Sul punto di licenziare un dipendente? Previenilo con WorkTime

Voglio licenziare questo dipendente

“Non va proprio bene. Non sono sicuro di dove risieda la radice, ma non vedo progressi.” Quando ci si trova per la prima volta di fronte al dilemma di licenziare un dipendente, ci sono sempre molti dubbi.

Gestire una terminazione richiede grande cura perché può influenzare la reputazione della tua azienda.

È meglio licenziare un dipendente in modo etico, legale e ponderato per prevenire accuse di terminazione illegittima. Il datore di lavoro dovrebbe quindi considerare molti fattori prima di prendere una decisione finale. Quindi, come prendere questa delicata decisione con rischi minimi per la tua azienda?

Cose da considerare prima di licenziare un dipendente

Lato legale—dipende dal paese

Prima di tutto, la terminazione richiede un motivo valido. Quindi, devi assicurarti che la terminazione sia legale. Le leggi sul lavoro dipendono dal paese. Come terminare un dipendente legalmente? La migliore soluzione in questo caso è assumere un avvocato. In questo modo, sarai sicuro di non violare i contratti di lavoro o le leggi statali.

C'è sempre questo senso di colpa

La terminazione è sempre stressante per entrambe le parti. Non solo l'ex dipendente che lotta a causa del licenziamento.

Anche il datore di lavoro si sente in colpa quando termina un dipendente che faceva parte di un team per molto tempo.

Il tuo team ne risente

Il team è anche impattato perché uno dei membri è stato licenziato. Certamente, influenzerà la loro produttività e il coinvolgimento nel processo di lavoro per un po' di tempo. I dipendenti iniziano a preoccuparsi di domande come

• “Posso essere terminato durante il congedo medico?”
• “Un dipendente può essere licenziato per rifiutare di lavorare straordinario?”
• “Un dipendente può essere licenziato per non lavorare straordinario?” e così via.

La terminazione disrupts l'ambiente di lavoro, poiché gli altri dipendenti sentono la fragilità della loro sicurezza lavorativa e possono supporre che qualcosa sia andato storto in azienda.

Ci vuole molto per costruire un team

I datori di lavoro e i proprietari di aziende investono denaro e tempo per costruire un team forte, altamente efficace e professionale. Quando si verificano problemi con uno solo dei membri del team, l'intera azienda ne subirà le conseguenze.

Un team è la forza motrice dell'azienda. È come un organismo vivente. Quando un sistema o un organo fallisce nel svolgere la sua funzione principale, l'omeostasi sarà disruptata.

Anche se affronti sfide temporanee dopo aver terminato un dipendente, previeni conseguenze gravi per la tua attività, come diminuzione della produttività del team, perdite finanziarie e problemi legali o di sicurezza.

Cosa è andato storto?

Prima di prendere una decisione finale, c'è bisogno di analizzare tutto attentamente, inclusi i motivi per terminare un dipendente. Il problema può essere molto più serio di quanto sembri. Molto spesso, la causa principale non è solo legata al dipendente negligente.

Questo dipendente era la persona che ha lasciato un'impressione duratura

Ti ricordi che questo lavoratore problematico era una volta un candidato promettente che ha guadagnato un posto nella tua azienda?

E poi qualcosa è cambiato molto, portando a una crisi nel dipartimento. Un dipendente eccellente è diventato statico, non disposto a svolgere i compiti in modo appropriato o a crescere come specialista. L'analisi del caso è utile perché avrai l'opportunità di: 1. Vedere un quadro più ampio di ciò che sta accadendo nella tua azienda; 2. Rivelare le insidie della gestione; 3. Prevenire rischi futuri legati alla terminazione del dipendente; 4. Scoprire i primi segnali che è il momento di licenziare un dipendente.

Cattivi tratti della personalità, o qualcos'altro?

C'è una categoria di dipendenti chiamati “regine del dramma” o re, che sono spesso al centro del dramma in ufficio. Tali lavoratori tendono a diffondere pettegolezzi, gossip sui colleghi o trovare modi per causare problemi. E può essere un motivo solido per licenziare un dipendente. Tratti di personalità negativi e comportamento non professionale spesso causano insubordinazione, mancanza di fiducia e un ambiente di lavoro challenging. Ma questi non sono i problemi principali. Il motivo principale risiede nei dipendenti che sotto-performano, poiché il lavoratore spende tempo in attività tossiche invece di lavorare duramente per svolgere le responsabilità dirette.

Non professionale o problemi di comunicazione?

L'approccio non professionale di un dipendente è anche tra i motivi per licenziare un dipendente. Ad esempio, il lavoratore può regolarmente violare le politiche dell'azienda, infrangere le regole aziendali, arrivare in ritardo o andarsene presto. O uno dei dipendenti fallisce nel comunicare efficacemente con i colleghi. Può anche influenzare significativamente il flusso di lavoro.

La comunicazione errata porta a una perdita di motivazione e una riluttanza a collaborare. Di conseguenza, il team non è produttivo.

La produttività è in calo?

Il COVID-19 ha provocato un calo netto della produttività. Le statistiche sono cambiate in direzione positiva solo negli ultimi anni. L'U.S. Bureau of Labor riporta che la produttività è aumentata del 3,2% nel 2023.

Fonte: The U.S. Bureau of Labor Statistics

La produttività è ancora una delle questioni più challenging sul posto di lavoro.

Tuttavia, i datori di lavoro continuano ad affrontare il problema della bassa produttività. La scarsa performance influenza l'intera azienda, risultando in perdite significative. Se avvisi, promemoria e piani di miglioramento delle performance non funzionano per i dipendenti improduttivi, è alto il tempo di pensare ad annunciare una terminazione del dipendente. Come terminare un dipendente per scarsa performance? Sono richiesti diversi passaggi:

• Prepara tutta la documentazione necessaria che affronta i problemi di presenza del dipendente;
• Scrivi una lettera di terminazione al dipendente per scarsa presenza;
• Pianifica un incontro faccia a faccia per discutere la terminazione.

Il processo è ben organizzato?

Performance inefficace o altri problemi legati ai dipendenti possono anche essere causati da una gestione scarsa. I dipendenti incontrano multiple difficoltà senza politica d'ufficio, politiche di gestione delle assenze o altre regolamentazioni sul posto di lavoro. In questo caso, terminare un dipendente per scarsa performance non sarà una soluzione funzionante, poiché gli altri membri del team affrontano le stesse sfide. La riorganizzazione dell'approccio gestionale sarà la migliore strategia in questa situazione.

Assenteismo eccessivo: una nuova “pandemia sul posto di lavoro”?

Cause comuni di assenza eccessiva

Il Bureau of Labor Statistics informa che i motivi principali per assenze eccessive nel 2023 erano i seguenti:

• Problemi legati alla salute;
• Problemi di childcare;
• Scioperi del lavoro;
• Vacanze.

Senza dubbio, gli eventi globali influenzano la situazione sul mercato del lavoro. La pandemia di COVID-19 ha risultato in una crisi in tutte le sfere e ha quindi trasformato il posto di lavoro.

Secondo Reuters, i problemi di childcare erano la causa più frequente di lavoro mancato nel 2023.

Durante la pandemia, i bambini dovevano studiare remotamente. Ha risultato in un tasso sostanzialmente aumentato di assenze dei loro genitori al lavoro.

Fonte: Reuters

Dopo che le restrizioni pandemiche (inclusi lockdown e restrizioni sui viaggi aerei internazionali) sono state revocate, il numero di dipendenti che prendono vacanze è cresciuto rapidamente.

Fonte: Reuters

Infine, il 2023 è stato un anno di scioperi negli USA. La maggioranza dei dipendenti era assente dal lavoro perché difendevano i loro diritti a causa dell'alta inflazione, aumento dei costi della vita, alto tasso di disoccupazione e dispute lavorative.

E le assenze non giustificate?

A parte le assenze giustificate, c'è un fenomeno chiamato assenteismo. Si riferisce a un'assenza permanente dal lavoro che supera il periodo accettabile. Insieme all'aumento della frequenza dell'assenteismo, i casi relativi alla terminazione di un dipendente per scarsa presenza sono diventati comuni.

La ricerca di Gitnux mostra che l'assenteismo eccessivo è più frequente delle assenze legate alla salute.

Ad esempio, nella sfera dell'educazione, il tasso di assenteismo è del 3,9%, rispetto al 2,7% per malattia e infortunio.

Fonte: Gitnux Marketdata Report 2024

L'assenteismo dei dipendenti ha una serie di effetti negativi, inclusi:

• Bassa produttività individuale;
• I dipendenti regolarmente assenti sono meno coinvolti nel processo di lavoro;
• Il personale è sovraccarico di compiti che porta a burnout nel team;
• L'assenteismo eccessivo riduce significativamente i profitti.

Fonte: Gitnux Marketdata Report 2024

È per questo che i datori di lavoro vedono la soluzione nella terminazione a causa dell'assenteismo.

Come licenziare qualcuno per presenza?

C'è una procedura particolare da seguire se vuoi terminare il dipendente legalmente:

1. Assicurati di avere tutte le prove necessarie.

Il datore di lavoro deve avere motivi giustificati per terminare un dipendente per scarsa presenza. Prima di licenziare, il dipendente dovrebbe avere una chance di miglioramento. Assicurati di avere i documenti richiesti, inclusi un avviso scritto per presenza o una lettera di avviso per presenza irregolare.

2. Determina l'ultimo giorno di lavoro e annuncia al dipendente.

È anche importante preparare e inviare una lettera di terminazione per presenza.

3. Condurre un'intervista di uscita.

È vitale annunciare la terminazione del dipendente per assenteismo eccessivo e fornire esempi che supportano il tuo ragionamento.

4. Lascia che il lavoratore ponga le domande.

Sarà benefico sia per il datore di lavoro che per il dipendente. Un'analisi profonda è utile per prevenire tali situazioni in futuro e rilevare che qualcosa è andato storto in tempo.

Applica WorkTime per valutare i dipendenti

WorkTime rivela il problema presto e previene la terminazione di un dipendente per scarsa presenza o altri motivi.

Periodo di prova

Valuta il dipendente durante il periodo di prova e assicurati di aver fatto la scelta giusta. WorkTime monitora la presenza del dipendente, tempo attivo/ozioso e produttività. Con monitoraggio non invasivo dei dipendenti, catturerai facilmente tutti i segni di un lavoratore negligente durante la prova:

• Il dipendente è spesso in ritardo al lavoro;
• Mancanza di produttività durante la giornata lavorativa;
• Alto tasso di improduttività;
• Troppo molte pause;
• Alto punteggio di distrazione.

Rileva il dipendente non professionale e previeni spreco di denaro/tempo e danno al processo di lavoro con WorkTime.

Coinvolgimento quotidiano

WorkTime mantiene i dipendenti coinvolti ogni giorno. Imposta obiettivi per ciascun dipendente per presenza, tempo attivo e produttività, e osserva i progressi. Puoi analizzare i report insieme ai lavoratori per scoprire i loro punti di forza e debolezza. Dati completi da oltre 50 report non invasivi saranno estremamente utili per analizzare le performance dei dipendenti e creare un piano di miglioramento delle performance in caso qualcosa vada storto.

Un posto di lavoro è un luogo per lavorare

Proprio come i datori di lavoro sono obbligati a pagare in tempo, i dipendenti devono lavorare come concordato. La cosa è che i clienti pagano per il risultato, non per il processo. I dipendenti consegnano il risultato—ecco i soldi.

Produttività e dedizione sono le migliori garanzie per prevenire la terminazione di un dipendente per scarsa presenza o performance.

Monitoraggio WorkTime ricorda ai dipendenti che il posto di lavoro è un luogo per lavorare e non per questioni personali. Molti dipendenti pensano che sia sufficiente far parte del processo per essere pagati. No. Deve esserci un risultato.

Resta informato e costruisci un team ad alte prestazioni

WorkTime aiuta i datori di lavoro a rimanere informati in qualsiasi fase del processo lavorativo, mantenendo il team consolidato e coinvolto.

I team altamente produttivi non accadono semplicemente. Richiedono molto sforzo per costruire un grande team.

Mantieni i tuoi dipendenti informati sugli obiettivi e ricordagli di essere responsabili della loro produttività. Previeni la terminazione di un dipendente per scarsa presenza, assenteismo eccessivo o bassa produttività nelle fasi iniziali con WorkTime. Inizia una prova gratuita ora per iniziare la tua strada verso un team ad alte prestazioni!