Ausgelagerter virtueller Assistent hat die Qualität der Remote-Mitarbeiter gesenkt

Anabel K., die Leiterin der Marketingabteilung, suchte nach einer effektiven Lösung, um eine Krise in ihrem Team zu überwinden. Die Mitarbeiter arbeiteten seit geraumer Zeit remote. Zuerst war die Teamleistung hoch, sodass die Vorgesetzten kein Problem in diesem Arbeitsformat sahen. Die Zeit verging, und zahlreiche Probleme kamen ans Licht: reduzierte Produktivität, Verlust der Kreativität, ineffektive Marketingstrategien und schlechte Inhaltsqualität. Letzteres war das kritischste, da es das Projekt scheitern lassen drohte. Deshalb musste Anabel die Ursache herausfinden.

Alles schien offensichtlich, aber…

Zuerst sah alles trivial aus. Jahre der Managementerfahrung sagten ihr, dass die Mitarbeiter höchstwahrscheinlich Überstunden machten. In den letzten Wochen war das Team mit Aufgaben überfordert, weil sie ein großangelegtes Projekt abschließen mussten. “Sie sind ausgebrannt,” war ihr Schluss. Anabel erhielt die Genehmigung des CEOs, WorkTime-Mitarbeitermonitoring in der Marketingabteilung zu implementieren, um ihre Annahme zu bestätigen. Aber sie lag mit der Wahrheit nicht einmal in der Nähe.

Die Ergebnisse waren schockierend: Mitarbeiter lagern regelmäßig virtuelle Assistenten-Dienste aus, um ihre Aufgaben zu erledigen und die meiste Zeit ihres Arbeitstages untätig zu bleiben.

KI hat das Projekt fast ruiniert

Die Situation wurde klar, nachdem der Marketingmanager die Berichte durchgesehen hatte. 1. Internet-Produktivitäts Berichte zeigten, dass ein Designer regelmäßig virtuelle Assistenten auslagerte, um Inhalte zu generieren. 2. Copywriter nutzen auch übermäßig Outsourcing-Lösungen für virtuelle Assistenten. Was mehr ist, einer der Autoren blieb die meiste Zeit untätig. 3. Login-Monitoring deckte Mitarbeiter auf, die 4 Stunden vor Ende des tatsächlichen Arbeitstages ausloggen. 4. Ein App-Produktivität Bericht stellte fest, dass ein SMM-Manager hauptsächlich unproduktive Apps nutzte. Er lagerte seine Aufgaben an einen virtuellen Assistenten aus und spielte stattdessen Spiele statt zu arbeiten. Das Erkennen des Outsourcings von virtuellen Assistenten hat effektiv ernsthafte Konsequenzen für das Unternehmen verhindert. Dennoch wurde die Leiterin der Marketingabteilung aufgefordert, dieses Problem zu lösen. Die Frage “Was tun mit dem Fall des ausgelagerten virtuellen Assistenten?” blieb unbeantwortet.

Wenn das Unternehmen WorkTime nicht rechtzeitig implementiert hätte, um Mitarbeiter-Produktivität zu überwachen, hätte das Marketingteam ihr Projekt wahrscheinlich scheitern lassen.

Dieser Fall wurde zu einer Herausforderung für das Unternehmen, insbesondere für die Leiterin des Marketings. Sie hatte hart gearbeitet, um ein starkes Team aus hoch effektiven und professionellen Spezialisten aufzubauen. Stattdessen erhielt das Unternehmen einen Qualitätsrückgang, Zeitbetrug und schlechte KI-generierte Inhalte anstelle überlegener Ergebnisse.

Kampf gegen Outsourcing-Virtual-Assistant-Betrug

Zuerst planten die Unternehmensbehörden, die Nutzung von KI-Tools zu verbieten. WorkTime Monitore Website-Nutzung und erkennt KI-bezogene Tools oder Apps. Wenn erforderlich, können sie blockiert werden. Dennoch verstanden die Führungskräfte, dass es ein großer Fehler wäre. Die Mitarbeiter sollten auf dem neuesten Stand moderner Technologien und deren effektiver Implementierung in ihre Arbeit bleiben. Sie wären keine kompetenten Spezialisten, wenn sie nicht wüssten, was in der Tech-Welt passiert. KI und Zukunft der Arbeit sind sowieso miteinander verknüpft.

KI-Tools können ein guter Assistent sein, aber Mitarbeiter sollten sie nicht übermäßig nutzen, um ihre direkten Verantwortlichkeiten zu erfüllen. Andernfalls führt es zu einem Qualitätsrückgang.

Deshalb entschied sich das Unternehmen, klare Richtlinien festzulegen, die zeigen, wann und wie ein virtueller Assistent angemessen genutzt werden kann. WorkTime war nützlich bei der Erreichung dieses Ziels, da es half, die Nutzung verschiedener Arten von virtuellen Assistenten zu kontrollieren und die Konsequenzen der übermäßigen Nutzung ausgelagerter virtueller Assistenten zu verhindern. Nach diesem Fall in der Marketingabteilung implementierten auch andere Abteilungen des Unternehmens WorkTime für Mitarbeitermonitoring regelmäßig.

“CheatGPT” - ein Einzelfall oder eine neue Realität?

Es lohnt sich zu erwähnen, dass der Vorfall in der Marketingabteilung kein Einzelfall ist.

Artificial Intelligence Outsourcing ist so weit verbreitet geworden, dass es in einigen Quellen bereits “CheatGPT” genannt wird.

Verdecktes KI-Outsourcing ist bei Remote viel einfacher

Business Insider diskutierte mehrere Fälle von Mitarbeitern, die generative KI-Tools diskret nutzen, um ihre Jobs auszuführen, während sie remote arbeiten. Einige Arbeiter behaupteten, dass sie virtuelle Assistenten leicht auslagern konnten, während sie remote arbeiteten, ohne Angst vor Entdeckung. Das Gleiche geschah im Fall der Marketingabteilung — Arbeiten von zu Hause aus machte die Dinge schlimmer. Mitarbeiter waren sicher, dass niemand wissen würde, dass die Arbeit, die sie an einen virtuellen Assistenten oder andere KI-Tools auslagern, nicht von ihnen während des Arbeitstages erledigt wurde.

Wussten Sie? Sam Altman, CEO von OpenAI, hat eine anti-remote Haltung. Er behauptete, dass ein vollständiges Remote ein großer Fehler, war, was zu einem Verlust der Kreativität unter Tech-Mitarbeitern führte.

Forschung zu Homeoffice und Produktivität von Gibbs, Mengel und Siemroth zeigte, dass Remote-Arbeit die Produktivität erheblich verringerte. Wie wir auf einem Diagramm sehen können, hat Remote-Arbeit die Produktivität fast aller teilnehmenden Teams in der Studie beeinträchtigt.

Quelle: Gibbs, M., Mengel, F., & Siemroth, C. (2023). Work from Home and Productivity: Evidence from Personnel and Analytics Data on Information Technology Professionals. Journal of Political Economy Microeconomics.

Deshalb beobachten wir einen Rückkehr-ins-Büro Trend im Jahr 2024, weil die Bedeutung der Teamproduktivität nicht überschätzt werden kann.

WorkTime ist effektives Mitarbeitermonitoring für Remote, Büro- und Hybrid-Teams.

Wie man KI am Arbeitsplatz nutzt und scheitert?

Für Anabels Team wurde KI zur Hauptursache für den Qualitätsrückgang. Also welche waren die Hauptfallen von Inhalten, die von einem ausgelagerten virtuellen Assistenten generiert wurden? 1. KI-Genauigkeitsprobleme. Sehr oft ist die Information nicht zuverlässig oder ungenau, was die Qualität geschriebener Inhalte verringert; 2. Mangel an Kreativität. KI-generierte Designs sind meist erkennbar, was E-Mails und Websites billig aussehen lässt; 3. Schlechte Anpassung des ausgelagerten Supports. Die unnatürliche Sprache stößt potenzielle Kunden ab. Das Unternehmen könnte auch diese KI-bezogenen Risiken haben: 1. Sicherheitsrisiken. Versteckte Nutzung von KI-Tools könnte zu Lecks vertraulicher Daten führen; 2. Teilen sensibler Informationen. Das Auslagern von Aufgaben an einen virtuellen Assistenten kann Unternehmensgeheimnisse an Wettbewerber preisgeben; 3. Reputationsrisiko. Schlechte Inhaltsqualität kann das Image des Unternehmens am Markt schädigen.

Warum verstecken Mitarbeiter die Nutzung von KI am Arbeitsplatz?

1. Mitarbeiter sorgen sich, dass sie gefeuert werden könnten, weil der Großteil ihrer Verantwortlichkeiten automatisiert ist; 2. Wenn Arbeitgeber nicht wissen, dass der Inhalt von künstlicher Intelligenz generiert wurde, bewerten sie ihn unvoreingenommen. 3. Betrug. Arbeiter betrügen Zeit oder lagern einfach fast alle ihre Pflichten an einen virtuellen Assistenten aus und entspannen sich.

68% von 5,067 Befragten, die KI am Arbeitsplatz genutzt haben, behaupteten, dass sie es diskret taten, berichtet eine Fishbowl-Studie.

WorkTime bietet 70+ nicht-invasive Berichte zur Analyse der Mitarbeiter-Produktivität, Anwesenheit, aktiver Zeit und Internetnutzung für Büro- oder Remote-Formate.

KI oder Mensch? WorkTime kennt die Wahrheit

Anabels Geschichte bestätigt die Bedeutung des Monitorings und der Verhinderung der Risiken der verdeckten Nutzung ausgelagerter virtueller Assistenten. Mit der raschen Entwicklung von KI-Tools wird es für Eigentümer eine größere Herausforderung sein, ihre Geschäftsprojekte zu schützen. Abgesehen von einigen Risiken hat die Nutzung von KI am Arbeitsplatz viele Vorteile. Deshalb macht es Sinn herauszufinden, was ein virtueller Assistent für mein Geschäft tun kann, ohne die Qualität, Sicherheit und das Image der Marke zu schädigen.

Das Verbot von KI-Tools am Arbeitsplatz ist nicht die beste Lösung. Der effektivere Weg ist, Normen für eine effektive und transparente Implementierung künstlicher Intelligenz festzulegen.

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