gehört das Bearbeiten wichtiger E-Mails, die er ansprechen muss, um die Arbeit und den Fortschritt anderer freizugeben.

Nutzen Sie Feedback-Schleifen

Ein wichtiger Teil von Elon Musks Arbeitsethik ist die Einbeziehung seines eigenen Feedbacks und des anderer. Elon Musk glaubt, dass es immer Raum für Verbesserungen gibt. Er denkt immer an bessere Wege, jeden Bereich anzugehen.

Elon Musk glaubt, dass es immer Raum für Verbesserungen gibt. Er denkt immer an bessere Wege, jeden Bereich anzugehen.

Von dem ersten Prinzip der Physik aus argumentieren

Ein erstes Prinzip ist eine grundlegende Annahme, die nicht aus einer anderen Proposition abgeleitet werden kann. Es ist das Einzige, was in einem komplexen Problem sicher ist.

Asynchrone Kommunikation nutzen

Elon Musk bevorzugt es, auf seine eigenen Bedingungen zu kommunizieren. Das bedeutet, auf E-Mails und Texte zurückzugreifen, beides asynchrone Kommunikationsformen.

Outsourcen

Elon Musk schlägt vor, dass sein Team externe Ressourcen nutzt. Es gibt keinen Grund, mit einer Aufgabe zu kämpfen, wenn Sie jemanden einstellen könnten, der es erledigt.

Batchen Sie Ihre Aufgaben

Elon Musk multitasked strategisch. Wann immer möglich, kombiniert er mehrere Aufgaben in einem Produktivitätstrick, der als Batching bekannt ist.

Halten Sie einen streng segmentierten Zeitplan

Elon Musk verbringt bis zu 100 Stunden pro Woche mit der Arbeit. Er managt seine Zeit oft mit Feedback-Schleifen und Timeboxing-Techniken.

Entwickeln Sie eine breite Wissensbasis

Im Laufe der Jahre hat Musk T-förmige Fähigkeiten entwickelt: viel Wissen in einem bestimmten Bereich und eine substanziellen Menge an Wissen in vielen anderen Disziplinen und Themen.

Oprah Winfrey

Beste Zeitmanagement-Techniken von der renommierten amerikanischen Medienexecutive - Oprah Winfrey

Planen und schedulieren

Oprah plant und scheduliert alles, von der Zeit, in der sie um 6 Uhr morgens aufwacht, bis zur Zeit, in der sie um 22 Uhr ins Bett geht.

Entrümpeln

Oprah hält ihren Schreibtisch immer sauber, um sicherzustellen, dass sie effektiv arbeitet.

Nicht prokrastinieren

Oprah verwendet zwei Strategien, um Prokrastination zu bekämpfen: Erstens beseitigt sie die kleinen Dinge, um sich auf die wichtigen zu konzentrieren. Zweitens erledigt sie angenehme Aufgaben zuletzt.

Oprah Winfrey: Planen Sie Ihren Tag, prokrastinieren Sie nicht, widmen Sie jeder Aufgabe volle Aufmerksamkeit, erinnern Sie sich an „me time“!

Geben Sie jedem Projekt volle ungeteilte Aufmerksamkeit

Oprah hat die Kunst der Konzentration gemeistert. Sie bevorzugt es, jede Aufgabe nacheinander abzuschließen, um ihre volle Aufmerksamkeit darauf zu richten.

Wachsen und loslassen

Oprah versucht, sich mit Profis zu umgeben und ihnen ihre Arbeit machen zu lassen. Das bedeutet, sie delegiert Arbeit.

Vergessen Sie „me time“ nicht

Oprah hat einen Lebensstil und einen Zeitplan entwickelt, der es ihr ermöglicht, zu entspannen und sich zu erneuern. Ihr Tag beginnt mit Sport und endet mit Lesen und Dankbarkeitsjournalen. Sie übt auch vollständige Stille aus, was ihr hilft, sich zu konzentrieren und ihren Geist zu klären.

Victoria Beckham

Beste Zeitmanagement-Techniken vom Mode-Mogul - Victoria Beckham:

Seien Sie ein Frühaufsteher

Victoria Beckham ist eine Frühaufsteherin. Sie glaubt, dass es essenziell für den Erfolg und das Genießen des Lebens in vollen Zügen ist, ein Frühaufsteher zu sein.

Victoria Beckham glaubt, dass es essenziell für den Erfolg und das Genießen des Lebens in vollen Zügen ist, ein Frühaufsteher zu sein.

Selbstfürsorge ist essenziell

Kümmern Sie sich immer um sich selbst, bevor Sie arbeiten, um Burnout zu vermeiden und für den Arbeitstag energiegeladen zu bleiben. Beckham trainiert jeden Morgen, bevor sie um 9 Uhr zur Arbeit geht.

Work-Life-Balance managen

Victoria Beckham sagt, dass der Schlüssel zur Balance zwischen Karriere und Familie in akribischer Organisation liegt. Das Managen der Work-Life-Balance kann Stress reduzieren und Ihr Leben als Unternehmer insgesamt verbessern.

Bill Gates

Beste Zeitmanagement-Techniken vom Business-Mogul - Bill Gates

Nehmen Sie Ihre Zeit ernst

Bill Gates betont die Wichtigkeit der Zeit über Geld. Gates ist äußerst gewissenhaft darin, wie er seine Zeit verbringt, und vermeidet Verschwendung.

Nutzen Sie Snippets von Zeit

Bill Gates hat immer ein Buch in der Nähe für eine schnelle Lektüre zwischen Meetings oder wann immer er einen freien Moment hat.

Denken Sie langfristig und investieren Sie Ihre Zeit

„Wir überschätzen immer die Veränderung, die in den nächsten zwei Jahren eintreten wird, und unterschätzen die Veränderung, die in den nächsten 10 eintreten wird.“ — Bill Gates.

Strukturieren Sie Ihre Zeit

Bill Gates teilt Aufgaben in kleine Zeitblöcke auf, manchmal in Fünf-Minuten-Inkrementen. Er verwendet Timeboxing, eine der effektivsten Zeitmanagement-Techniken.

Verschwenden Sie keine Zeit, um mehr Zeit zu schaffen

Bill Gates’ Lektion hier ist unkompliziert: Die Zeit, die Sie für Aktivitäten ausgeben, die Sie Ihren Zielen nicht näherbringen, wird Sie weiter von ihnen entfernen.

Die beste Unternehmenszeitmanagement-Technik für Ihr Team wählen

Es könnte eine kluge Herangehensweise sein, sowohl konventionelle als auch unkonventionelle Zeitmanagement-Methoden auszuprobieren. Das Navigieren durch die effektivsten Zeitmanagement-Techniken erfordert etwas Trial and Error, aber das Spiel ist die Kerze wert. Laut Forbes, kann das Ausprobieren verschiedener Zeitmanagement-Techniken, um zu sehen, welche am besten funktioniert, Stress reduzieren und Produktivität steigern. Einige Eigentümer finden ihren Treffer unter einer breiten Palette von Zeitmanagement-Methoden früher in ihren Workflow-Zyklen, einige benötigen mehr Zeit. Aber die Schönheit daran ist, dass es keine Verpflichtung gibt, sich ewig an eine einzige Zeittechnik zu binden. Das ist kein Sprint, es ist ein Marathon. WorkTime-Experten verstehen die Bedeutung des Zeitmanagements im Geschäft und haben alle erforderlichen Funktionen für effektives Zeitmanagement in die WorkTime-Software integriert.