UK-Mitarbeiterüberwachungspolitik-Vorlagen & Leitfäden

Dieser Artikel wurde von WorkTime erstellt, einer vertrauenswürdigen nicht-invasiven Lösung für Mitarbeiterüberwachung und Produktivitätsverfolgung.

Im vorherigen Artikel haben wir US-Mitarbeiterüberwachungspolitiken erkundet. Nun ist es Zeit, unseren Fokus auf das UK zu richten. Wie unterscheiden sich die rechtlichen Anforderungen vom US? Wir besprechen Schlüsselfaktoren und Schritte zur Erstellung einer konformen und effektiven UK-Mitarbeiterüberwachungspolitik.

Überwachung von UK-Mitarbeitern: Rechtliche Zusammenfassung

Es ist wichtig, die folgenden UK-Gesetze zu berücksichtigen, die auf die Überwachung von Mitarbeitern anwendbar sind, bevor Sie Politiken erstellen.

UK DSGVO & Datenschutzgesetz 2018

Nach dem Brexit hat das UK hat seine eigene Version der DSGVO übernommen, bekannt als die UK DSGVO. Laut diesem Gesetz,

1. Arbeitgeber müssen legitime Gründe für die Mitarbeiterüberwachung haben.
2. Mitarbeiter müssen über UK-Mitarbeiter-Computerüberwachungspraktiken informiert werden.
3. Arbeitgeber müssen die Sicherheit der durch Überwachung gesammelten personenbezogenen Daten gewährleisten.

Untersuchungsbefugnisse-Gesetz 2016

Dieses Gesetz regelt hauptsächlich, wie Unternehmen die Mitarbeiterkommunikation überwachen. Laut diesem Gesetz haben Mitarbeiter keine rechtlichen Rechte, private E-Mails und Nachrichten zu lesen oder Telefonate abzufangen, ohne Mitarbeiterzustimmung oder eine gesetzliche Verpflichtung. Es verstärkt auch die UK DSGVO, was bedeutet, dass

• Jegliche Arbeitsplatzüberwachung geschäftsorientiert sein muss;
• Die Überwachung von UK-Mitarbeitern sollte transparent sein;
• Mitarbeiter sollten im Voraus informiert werden;
• Die verdeckte Überwachung von UK-Mitarbeitern ist verboten, außer in Ausnahmefällen (z. B. strafrechtliche Ermittlungen).

ICO-Richtlinien

Arbeitgeber sollten auch den ICO-Richtlinien folgen, wenn sie eine Computerüberwachungspolitik erstellen. Die UK-Mitarbeiter-Computerüberwachung muss rechtmäßig, transparent, angemessen und fair sein. Daher stellen Sie bei der Einführung der Überwachung sicher, dass

1. Mitarbeiter über die Überwachung informiert werden;
2. Die Überwachung von UK-Mitarbeitern umfasst keine übermäßigen oder zu aufdringlichen Funktionen;
3. Eine Datenschutzfolgenabschätzung (PIA) wird durchgeführt.

Menschenrechtsgesetz 1998

Dieses Gesetz verbietet die Verletzung der Privatsphäre am Arbeitsplatz. UK-Arbeitgeber sollten geschäftliche Interessen mit der Mitarbeiterprivatsphäre ausbalancieren, wenn sie Mitarbeiterüberwachungssoftware einführen.

Vorschriften zum Untersuchungsbefugnisse-Gesetz 2000 (RIPA)

Welche Gesetze regeln die Rechte der Mitarbeiter? RIPA erfordert eine ordnungsgemäße Begründung für die Abhörung von Kommunikationen. Wenn die Überwachungswerkzeuge dieser Vorschrift nicht entsprechen, führt das zu rechtlichen Strafen und Ansprüchen auf Verletzung der Privatsphäre am Arbeitsplatz. UK-Arbeitgeber könnten ernsthafte rechtliche und finanzielle Strafen für die Nichteinhaltung dieses Gesetzes erleiden.

Ist eine Mitarbeiterüberwachungspolitik im UK erforderlich?

Die Computermonitoring-Richtlinie ist im Vereinigten Königreich nicht verpflichtend, wird jedoch dringend empfohlen. Dennoch ist eine Überwachungsrichtlinie am Arbeitsplatz für die Finanz, Rechts, und Gesundheitsbranche erforderlich. Dasselbe gilt für Unternehmen, die Remote-Mitarbeiter überwachen. Warum eine transparente Mitarbeiterüberwachungsrichtlinie erstellen? Britische Arbeitgeber sollten die Einhaltung der Vorschriften zur Mitarbeiterüberwachung und DSGVO-Gesetze und -Vorschriften sicherstellen. Mit einer klaren Überwachungsrichtlinie erfüllen Sie sicherlich die gesetzlichen Verpflichtungen.

Besonderheiten der Fernüberwachungspolitik

Eine Fernarbeitsplatzüberwachungspolitik ist entscheidend für rechtlichen Schutz, Transparenz und Mitarbeitervertrauen. Was sind die besten Praktiken für die Überwachung von zu Hause arbeitenden Mitarbeitern im UK?

1. Schreiben Sie klar vor, was überwacht wird, um das Bewusstsein der Mitarbeiter zu gewährleisten;
2. Begründen Sie die Überwachung auf Basis rechtlicher Konformität;
3. Wahren Sie einen ethischen Ansatz bei der Überwachung. Gesetze zum Arbeiten von zu Hause (UK) erfordern geschäftsorientierte, aber nicht übermäßige Überwachung.

Der Hauptunterschied zwischen der In-Office-UK-Mitarbeiterüberwachungspolitik und der Fernvariante liegt im Grad der „Kontrolle“ und den Datenschutzüberlegungen. Daher erfordert die Fernüberwachungspolitik strenge Datenschutzsicherheit und eine klare Trennung zwischen persönlichen und arbeitsbezogenen Aktivitäten.

Wann und wie eine Überwachungspolitik den Mitarbeitern einführen?

Es hängt von der Situation ab. Es gibt mehrere mögliche Optionen:

• Vor der tatsächlichen Einführung der Mitarbeiterüberwachungssoftware. Kündigen Sie die Überwachung an und führen Sie die Politik ein, bevor sie beginnt;
• Während des Onboarding-Prozesses. Sie können die UK-Mitarbeiterüberwachungspolitik in den Vertrag aufnehmen oder ein Überwachungshandbuch bereitstellen;
• Beim Aktualisieren von Politiken. Jegliche Änderungen an der Überwachung von Mitarbeitern am Arbeitsplatz sollten im Voraus kommuniziert werden.

Die Wahl des richtigen Ansatzes hilft, den gesamten Prozess zu glätten. Wir haben einige nützliche Tipps vorbereitet, um Ihnen bei der effektiven Einführung einer Arbeitsplatzüberwachungspolitik in Ihr Team zu helfen.

1. Bleiben Sie transparent. Ethische Mitarbeiterüberwachung ist legal und erhält eine positive Arbeitsumgebung.
2. Stellen Sie eine Computerüberwachungspolitik schriftlich zur Verfügung. Vergessen Sie nicht, sie in Arbeitsverträge, Arbeitsplatzpolitiken oder Überwachungshandbücher einzubeziehen. Dieser Ansatz hilft Ihnen, alle rechtlichen Aspekte bei der Überwachung des Personals zu berücksichtigen.
3. Erhalten Sie die Zustimmung der Mitarbeiter. Unterzeichnete Vereinbarungen oder E-Mail-Bestätigungen sind entscheidend, um die Anerkennung der Mitarbeiter zu dokumentieren. Schauen Sie im nächsten Kapitel für mehr Details.
4. Führen Sie ein Treffen durch oder schulen Sie Mitarbeiter. Kommunizieren Sie die Gründe für die Mitarbeiterüberwachung, erklären Sie die Politik und lassen Sie Mitarbeiter Fragen stellen oder Datenschutzbedenken ansprechen.

Mitarbeiterzustimmungsformular: Pflicht oder nicht?

Die Überwachung von Mitarbeitern am Arbeitsplatz im UK erfordert nicht immer ein Zustimmungsformular. Dennoch kann die Einholung der Mitarbeiterzustimmung rechtliche Risiken reduzieren. Darüber hinaus ist die Mitarbeiterzustimmung verpflichtend, wenn Sie Mitarbeiter in den Finanz, Gesundheits- oder Rechtssektoren am Arbeitsplatz überwachen. Dasselbe gilt für Mitarbeiter, die auf persönlichen Geräten arbeiten.

Welche Zustimmung sollte ich verwenden: mündlich, schriftlich, oder elektronisch?

Schriftliche oder elektronische Zustimmung ist die beste Option für die Mitarbeiterüberwachung gemäß DSGVO. Sie entspricht den Datenschutzrechten der Mitarbeiter im Vereinigten Königreich, der UK DSGVO, und dem Datenschutzgesetz 2018. Auf diese Weise haben Sie eine klare Dokumentation, die beweist, dass Mitarbeiter den Überwachungspraktiken zugestimmt haben. Mündliche Zustimmung ist akzeptabel, sollte jedoch später schriftlich bestätigt werden.

Wann sollte man die Zustimmung der Mitarbeiter einholen?

Mehrere Optionen sind möglich:

1. Für neue Mitarbeiter - während des Onboardings;
2. Für bestehende Mitarbeiter - vor der Implementierung/Aktualisierung einer Computerüberwachungspolitik;
3. Bei der Einführung von Mitarbeiterüberwachungssoftware/neuer Werkzeuge für die Überwachung von Mitarbeitern am Arbeitsplatz.

Ein Schlüssel zu einer effektiven Überwachungspolitik beginnt mit dem richtigen Ansatz

Die Einführung einer Arbeitsplatzüberwachungspolitik kann für Arbeitgeber knifflig sein. Die häufigen Fehler reichen von mangelnder klarer Kommunikation bis hin zur Nichteinhaltung der UK-Mitarbeiterdatenschutzrechte. Diese Fehltritte können die Produktivität und Moral im Team erheblich beeinträchtigen. Wie führt man eine Computerüberwachungspolitik effektiv ein? Ein nicht-invasives Überwachungstool wie WorkTime macht es so einfach wie 1-2-3.

1. Es entspricht den UK-Gesetzen, die auf die Mitarbeiterüberwachung anwendbar sind. Nicht-invasive Überwachungstools sind DSGVO konform.Auf diese Weise bleibt Ihr Unternehmen konform, während es die Mitarbeiterrechte schützt.
2. Es erhält Transparenz. Nicht-invasive Tools wie WorkTime erleichtern es, klar darzulegen, was überwacht wird und warum. Dies baut Vertrauen auf und hilft Mitarbeitern, den Zweck hinter der Politik zu verstehen.
3. Es schützt die Privatsphäre. WorkTime konzentriert sich nur auf arbeitsbezogene Aktivitäten und deckt keine sensiblen Inhalte ab. Dank unseres grünen Überwachungssystems, analysieren wir nur Leistungsmetriken, ohne personenbezogene Daten zu sammeln.

6-Schritte-Leitfaden für UK-Arbeitgeber zur Erstellung einer Überwachungspolitik

Hier ist ein UK-Mitarbeiterüberwachungspolitik-Leitfaden mit wesentlichen Schritten zu beachten. Hoffentlich vereinfachen unsere Tipps zur Entwicklung einer Arbeitsplatzüberwachungspolitik diesen Prozess für Sie. Schritt 1. Berücksichtigen Sie den rechtlichen Rahmen. Stellen Sie die Einhaltung der UK-Mitarbeiterüberwachungsgesetze sicher. Schritt 2. Definieren Sie den Zweck der Überwachung. Geben Sie klar die Gründe für die Mitarbeiterüberwachung an (z. B. Verbesserung der Produktivitätsüberwachung oder Sicherstellung der Einhaltung branchenspezifischer Standards). Schritt 3. Identifizieren Sie, was in der Mitarbeiterüberwachungspolitik überwacht wird. UK-Arbeitgeber sollten übermäßige Überwachung vermeiden, da sie einem geschäftsorientierten Ansatz widerspricht und das Morale und das Vertrauen der Mitarbeiter schädigen könnte. Schritt 4. Informieren Sie Mitarbeiter und holen Sie Zustimmung ein. Fügen Sie die Politik in die Arbeitsverträge, Unternehmensrichtlinien oder Überwachungshandbücher ein. Transparenz reduziert Widerstände und fördert eine positive Arbeitsumgebung. Schritt 5. Behandeln Sie Mitarbeiterbedenken. Fördern Sie offenen Dialog, um rechtliche Streitigkeiten zu vermeiden. Auf diese Weise haben Sie die Möglichkeit, Beschwerden rechtzeitig zu bearbeiten. Schritt 6. Überprüfen und aktualisieren Sie die Mitarbeiterüberwachungspolitik regelmäßig. UK-Arbeitgeber müssen Mitarbeiter über Änderungen informieren.

KOSTENLOSE UK-Mitarbeiterüberwachungspolitik-Vorlage

Wir haben einsatzbereite UK-Mitarbeiterüberwachungspolitik-Vorlagen erstellt. Fühlen Sie sich frei, sie anzuwenden, wenn Sie die Politik Ihres Unternehmens erstellen. Sie können sie leicht an die Ziele Ihrer Organisation anpassen!

UK-Mitarbeiterüberwachungspolitik-Beispiel

UK-Fernmitarbeiterüberwachungspolitik-Beispiel

6-Schritte-Leitfaden für UK-Arbeitgeber zur Erstellung einer Mitarbeiterzustimmung

Schritt 1. Definieren Sie den Zweck der Überwachung. Kommunizieren Sie klar, warum Überwachung notwendig ist. Seien Sie spezifisch, um Vertrauen zu wahren. Schritt 2. Listen Sie auf, was überwacht wird. Indem Sie den Überwachungsbereich definieren, zeigen Sie Respekt vor der Mitarbeiterprivatsphäre und demonstrieren einen fairen Ansatz bei der Überwachung. Schritt 3. Erklären Sie, wie die Überwachung durchgeführt wird. Beschreiben Sie die Computerüberwachungssoftware. UK-Gesetze verlangen von Arbeitgebern, zu klären, wie sie Mitarbeiterdaten analysieren. Schritt 4. Heben Sie Mitarbeiterrechte und Datenschutzmaßnahmen hervor. Versichern Sie, dass Ihr Überwachungsansatz die UK-Mitarbeiterdatenschutzrechte nicht verletzt. Schritt 5. Holen Sie explizite Mitarbeiterzustimmung ein. Fügen Sie eine klare Erklärung ein, in der Mitarbeiter die Überwachung anerkennen und zustimmen. Schritt 6. Überprüfen und aktualisieren Sie das Zustimmungsformular. Informieren Sie die Arbeiter, wenn Sie die Arbeitsplatzüberwachungspolitik geändert oder andere Werkzeuge für die Überwachung von Mitarbeitern am Arbeitsplatz implementiert haben.

KOSTENLOSE Zustimmungsvorlagen

Zusätzlich zu einem Leitfaden für UK-Arbeitgeber hat unser Team von Mitarbeiterüberwachungsexperten kostenlose Mitarbeiterzustimmungsformular-Vorlagen vorbereitet. Zögern Sie nicht, diese Vorlagen herunterzuladen, anzupassen und für Ihre Geschäftsbedürfnisse zu implementieren.

UK-Mitarbeiterzustimmungsformular-Vorlage

UK-Fernmitarbeiterzustimmungsformular-Beispiel

Haftungsausschluss

Die Informationen in diesem Artikel dienen nur zu Informationszwecken und ersetzen keine rechtliche Beratung. UK-Mitarbeiter-Computerüberwachungsgesetze erfordern sorgfältige Einhaltung. Wir empfehlen, professionelle rechtliche Beratung einzuholen, bevor Sie Überwachungspolitiken implementieren.