Keine endlosen Meetings mehr mit WorkTime

Erfolgsgeschichten

3. März 2022

5 Min. Lesezeit

Nick Butkovskiy

Keine endlosen Meetings mehr mit WorkTime Anwesenheitsüberwachungssoftware

WorkTime

Mitarbeitermonitoring-Software

Nicht-invasiv - das einzige nicht-invasiv Software auf dem Markt

25+ Jahre auf dem Markt

70+ Berichte: Anwesenheit, Produktivität, Aktive Zeit, Online-Meetings, Remote vs. im Büro und mehr

Keine endlosen Meetings mehr mit WorkTime Anwesenheitsüberwachungssoftware

Branche: Finanz- und Rechtsservices Land: USA Größe: 120 Mitarbeiter Problem/Herausforderung: Die Anwesenheitsüberwachung stellte eine Herausforderung für das Unternehmen dar, da die Anzahl der Teammitglieder drastisch anstieg, was zu zu viel Zeit für wiederkehrende Meetings führte. Abgesehen vom Zugriff auf die den Terminen zugewiesenen Zeitrahmen trat aufgrund der schnellen Expansion der Firma eine weitere dringende Angelegenheit auf. Nämlich gab es kein System, um eine gleichmäßige Verteilung der Arbeitslast zu gewährleisten. Lösung: WorkTime Anwesenheitsüberwachungssoftware Ergebnis: Berichte zur Mitarbeiteranwesenheit haben die Dauer wiederkehrender Meetings erheblich verkürzt und die Pünktlichkeit gesteigert. Als Bonus führten organisatorische Prozessänderungen zu einer steigenden Mitarbeiterproduktivität.

Michael X, ein Manager bei einer Finanz- und Rechtsberatungsfirma (im Folgenden als Unternehmen bezeichnet), kontaktierte WorkTime-Experten um ein langfristiges Anliegen anzusprechen. Speziell waren seine geplanten Meetings überladen mit Diskussionen über routinemäßige administrative Aufgaben, lediglich Anwesenheit. Der Manager musste Mitarbeiterzeiterfassungen genehmigen, die Teammitglieder manuell vorbereitet hatten. Um diese Probleme zu lösen, begann Michael X, nach Anwesenheitsüberwachungslösungen zu suchen.

Problem/Herausforderung

Da Michael X zehn Abteilungen direkt beaufsichtigt, konnten wöchentliche Freitagsmeetings ewig dauern. Abgesehen von zeitaufwendigen Meetings brachte das schnelle Wachstum des Unternehmens organisatorische Probleme mit der Belegschaft. Zum Beispiel wurde es schwierig, eine gleichmäßige Verteilung der Aufgaben zu gewährleisten. Einige Mitarbeiter waren überarbeitet, während andere ein Muster der Faulheit zeigten. Also stand Michael X vor zwei Herausforderungen, die eine schnelle und effektive Reaktion erforderten.

Lösung

Da alle Mitarbeiter ihre Aufgaben am Computer erledigten, entschied sich Michael X, für die Implementierung einer automatisierten cloudbasierten Überwachungssoftware. Unter anderen Anbietern erwies sich das WorkTime-Tool als geeignet, alle Anforderungen von Michael X zu erfüllen und bot mehrere weitere nützliche Funktionen. Speziell verfolgt das WorkTime-Produktivitätstool An-/Abmeldung als Teil des Anwesenheitsüberwachungsprotokolls, erkennt Leerlauf- und Aktive Zeit, und hilft zu verstehen, ob von Mitarbeitern genutzte Websites und Anwendungen arbeitsbezogen sind. Primär zeichnet dieses leichte Anwesenheitsüberwachungstool die Anmeldenamen der Mitarbeiter, Computernamen und den genauen Zeitpunkt und das Datum der An- und Abmeldung auf. Also erhielt Michael X mit dem WorkTime-Anwesenheitstracker eine kostengünstige Lösung für die organisatorischen Probleme seines Unternehmens. Nämlich begann er, weniger Zeit für wiederkehrende Meetings bezüglich Zeiterfassungen zu verbringen, da WorkTime ihm ermöglichte, Berichte zu generieren, die zuvor von jedem Mitarbeiter manuell vorbereitet werden mussten.

Nutzung

Michael X war mit der WorkTime-Lösung, zufrieden, weil er mit umfassenden Berichten, die mit einem Klick generiert wurden, nun weniger auf administrative Aufgaben fokussieren musste. Abgesehen von der Verkürzung der Meeting-Dauer half das WorkTime-Anwesenheitsüberwachungstool, die Arbeitslast besser zu kontrollieren. Indem er verstand, wie viel Zeit jeder Teammitglied am Schreibtisch verbrachte, gelang es Michael X, Aufgaben gleichmäßig zu verteilen. Also wurden die Probleme mit Überstunden und Faulheit gelöst. Zusammen mit der Verbesserung der Gesamtproduktivität des Unternehmens gewann Michael X wöchentlich Zeit zurück, die er für andere geschäftsbezogene Zwecke nutzte.

"WorkTime hilft dem Unternehmen, den Meeting-Zeitrahmen effektiv zu managen. Abgesehen von der Zeitersparnis bei manuellen Zeiterfassungen hat WorkTime uns mit der dringend benötigten Anwesenheitsüberwachung Transparenz ausgestattet, die das Personal ermutigte, noch weiter für die Ziele des Unternehmens zu streben."– Mike X., der Abteilungsmanager des Unternehmens, teilt seine WorkTime-Anwesenheitsüberwachungserfahrung.

Ergebnis

Michael X konnte umfassende Berichte zur Mitarbeiteranwesenheit erhalten. Dadurch verlagerte sich der Fokus der wöchentlichen Meetings von der Überprüfung manueller Zeiterfassungen hin zu wertschöpfenden Operationen. Alle Bedenken hinsichtlich ungenauer Daten wurden irrelevant. Gleichzeitig wurden bei Berichten, die die Nichteinhaltung der festgelegten Arbeitszeiten signalisierten, solche Einzelfälle und Vorfälle auf die Agenda gesetzt. Zusätzlich wurde, da jeder Mitarbeiter Zugriff auf die WorkTime-Anwesenheitssoftware erhielt, Transparenz gefördert. Also konnte jeder in der Abteilung überprüfen, wer anwesend oder abwesend war und wann, ohne zu spekulieren oder doppelt zu prüfen. Darüber hinaus verbesserten die Teammitglieder ihre Pünktlichkeit, da sie wussten, dass ihre Zeiteinträge überwacht und in Echtzeit angezeigt wurden.

"Mit WorkTime Anwesenheitssoftware gehen wir nun in wiederkehrenden Meetings direkt zum Geschäft über, und überlassen administrative Aufgaben wie Anwesenheitstracking einem zuverlässigen Anbieter. Nun verbringe ich viele mehr Stunden mit produktiven Geschäftsanforderungen. Zusätzlich bietet automatisierte Berichterstattung die benötigte Transparenz in einem schnell wachsenden Unternehmen." – Mike X., der Abteilungsmanager des Unternehmens

"Wir schätzen Ihr Feedback, Mike! Bei WorkTime sind wir immer glücklich, unseren Kunden zu dienen und ihren Unternehmen zu helfen, ihre Ziele zu erreichen. Anwesenheitsüberwachung ist eine der Schlüsselmerkmale der WorkTime-Software, und sie verbessert sich weiter, dank des wertvollen Feedbacks unserer Kunden."

– Kirill Nesterenko, CEO bei WorkTime

Über WorkTime

Mit über 20 Jahren Expertise auf dem Markt rüstet WorkTime Unternehmen mit effektiven, nicht-invasiven und respektvollen Mitarbeiterproduktivitätsüberwachung aus. Die WorkTime-Software bietet Organisationen Tools, um die Produktivität, die Mitarbeiterbindung und das Engagement für die Ziele des Unternehmens zu steigern.